Kouzlo elektronické fakturace

Zaměstnanci společnosti North Coast Electric v současné době pějí chválu Ricku Bumpusovi, výkonnému viceprezidentovi a provoznímu řediteli tohoto distributora elektrických zařízení. Mají k tomu dobrý důvod. Nalezl totiž způsob, jak ušetřit zaměstnancům každodenní nudnou práci s ručním tiskem a zasíláním stovek faktur. Navíc se mu podařilo firmě uspořit významné finanční prostředky. A není sám. Kouzlo elektronických dokumentů putujících mezi různými organizacemi totiž objevuje stále větší počet podniků. Jaké jsou pro to důvody a kterých možností lze už dnes využít?

Během procesu přechodu na nový systém ERP (Eclipse od firmy Activant Solutions) před několika lety se totiž Bumpus seznámil s firmou, která poskytuje proces elektronického dodávání dokumentů (EDD – E-document Delivery, resp. Electronic Document Delivery), tedy funkci, kterou produkt Eclipse neměl. Bumpusovi se líbila skutečnost, že společnost Billtrust nabízela hostovanou službu, která by odlehčila od nepříjemného fakturačního procesu všem 34 servisním centrům firmy North Coast Electric.

„Důvody pro změnu našeho platebního procesu byly velmi závažné, a proto jsme zavedli do provozu službu od Billtrustu současně se spuštěním našeho ERP řešení,“ popisuje Bumpus. „Nyní namísto toho, aby naši lidé prováděli určité manuální postupy a používali papír, odesíláme každý večer společnosti Billtrust elektronické soubory přes FTP, oni nám je zpracují podle předem určených obchodních pravidel, faktury odešlou poštou a zpracují je.“

Pokud si zákazník vybere možnost vyúčtování prostřednictvím e-mailu, dostává kdykoli své dokumenty pomocí elektronické pošty. K němu je připojen soubor ve formátu PDF, přičemž každá faktura je na jeho separátní stránce, takže použije-li pak tisk, získá každou fakturu vytištěnou na samostatné stránce.

Jak to funguje
Elektronické dodávání dokumentů automatizuje zasílání velkého objemu dokumentů, jako jsou faktury, finanční výkazy, dopisy a reporty, tím, že od obchodní aplikace převezme soubor, který v sobě nese informace s individuálními e-mailovými adresami, a bezpečně ho rozešle více příjemcům najednou.

Hostitelský model i model interně instalovaného softwaru pro elektronické dodávání zaznamenávají velký růst, zejména v malých a středně velkých společnostech, jak uvádí Jennifer Rothová, analytička elektronických plateb ve firmě Tower Group. Pozorovatelé odvětví tvrdí, že EDD zefektivňuje platební proces, redukuje časově náročné manuální činnosti a šetří podnikům náklady na papír i poštovné. „Firmy hledají způsoby, jak odstranit papír z procesu a vše převést do on-line podoby při současném dodržení požadavků legislativy, samozřejmě v závislosti na odvětví,“ říká Rothová, která sleduje velmi mohutné nasazování elektronické dodávky dokumentů v odvětví pojišťovnictví a služeb.

Čas pro elektronické dokumenty dozrál i díky zvýšenému důrazu na ekologické chování společností, jak pokračuje Rothová. „Firmy se snaží zrealizovat svůj díl. To je další důvod, proč jsme tento jev ještě před několika lety tak silně nepozorovali. Začíná to být součástí naší vlastní sociální zodpovědnosti.“

Dalším akcelerátorem růstu je to, že zavádění tohoto procesu usnadňují sami dodavatelé elektronických dokumentů, jak říká Sush Koka, ředitel výzkumu v konzultační firmě PayStream Advisors. V současné době mnoho poskytovatelů řešení pro elektronické dokumenty nabízí  i služby s přidanou hodnotou v souhře s dodavateli on-line řešení, jak uvádí Koka. Například prodejci se domluví se svými zákazníky tak, že jim osvětlí výhody zmíněného procesu a přihlásí je k službám EDD,“ uvádí Koka.

Podle průzkumu Imaging & Workflow Automation Adoption společnosti PayStream Advisors je v letošním roce implementace či rozšíření elektronické fakturace nejvyšší prioritou pro 48 % z více než 300 oslovených finančních odborníků. Průzkum byl proveden během druhého pololetí roku 2008. Není se tedy čemu divit, že více než polovina respondentů sdělila, že v současné době dostávají 80 % faktur v papírové podobě.

Mravenčí práce
Ačkoli elektronická fakturace patří mezi populárnější aplikace elektronického dodávání dokumentů, mnoho poskytovatelů produktů či služeb nabízí také možnosti rozesílat finanční výkazy, reporty či historii plateb.

To měl na mysli Brad Barron, když hledal nějaký nový způsob dodávání interních finančních reportů. Barron, koordinátor farmaceutických systémů společnosti Bashas United Drugs (řetězec prodeje léčiv), je zodpovědný za všechny korporátní reporty od 64 lékáren společnosti. Barron trávil dvakrát týdně několik hodin tvorbou reportů a jejich faxováním nebo připojováním dokumentů PDF k e-mailům a jejich rozesíláním.

„Dostal jsem se do bodu, kdy jsem tímto způsobem každý týden rozesílal 600 reportů a tento proces mi zabral prakticky čtyři až pět hodin.“ Barron vytváří všechny své finanční reporty v datovém skladu a poté informace přesouvá do Microsoft Accessu. Data zahrnují obchodní analýzu, počet vyplněných receptů i jejich maloobchodní hodnotu. Některé obchody obdrží dvakrát týdně až deset různých reportů v rozsahu jedné až čtyř stran.

Před rokem, během hledání na internetu, Barron našel software PDF-eXPLODE, který vezme jeden hlavní soubor PDF a rozdělí ho do individuálních souborů podle skrytých značek v původním dokumentu. Software poté dokáže distribuovat jednotlivé následně vzniklé PDF dokumenty e-mailem a faxem příjemcům a zároveň přitom zachová i jejich původní vzhled. Po provedení zkoušky Barron software zakoupil. Produkt PDF-eXPLODE od United Data Strategies stál 339 dolarů a proces konfigurace pro databázi Access zabral cca 30 dní.

Barron nyní ušetří čtyři až pět hodin týdně jen na procesu doručování reportů a v celkovém součtu mu to podle něho uspoří ročně až dva týdny práce. Navíc podle jeho slov dříve docházelo k obrovské spotřebě papíru během faxování.

Podle něho je velmi snadné nastavit elektronické značky v databázi reportů a vytvářet tak zprávy pomocí funkce tisku. „Prostým kliknutím mohu ve Windows tisknout do formátu PDF, jako by šlo o klasickou tiskárnu. To přesune reporty do tiskového výstupu, já nastavím příslušné e-mailové adresy a následně dojde k jejich odeslání k určeným příjemcům.“

Okamžité úspory
Feroz Merchhiya zažil podobnou situaci tehdy ve společnosti North Coast Electric, když použitý systém Great Plains ERP (nyní na trhu pod názvem Microsoft Dynamics GP) nemohl elektronicky zasílat finanční výkazy. Merchhiya je v současnosti programovým manažerem ve firmě Digital Insight (vlastněná společností Intuit), která poskytuje on-line bankovnictví a související produkty pro banky. Podle něho chtějí zákazníci jeho organizace zasílat své faktury mnoha způsoby. Kdykoli byla nějaká faktura ve firmě Digital Insight vytvořena, začal vždy těžkopádný proces.

Dřívější produkt pro elektronické dodávání dokumentů, který ve firmě Digital Insight vyzkoušeli, měl problémy se škálovatelností, údržbou, podporou a nakonec i s výkonem. Finanční skupina ho tedy opustila a vrátila se zpět k manuálním metodám, jak popisuje Merchhiya. Nakonec ale Merchhiya narazil na produkt PDFBlaster od společnosti Data Fabrication a zalíbila se mu jeho jednoduchost, snadnost implementace a nadto odhodlání dodavatele tento produkt nadstandardně podporovat. Po rozsáhlém testovacím cyklu nakonec zmíněný produkt v Digital Insight přibližně před rokem nasadili.

Společnost Digital Insight kromě úspor také snížila parametr DSO (Days Sales Outstanding) o deset dní, a to díky vylepšenému vytváření a rozesílání faktur. Údaj DSO udává průměrný počet dní, který trvá od okamžiku prodeje služby do doby, než za ni dostane společnost zaplaceno. Jde o důležitý údaj, protože čím rychleji podnik dokáže převést své prodeje na hotovost, tím dříve ji může znovu investovat a zrealizovat další prodej.