Microsoft Office 2007: Upgrade, který opravdu stojí za to

Pokud jste sledovali poměrně nevýrazný vývoj kancelářského balíku Microsoft Office během minulých let, možná jste si řekli, že ani nová verze 2007 příliš nového nepřinese. A nyní je to tady: Microsoft Office 2007 je nejzásadnějším upgradem za poslední roky. Dokonce takovým, že při studiu ovládání budete muset vynaložit mnohem větší úsilí než u kterékoli předcházející verze.


Nová verze kancelářského balíku Microsoft Office 2007 je na světě! cd/dvd

V tomto článku hodnotíme zásadní aplikace tohoto kancelářského balíku Word, Excel, PowerPoint, Outlook a Access. Předpokládáme, že uživatelé nebudou kupovat jednotlivé programy, ale že si rovnou pořídí celou sadu. Nicméně i přesto v článku najdete kromě cen jednotlivých balíků i ceny jednotlivých aplikací.
Microsoft Office se bude distribuovat v osmi různých provedeních (viz rámeček Přehled sad kancelářského balíku Office 2007). Uživatelé, kteří pracují na počítačích připojených do sítě, budou mít k dispozici více doplňkových utilit než kdykoliv předtím, včetně nové aplikace pro týmovou spolupráci Office Groove a podpory pro knihovny wiki a blogy. Tyto funkce však budou užitečnější pro ty, kdo pracují ve firmách, které investují do serverových produktů Office jako SharePoint Server či Groove Server. Pokud se chcete dozvědět o serverových aplikacích Office více, pak navštivte internetovou stránku Microsoft Office Online na adrese http://office.microsoft.com/cs-cz/products/FX100487641029.
aspx.

Úplně nový vzhled

Zásadní změny ve vzhledu Office 2007 mohou na první pohled působit poněkud rušivě. Namísto spousty položek menu a útlých panelů nástrojů používá pro vyvolání nejběžnějších operací pás karet nazývaný "ribbon". Obsah, který se v tomto pásu zobrazuje, se mění podle toho, který z panelů použijete. Na vás pak bude, abyste si zvykli na to, že se vám důvěrně známé položky z minulých verzí Office nejednou vyskytují úplně jinde (Microsoft k tomu účelu vytvořil velmi rozsáhlou on-line nápovědu), na druhou stranu se vám v pásu mohou objevit i takové funkce, o nichž jste doposud možná neměli ani ponětí. Další převratnou novinkou je v nové verzi Wordu další funkce, která se jmenuje live preview když si vyberete nějakou část dokumentu a budete se poté posouvat kolečkem myši po nějaké volbě, která mění formátování textu (například po různých typech písma), pak uvidíte, jak se zároveň mění i vzhled dokumentu. Tato funkce umožňuje velmi snadné a zábavné pohrávání se vzhledem textu a dozajista pomůže k tomu, aby vaše dokumenty vypadaly co nejlépe. Pokud vám vadí, že nemáte ty nejpoužívanější příkazy neustále po ruce, pak vám panel nástrojů Quick Launch umožní přidat příkaz z libovolného pásu aplikace právě do tohoto panelu. Nicméně tato funkce není bez chyb. Například jsme nebyli schopni jedním klepnutím tlačítka myši na tlačítko z panelu nástrojů AutoText, které jsme v panelu Quick Launch vytvořili, vložit standardní text. Ale jinak panel Quick Launch obsahuje samé velmi užitečné příkazy včetně tlačítek Undo a Save.

Nový formát souborů založený na XML

Aplikace Word, Excel a PowerPoint, které jsme testovali, používají pro ukládání vytvořených dokumentů standardně nový formát založený na XML. Konkrétně se jedná o formáty založené na Open XML, které se liší v závislosti na aplikaci příslušnými příponami (docx, xlsx a pptx). Názvy přípon jsou odvozeny od přípon z předcházejících verzí (doc, xls a ppt).
Jednotlivé formáty Open XML se skládají z několika částí obsahu, formátování, komentářů apod. Každá tato součást je uložena do zvláštního souboru, které pak program zabalí do jednoho souboru ve formátu Open XML. Díky komprimaci jsou vytvořené soubory daleko menší, oddělení obsahu od formátování vám umožní měnit atributy formátování, aniž byste měnili vlastní obsah. Například uživatelé ve firmách tak budou moci jednoduše měnit vzhled dokumentů jednoduchou výměnou souboru odpovídajícího za formátování.
Díky těmto novým formátům by měly být schopny s těmito soubory pracovat i konkurenční kancelářské aplikace, které podporují práci s otevřenými formáty.
Otevřené formáty Open XML budou zcela určitě vadit všem, kdo na svém počítači Office 2007 nainstalovaný nemají a potřebují otevírat soubory, které jim v tomto otevřeném formátu pošlou ostatní. Microsoft se pokusil rozčarování uživatelů starších verzí zmírnit tím, že vydal aktualizace pro uživatele verzí Office XP a 2003, které jim umožní držet krok i s nově vydanou verzí Office 2007. Tyto aktualizace jsou dostupné například přes službu Windows Update. Konkrétně se jedná o aktualizace, které jsou součástí balíčku 2007 Office Compatibility Pack (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en). Jedná se o balíček o velikosti 27 MB, který si uživatelé aplikací Office XP a 2003 nainstalují a poté budou moci otevírat, upravovat a ukládat soubory ve formátech Open XML.
Uživatelům starších verzí MS Office a jiných podobných programů zmíněný Office Compatibility Pack rovněž umožní převod souborů ve formátech Open XML do formátů souborů Office 97 a 2003. Podrobnější informace naleznete v odstavci Práce s dokumenty ve formátu Open XML.
V této chvíli je jen na vás, abyste se rozhodli, zda vám stávající verze Office dává to, co potřebujete. Pokud však budete chtít získat z aplikací Office naprosto vše, co nabízejí, pak by vám tato nová verze Office 2007 měla k dosažení tohoto cíle vyjít maximálně vstříc.

Word 2007

Microsoft Word patří mezi nejpoužívanější aplikace celého kancelářského balíku, takže právě změny v něm se dotknou největšího počtu budoucích uživatelů. To, zda vůbec a jak snadno se s těmito změnami smíříte, závisí na tom, jak rychle jste ochotni si na změny zvyknout a naučit se odlišný způsob práce v novém prostředí. Word 2007 má velmi dobře strukturovanou nápovědu, a to společně se spoustou možností formátování, spolupráce a integrovaných on-line nástrojů. To vše činí z nové verze Wordu produkt, na který se skutečně vyplatí přejít.
Ve Wordu 2007 vám panel nástrojů v podobě pásu výrazně usnadní práci, jakmile si uvědomíte, že se umístění prvků, na které jste byli zvyklí v minulých verzích, přesunulo jinam. Například možnost vložení Iniciály (Drop Cap), která se ve Wordu 2003 vyskytovala v menu Format, nyní najdete v panelu Insert. Microsoft se vám snažil vyjít vstříc i v tom, že nabízí na internetu na adrese http://office.microsoft.com/en-us/word/HA100744321033.aspx Interactive Word 2003 to Word 2007 Command Reference Guide, v němž najdete informace o tom, kde se v nové verzi nachází příkazy, na něž jste byli zvyklí ve Wordu 2003. Podobní průvodci jsou k dispozici i pro Excel a PowerPoint. Dovolujeme si tvrdit, že hledání funkce Iniciály (Drop Cap) by bez tohoto průvodce mohlo připomínat hledání jehly v kupce sena. Interaktivní nápověda dostupná on-line (podobně je na tom i poněkud omezená off-line nápověda v programu) je bohatě zásobena snímky obrazovek a videem, takže pro práci s ní budete potřebovat vysokorychlostní připojení k internetu.
Co se týče pásu Mailings, práce s elektronickou poštou se oproti minulé verzi vylepšila od poněkud záhadného procesu přikládání dokumentu do e-mailu v tom smyslu, že nyní vás program postupně provází od prvních kroků spočívajících ve výběru projektu, přes výběr příjemců (jejichž adresy můžete importovat z Outlooku), napsání a vložení dokumentu do příslušných políček.
I další novinky ve vzhledu aplikace Office 2007 jsou pro tento program velkým přínosem. Tzv. témata (themes), v nichž můžete nastavovat barvy, typy písem (včetně upřesňujících možností pro nadpisy a standardní text) a efekty (jako například čáry nebo výplně) plně využívají nové funkce okamžitého náhledu (live preview) ke svému prospěchu. Pokud chcete některou část dokumentu zvýraznit, pak se objeví nový panel nástrojů, který obsahuje možnosti formátování. Bohužel pokud vyberete možnost formátování právě zde, neuvidíte dokument v již zmíněném okamžitém náhledu.
V balíku Office 2007 je vidět neúprosně vedená snaha o propojení s internetem, takže můžete plně využívat řadu funkcí dostupných on-line. Při výběru položky New Blank Document po stisku tlačítka Office se objeví panel s celou řadou šablon (faktury, vizitky atd.), nicméně převážná většina z nich je umístěna on-line na internetu. Po výběru slova v dokumentu stiskem klávesy Alt vyhledá Word všechny odkazy, definice slova atd. Pokud používáte některou ze šesti největších služeb nabízejících blogy (jako například Blogger), pak můžete vytvořit, publikovat či aktualizovat záznamy v blogu v prostředí Wordu. Stačí pouze zadat jméno a heslo pro přístup k němu. Pokud se připojujete k jiným blogům, stačí zadat jen o něco více informací (například formát vlákna blogu a adresu URL). Po výběru položky Publish z menu vyvolaného stiskem tlačítka Office se váš dokument odešle do blogu, na webovou stránku nebo na server s dokumenty.
Microsoft do Wordu 2007 integroval celou řadu starších i nových nástrojů, příkazů a funkcí a díky novému rozhraní je pravděpodobné, že je skutečně najdete a využijete. Pokročilé funkce pro formátování s rozložením stránky, úzká vazba na internet to vše jsou jednoznačné důvody, proč na Office 2007 přejít. Samozřejmě je možné, že řadu potenciálních uživatelů možná odradí cena (6 440 Kč a 2 900 Kč za upgrade) za samostatnou verzi, i když se předpokládá, že většina uživatelů si jej koupí v rámci sady Office 2007. Přesto je nabíledni, že vylepšení dostupná ve Wordu jsou tak zásadního charakteru a tak zajímavá, že se přechod na novou verzi rozhodně vyplatí.

Excel 2007

Největší změny v Excelu 2007 jsou dobře ukryty takříkajíc pod kapotou tohoto programu. Během posledních deseti let byla řada uživatelů omezena maximálním počtem a rozsahem buněk. Excel obsahoval 65 536 řádků a 256 sloupců. V Excelu 2007 se toto množství navýšilo na úctyhodných 1 048 576 řádků a 16 384 sloupců, což je skutečně dost na to, aby uživatelé mohli načítat data i z rozsáhlých relačních databází SQL Serveru.
Nový rozsah počtu buněk však není jediným vylepšením. Do buněk Excelu se mohou nyní zapisovat delší řetězce textu, podporovány jsou vzorce s větším počtem úrovní vnoření, o provádění výpočtů se mohou dělit u více jádrových procesorů jednotlivá jádra (samozřejmě pokud jsou k dispozici). Tím se provádění výpočtů jednoznačně urychlí. Všechna tato vylepšení sice určitě uspokojí množství náročných uživatelů, na druhou stranu typický domácí uživatel sílu těchto vymožeností zřejmě využije málokdy.
Formátování grafů také učinilo poměrně dramatický skok směrem do budoucnosti. Pokud jako uživatel zrovna nemáte příliš velký cit pro grafiku, pak si můžete vybrat z celé řady šablon, které nabízejí harmonicky sladěné barevné kombinace a efekty jako kupříkladu stíny, zešikmené rohy a trojrozměrné tvary. V Excelu 2007 se neobjevily žádné nové typy grafů, i když uživatelé Excelu již léta volají po tom, aby Microsoft do Excelu zabudoval další typy grafů, ale jak je vidno, stále marně.
Asi nejvíce se v nové verzi zdokonalilo podmíněné formátování, které vám nyní umožňuje přidat k hodnotám, jež splňují určité kritérium, určité formátování. Pokud například vytváříte nové pravidlo pro podmíněné formátování (např. "zobraz všechny ceny vyšší než 3 000 Kč na červeném pozadí"), pak toto pravidlo Excel automaticky použije na všechny buňky, které zadáte. Ostatně právě podmíněné formátování bylo v Excelu po řadu let provázeno spoustou nejasností.
V Excelu 2007 je použití této funkce skutečně velmi snadné v mnoha případech stačí vybrat některý z přednastavených parametrů v pásu karet. Funkce podmíněného formátování je daleko propracovanější, umožňuje kombinovat a používat pravidla formátování přesně podle vašich představ (v minulých verzích tomu rozhodně tak nebylo). Skutečný rozruch přinášejí do podmíněného formátování následující dvě novinky: sloupce dat a sady ikon. Sloupce dat umožní na pozadí každé buňky, kterou vyberete, přidat sloupec čím větší číslo, tím vyšší sloupec. Sady ikon nejsou nic jiného než různé ikonky (drobné obrázky), které se zobrazují vedle čísel v buňkách. Pokud například vytváříte tabulku s výsledky testů, pak můžete v Excelu u všech buněk, které obsahují jako výsledek testu menší počet bodů než je požadováno, přiřadit ikonku červeného křížku a všem buňkám, které obsahují jako hodnotu větší počet bodů než bylo požadováno, přiřadit ikonku zeleného zatržítka. Co se týče výběru ikonek, pak jste omezeni sadami v Excelu, ale s největší pravděpodobností s nimi budete spokojeni.
V nové verzi Excelu 2007 se také objevuje velké množství drobných vylepšení, včetně automatického doplňování vzorců, které pracuje s funkcemi (nástroje pro zpracování čísel v Excelu, kdy program prozkoumá zadaná čísla, provede výpočet a vrátí výsledek). Vzorec vás při použití funkce automatického doplňování v každém kroku informuje o datech, která musíte pro použití dané funkce zadat, ale nyní může tato funkce jít ještě dále a navrhovat možné názvy funkcí, jež se dají použít, a oblasti, které se dají s danou funkcí spojit, takže vám stačí zadat z klávesnice skutečně pouze několik znaků. Tento přístup všem, kdo používají Excel každý den, každopádně ušetří spoustu času.
Excel 2007 se určitě stává králem v oblasti práce s tabulkami, i když na druhou stranu zrovna levný tedy není. Pokud budete Excel kupovat jako samostatnou aplikaci, pak vás přijde na 6 440 Kč a 2 900 Kč za upgrade. Nicméně pokud tento program používáte pravidelně, pak Excel 2007 představuje inovovanou verzi, o jejímž pořízení je záhodno uvažovat.

PowerPoint 2007

PowerPoint ve své nové verzi 2007 jednoznačně těží z nového "pásového" vzhledu použitého v celém Office 2007 a z nových nástrojů, které jsou v něm k dispozici. Samozřejmě je zde stále ještě co zlepšovat, nicméně nové prvky v této verzi patří k nejvýraznějším novinkám v tomto programu za několik minulých let. Nové šablony v PowerPointu nahradily poněkud kýčovité šablony, jež byly v PowerPointu 2003. Umožňují vybírat z barevných variant, které vám víceméně ani nedovolí vytvořit fádní prezentaci. Kromě toho můžete v každé šabloně měnit barvy a rozvržení šablony a tato nastavení uložit do souboru pro další použití. Vzhledem k tomu, že šablony a možnosti výběru barev jsou k dispozici i ve Wordu a Excelu, můžete snadno docílit konzistentního vzhledu napříč všemi dokumenty sady MS Office 2007.
Novou funkcí (kterou lze použít ve Wordu i Excelu) je SmartArt, což je utilita pro kreslení obrázků, které mají naznačovat různé vztahy patří sem například organizační diagramy, pyramidy atd. Nové prvky typu SmartArt přidáte několikerým klepnutím tlačítka myši a museli byste se skutečně velmi snažit, abyste vyrobili schéma, které by nevypadalo hezky.
V PowerPointu 2007 můžete použít i pokročilé efekty jako různé typy stínování, perspektivu a zešikmení. Tyto efekty můžete aplikovat na text i obrázky (včetně grafů a SmartArtu), a to přímou volbou z pásu. Prakticky v každém případě si rovněž můžete prohlédnout, jak se vámi zamýšlená změna projeví v prezentaci.
Součástí PowerPointu 2007 jsou samozřejmě i změny a vylepšení, která se přímo netýkají návrhu prezentací a jejich vzhledu. S tabulkami, s nimiž byla v PowerPointu vždy potíž, se nyní pracuje velmi snadno a konečně je také vyřešeno přesunutí dat z Excelu do PowerPointu včetně formátování.
Vylepšena je i podpora zobrazení na dvou zobrazovacích zařízeních, kde nyní není problém něco v prezentaci na svém notebooku upravit, aniž by se tato vaše činnost musela zároveň promítat na plátno posluchačům.
Nový vzhled PowerPointu nastavuje výšku panelů tak, aby se slabé šipky pro zobrazení dalších možností objevily v rozhraní směrem vpravo. Jeden z těchto panelů obsahuje nové rozhraní pro tvorbu tabulek, pomocí něhož lze dosáhnout daleko efektnějších výsledků než v předchozích verzích, nicméně používá nástroj pro výběr tabulky, který vaše snímky skryje a vy tak neuvidíte okamžitý náhled toho, jak se vybraný typ tabulky projeví na vlastním snímku.
Uživatelé, kteří do prezentací vkládají videa, zvuky, animace či přechody, možná budou trochu zklamáni, protože v nové verzi zůstalo téměř vše při starém. Také prezentace vytvořená pro publikování na webu může vypadat v jiných prohlížečích (Firefox, Safari) trochu jinak než v Internet Exploreru. Navíc uživatelé, kteří tuto prezentaci otevřou v jiném prohlížeči než v Internet Exploreru, obdrží varování, že se obsah nemusí zobrazit správně. Co se týče prezentací vytvořených v PowerPointu 2003 a umístěných na web, ani ty nikdy nefungovaly tak, jak měly.
Ale i přes tyto drobné nedostatky je PowerPoint 2007 špičkou mezi programy pro tvorbu prezentací. Pokud tedy používáte starší verzi tohoto programu a záleží vám na tom, jak budou vaše prezentace vypadat, pak si určitě pořiďte novou verzi PowerPointu.

Outlook 2007

Outlook se ve své nové verzi spíše než razantní přestavby vzhledu dočkal pouze drobných vylepšení, a to i přesto, že se zdůrazňují právě změny vzhledu. Při našem testování jsme zaznamenali několik drobných nedostatků, pokud jsme zkusili integrovat Outlook s jinými programy a protokoly, které pocházely od jiných výrobců.
Rozhraní programu představované opět položkami v úzkých pásech umožňuje vytvoření nové zprávy stejně snadno jako například v textovém editoru, možnost okamžitého prohlédnutí vybraného formátování působí skutečně velmi působivě. Nový panel s názvem To-Do Bar je vlastně zmenšeninou kalendáře, kde se zobrazují události pro tento den a také seznam úkolů, které se mají v nejbližší době splnit. Jednotlivé položky otevřete poklepáním.
Import e-mailů, kontaktů, obsahu kalendáře a úkolů z Outlooku 2003 proběhl při našich testech bez problémů, ale ty nastaly v okamžiku, kdy se nás program zeptal, zda chceme instalovat součást Instant Search, která do prostředí Outlooku integruje engine Windows Desktop Search. Nejprve se zobrazil dotaz na ověření produktu (pomocí součásti Windows Genuine Advantage). Poté se nám aplikaci nepodařilo nainstalovat, protože nebyla spuštěna služba Terminal Services. Nám osobně se stejně pro službu Instant Search nepodařilo najít nějaké rozumné využití, protože jsme byli zvyklí položky Outlooku prohledávat pomocí políčka Windows Desktop Search na Hlavním panelu.
V Outlooku 2007 si můžete před otevřením obrázku, textu či jiných souborů zobrazit jejich náhled. Nepodařilo se nám však zobrazit náhled souboru ve formátu PDF. Microsoft totiž neposkytuje pro Outlook žádný modul, který by dokázal zobrazit náhled tohoto typu souborů, ale není vyloučeno, že se v blízké době nějaký takový modul od jiných výrobců objeví.
Na závěr odstavce o Outlooku si neodpustíme popsat ještě jednu drobnou chybičku: když jsme poprvé zkoušeli v Outlooku 2007 importovat e-mail z účtu Gmail, nepodařilo se nám to a museli jsme otevřít nastavení účtu (Account Settings) a stisknout tlačítko Repair. Poté už bylo všechno v pořádku.
Outlook 2007 sice tedy obsahuje řadu vylepšení, nicméně jinak zůstává v podobném stavu jako starší verze. Vzhledem k tomu, jak rychle se rozšiřují různé formy komunikace, bude většina z nás potřebovat spíše programy, které nás dokáží připojit k různým typům sítí. Outlook 2007 bohužel v tomto ohledu zůstává mezi ostatními produkty balíku Office na jedné z posledních pozic.

Access 2007

V minulých letech se uživatelé Accessu začali poměrně živě zajímat o osud svého oblíbeného programu pro práci s databázemi. Ponechá jej Microsoft v kancelářském balíku a doplní o další funkce? Nebo nahradí Access nějakou verzí SQL Serveru, která má o něco efektnější nástroje pro návrh databází?
Nyní je všem spekulacím konec: Access v nové verzi 2007 prodělal zcela zásadní proměnu ze stárnoucí databázové aplikace ve zcela novou s velmi atraktivním vzhledem a novými funkcemi. Pro uživatele, kteří pracují s daty právě prostřednictvím Accessu, se jedná o verzi, na kterou se rovněž vyplatí přejít.

Access snižuje počet svých oken

Předchozí verze Accessu nutily uživatele pracovat s obrovským počtem otevřených oken. To však patří v Accessu 2007 minulosti, protože tento program okna seskupuje do elegantních záložek. V levém panelu pro navigaci si mohou uživatelé vybrat objekt typu databáze, s nímž chtějí pracovat. Tento panel je sice neustále viditelný, ale dá se sbalit do úzkého panelu, čímž získáte na pracovní ploše více místa. Rozdíl v množství místa je ohromný. Práce ve volnějším a zcela novém rozhraní je daleko snazší a zábavnější.
Microsoft naštěstí nezapomněl ani na uživatele starších verzí Accessu. Zobrazení ve stylu překrývajících se oken se dá nastavit v menu aplikace, protože toto uspořádání je vhodné třeba v případě, kdy chcete pracovat s několika databázemi současně. V Accessu 2007 rovněž bez problémů otevřete všechny databáze vytvořené v minulých verzích tohoto programu, i když vzhledem k novému rozhraní a nastavení zabezpečení si budou muset uživatelé práci s těmito databázemi poněkud přizpůsobit.

Vkládání souborů do databáze

Jednou z nejvydařenějších nových funkcí v Accessu je použití datového typu Attachment, který umožní vložit do databáze celé soubory. Je to tedy skvělá možnost, jak společně se záznamem vložit obrázky, dokumenty a další soubory. Nicméně omezení velikosti databáze na 2 GB na druhou stranu znamená, že s klidem můžete zapomenout na vkládání filmů, hudby a dalších objemných souborů.
Je zajímavé, že jako přílohu můžete vložit libovolné množství souborů, což z Accessu dělá univerzálně použitelný zásobník pro skutečně velké množství informací. Například můžete bez problémů vytvořit databázi zaměstnanců, kterou můžete rozšířit o jejich fotografie, různé osobní informace podrobného charakteru či v podstatě o cokoliv, co budete potřebovat.

Jednodušší model zabezpečení

Velké databáze často obsahují nějaký zdrojový kód a přítomnost libovolného kódu vyžaduje maximální obezřetnost, protože může být jak ku prospěchu, tak ke škodě. Starší verze Accessu zpracovávaly chybný kód pomocí řady varovných hlášení, které musel uživatel pokaždé, když databázi otevřel, nějakým způsobem potvrdit.
Access 2007 užívá daleko jednodušší přístup. Když otevřete databázi, program v tichosti zakáže všechny potenciálně nebezpečné akce, které by mohla makra vykonat, a také zablokuje vykonání zdrojového kódu. V horní části okna se poté zobrazí varování, které vám oznámí, že databáze pracuje v omezeném režimu. Pomocí několika klepnutí můžete kód v databázi spustit, popřípadě můžete databázi umístit do složky, kterou jste nastavili jako důvěryhodnou. Jakmile poté provedete jednu z výše uvedených akcí, už nikdy se vám při otevření této databáze žádné varovné hlášení nezobrazí.

Návrh formulářů a sestav

Návrh formulářů a sestav nepatří v Accessu zrovna mezi třeskutě zábavnou činnost. Pokud si přejete, aby se vám zadané informace zobrazovaly v té podobě, v jaké chcete, pak musíte každou informaci umístit na správné místo. Access 2007 tuto situaci do značné míry vylepšuje pomocí funkce rozložení, která uchovává informace pohromadě v elegantních sloupcích nebo tabulkách.
Access obsahuje pro tvorbu formulářů a sestav zcela nový nástroj typu WYSIWYG, což je další funkce, která práci s aplikací usnadňuje. Pomocí těchto nástrojů můžete provést formátování a okamžitě vidíte výsledky, což je funkce, která v minulých verzích programu skutečně citelně chyběla.
Za novou samostatnou verzi Accessu zaplatíte 6 440 Kč a 2 900 Kč za upgrade, což je rozumná investice pro všechny, kdo s Accessem pracují takřka denně a pro ty, kdo potřebují zpracovávat na počítači velká množství dat.

Práce se soubory uloženými ve starších verzích MS Office

Také se vám nové formáty souborů založené na Open XML příliš nepozdávají? Pak na následujících řádcích naleznete návod, jak soubory v těchto formátech převést zpět do formátů, na něž jste byli dosud zvyklí, a co s nimi udělat, pokud od někoho dostanete dokument uložený právě v některém z těchto formátů.
Nové formáty souborů založené na Open XML jsou standardními formáty, do nichž se ukládají dokumenty vytvořené v programech Word, Excel a PowerPoint kancelářského balíku Office 2007. Tyto formáty v sobě skrývají velký potenciál. Nicméně pro uživatele programů kancelářského balíku MS Office 2007, kteří se pohybují ve světě Office 2003, XP či starších verzí, může být tento formát zdrojem problémů, protože pokud dokument v tomto formátu odešlete někomu, kdo Office 2007 nepoužívá, pak jej nedokáže otevřít. Dalším zdrojem potíží je i skutečnost, že uživatelé různých verzí budou mít zároveň různé možnosti týkající se otevírání či úprav obsahu souborů.
Naštěstí není nijak obtížné nastavit ukládání dokumentů ze standardně nastaveného formátu založeném na Open XML na (téměř) univerzálně kompatibilní formát Office 97-2003. Stačí klepnout na tlačítko Office v levém horním rohu okna aplikace a poté pod oknem se seznamem naposledy otevřených dokumentů stisknout tlačítko Options a v levém panelu okna použít příkaz Save. Poté stačí z rozbalovacího seznamu Save files in this format vybrat položku 97-2003 format.
Je zřejmé, že ne všechny funkce Office 2007 se při uložení do staršího formátu zachovají. Pokud například otevřete dokument vytvořený ve Wordu 2007 a obsahující SmartArt ve formátu Word 97-2003, pak se objeví hlášení, že obrázek typu SmartArt nebude možné ve starších verzích upravovat. Nicméně je potěšitelné, že se vám takový obrázek z dokumentu neztratí. Pokud poté dokument ve formátu Word 97-2003 uložíte ve formátu docx Wordu 2007, funkce SmartArt se znovu povolí.

Práce s dokumenty ve formátu Open XML

Pokud od někoho dostanete dokument uložený v některém z formátů založených na Open XML a zároveň nemáte k dispozici příslušnou aplikaci Office 2007, máte několik možností, jak dokument otevřít. Předpokládejme, že jste legální uživatel Office 2003 nebo Office XP a že svůj produkt pravidelně aktualizujete, například pomocí služby Windows Update. Pak se v rámci aktualizací do systému ve vší tichosti integruje funkce, která dokáže dokumenty vytvořené v Office 2007 rozpoznat. To je ten nejlepší případ, k němuž není co dodat.
Potom se totiž při pokusu o otevření dokumentu v některém z formátů Open XML v aktualizované verzi Wordu, Excelu či PowerPointu 2003 nebo XP objeví dialogové okno s informací o tom, že pro otevření souboru potřebujete balíček s názvem Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel and PowerPoint 2007 File Formats o velikosti 27 MB, který je ke stažení zdarma (nebo jej najdete ). Po jeho instalaci pak budete schopni otevřít, upravit i uložit soubory ve formátech Office 2007 XML i v programech Office 2003 či XP.

Starší verze Office vám příliš nepomohou

Zcela jiná situace nastane, pokud se pokusíte otevřít soubor v některém z formátů Open XML ve Wordu, Excelu či PowerPointu 2000 či starších verzích. V tomto případě se totiž neobjeví žádná nápověda, ale pouze hlášení, že aplikace s tímto souborem nedokáže pracovat.
V tomto případě bude nejlepší, pokud se vůbec takový dokument v žádném programu balíku Office nepokusíte otevírat. Pokud poklepete na soubor v Průzkumníku Windows, systém zobrazí dialogové okno informující vás o tom, že Windows nedokázala rozpoznat typ souboru, nicméně pokud zkusíte použít funkci pro vyhledání příslušné aplikace na internetu, budete přesměrování přímo na Compatibility Pack.

Poslední (omezenou) pomoc nabízí Office 2000

Balíček Compatibility Pack sice podporuje otevření souborů v některém z formátů Open XML v Office 2000, ale pouze do určité míry. S instalovaným balíčkem Compatibility Pack mohou uživatelé Wordu 2000 přímo otevírat, upravovat a ukládat soubory ve formátu docx. Naopak uživatelé Excelu a PowerPointu 2000 nemohou soubory v příslušném formátu Open XML upravovat, ale pouze otevřít, prohlížet či uložit do staršího formátu a poté s nimi pracovat. Po dokončení úprav mohou soubor opět uložit v příslušném formátu Open XML.

Uložení do starších formátů pomocí Windows

Pokud používáte ještě starší verzi MS Office, popřípadě kancelářský balík od jiné firmy než Microsoftu, pak se vám soubory v některém z formátů Open XML nepodaří otevřít vůbec. Po instalaci Compatibility Packu můžete převést soubory v některém z formátů Open XML do formátu Office 97 přímo pomocí Windows Vista či XP. Klepněte na soubor s příponou docx, xlsx či pptx pravým tlačítkem myši a z kontextového menu vyberte příkaz Save as. Objeví se dialogové okno, v němž můžete do příslušného políčka zadat název souboru a poté z rozbalovacího seznamu pro typ souboru vybrat položku Office 97 format.
Po úpravě a uložení souboru znovu klepněte na soubor pravým tlačítkem myši a opět z kontextového menu vyberte položku Save as. Poté z rozbalovacího seznamu pro nastavení typu souboru vyberte položku s příslušným formátem typu Open XML.

Staré příkazy, nová umístění

Pokud budete potřebovat pomoc při hledání nového umístění utilit a příkazů známých z Office 2003, pak byste měli vědět, že Microsoft pro vás přesně pro tento účel připravil animované průvodce pro Word, Excel a PowerPoint. Po otevření průvodce se objeví internetová stránka se vzhledem známým z Office 2003, na níž se po klepnutí do menu objeví informace o tom, kde naleznete stejný příkaz v nové verzi Office 2007. Tyto průvodce najdete na internetových adresách:

Word: http://office.microsoft.com/en-us/word/
HA100744321033.aspx, Excel: http://office.microsoft.com/en-us/excel/
HA101491511033.aspx, PowerPoint: http://office.microsoft.com/enus/
powerpoint/HA101490761033.aspx.7 0093/OK o

Přehled sad kancelářského balíku Office 2007

Firma Microsoft nabízí celkem osm verzí kancelářského balíku Office 2007, z nichž pět je v přímém prodeji. Nejlevnější jsou sady Home a Student 2007 Edition (3 470 Kč krabicová verze, upgrade starší verze není možný). Tyto sady obsahují Word, Excel, PowerPoint a program pro zapisování a správu poznámek s názvem OneNote. O něco vybavenější je sada Office Standard Edition (11 440 Kč krabicová verze a 6 870 Kč upgrade), která místo aplikace OneNote obsahuje program Outlook. Sada Small Business 2007 (12 870 Kč a 7 980 Kč upgrade) místo aplikace OneNote obsahuje Publisher aplikaci pro publikování obchodních a marketingových materiálů a navíc ještě Outlook s aplikací Business Contact Manager. Sada Professional 2007 (14 300 Kč a 9 300 Kč upgrade) přidává k programům obsaženým v sadě Small Business aplikaci Access pro práci s databázemi, konečně sada Office Ultimate 2007 (19 060 Kč, upgrade z nižší verze není možný) obsahuje navíc programy orientované na práci v podnikatelském prostředí, jako je kupříkladu Groove 2007.
Microsoft kromě již zmíněných sad uvolnil ještě další tři, které však nejsou určeny pro přímý prodej Basic 2007 (obsahuje Word, Excel a Outlook) tato sada bude určena k prodeji pouze s novými počítači, Professional Plus 2007 a Enterprise 2007 to jsou sady určené pouze pro nasazení ve firmách.
Pro uživatele, kteří již používají nějakou starší verzi Office, pak Microsoft nabízí při nákupu nové verze zajímavé ceny. Další informace týkající se cen produktů a možností upgradu pak naleznete na stránkách http://office.microsoft.com/en-us/suites/FX101754511033.aspx#1.