Jak zefektivnit tisk ve firmách?

Náhrada nákladných zařízení
Rozdíl mezi náklady na tiskovou stránku jsou mezi různými typy tiskáren značné. Zvlášť u starších strojů může průměrná cena za vytištěnou stranu několikanásobně převyšovat dnešní běžné úrovně. Je proto potřeba provést analýzu vytíženosti tiskáren ve firmě a spočítat, k jakým úsporám lze dospět. Rozhodně je nutné v tomto směru varovat před levnými tiskárnami, neboť ty bývají vhodné jen pro nízké objemy tisků a podle některých expertů je vůbec nákupní cena zařízení zcela irelevantní, neboť podle nich platí, že skutečnou cenou za tisk je cena spotřebního materiálu. Jako lákavá alternativa se jeví neoriginální spotřební materiál, který sice bývá levnější, ale většina výrobců pak při jeho použití nenese zodpovědnost za bezproblémový chod strojů a je proto nutné vždy v konkrétním případě zvážit, zda se takový materiál vyplatí pořizovat.

Efektivnější obvykle bývá i pořizování multifunkčních zařízení, která dnes obvykle kombinují tiskárnu, skener a fax. Ta zaberou nejen méně prostoru než samostatné přístroje, ale díky jednotnému spotřebnímu materiálu je jejich provoz také efektivnější.

Zvlášť v případě velkých objemů tisku může být návratnost investice do nových strojů velmi rychlá, alternativou je pak poohlédnout se po pronájmu včetně kompletního servisu od některého z velkých hráčů na trhu. U nich je výhodou hlavně průhlednost nákladů a vyhnutí se nečekaným nárazovým výdajům a vysokým prvotním investicím, přičemž srovnávat nelze jen samotnou finanční stránku, ale pro servisní smlouvy hraje i fakt, že ušetří zaměstnancům IT oddělení ve firmě veškerých starostí s tiskem jako takovým, včetně vzdálené správy.

Důkladný monitoring
Na trhu existuje několik tiskových řešení, která lze využít nejen pro výše zmíněnou analýzu vytížení jednotlivých strojů, ale zejména pro docílení celkových významných úspor při firemním tisku. Tato řešení umožní nejen detailně sledovat, kolik který zaměstnanec či celé oddělení vytiskne stránek, včetně nastavení limitů, ale například i volbu levnějšího tisku (černobílý místo barevného či oboustranného) a také zabezpečení dat, kdy je úloha vytištěna až po zadání příslušného PINu či přiložení identifikační karty. Zaznamenáváno může být též pokrytí stránek tonerem, což může vést k velmi přesnému výpočtu ceny tisku. U zjištěných soukromých tisků zaměstnanců pak není problém jim tyto tisky naúčtovat a docílit tak využívání tiskáren skutečně jen k účelům firmy či úřadu.

Efekt nasazení těchto tiskových řešení je jak nárazový, tak i dlouhodobý a úspory se pohybují obvykle kolem 40 % nákladů, což zaručuje poměrně rychlou návratnost investice. Tisková řešení jsou většinou k dispozici ve více edicích, proto podobně jako při výběru samotných tiskáren nehodnoťte jen cenu, ale i dostupné funkce, které jsou za ni nabízeny.

Vyškolení zaměstnanců
V případě, že nechcete z nějakého důvodu nasadit tiskové řešení, stojí za zvážení alespoň vyškolení pracovníků v tom směru, jak efektivně tisknout. Častým nešvarem bývá tisk e-mailů, což redukuje samotnou efektivitu elektronické komunikace, ovšem pokud je už tento tisk opravdu nutný (například pro doplnění poznámek a zvýraznění), existují řešení pro přeformátování dokumentu právě s ohledem na co nejvyšší využití tiskové plochy. Stejně tak při tisku webových stránek dochází často k plýtvání papíru a toneru, neboť stránky nebývají pro tisk optimalizovány a „roztáhnou“ se na několik listů, přičemž některé z nich pokryjí zcela zbytečnými údaji ze záhlaví či zápatí. Existují ale i weby, které naopak pro tisk nabízejí přímo speciálně formátované verze stránek, které je vhodné vždy preferovat.

Další oblastí, ve které je vhodné zaměstnance vzdělat, je šetrnost vůči papíru. Koše v mnoha kancelářích jsou plné listů, potištěných jen z jedné strany, i když by pro běžné použití mohla být bez problémů využita i jejich druhá stránka. Pokud tiskárna podporuje oboustranný tisk, je ideální jej mít vybraný jako výchozí volbu. Dobrým řešením je také tisk více stránek na jeden list papíru, neboť například nejrůznější prezentace vypadají sice dobře na projekčních plátnech, ale vůči papíru jsou extrémně nešetrné.

Využijte rady odborníků
V malých firmách většinou nebývá problém zhodnotit stav a po prostudování většího množství nabídek na trhu se rozhodnout pro řešení. U větších korporací je pak vhodné využít spíše konzultačních služeb a nechat si vypracovat studii, která přinese takovému podniku řešení přesně na míru. Tiskárny se obvykle ve firmách nakupují na několik let a je proto před samotnou realizací tuto investici třeba velmi důkladně promyslet a nenechat se zlákat zdánlivě výhodnou nabídkou od prvního dodavatele, na kterého narazíte.