MyQ 2.0 udržuje tiskové náklady pod kontrolou

Řešení MyQ, vyvinuté společností Janus je určeno ke správě tiskáren a multifunkcí v síti, stejně jako pro správu tiskových úloh včetně jejich účtování, i uživatelů a uživatelských skupin ve firmě. Dále zajišťuje zabezpečení tisku a funkci odloženého tisku (follow-me) a v neposlední řadě poskytuje přehledné reporty o veškerých aktivitách a úlohách. MyQ, které bylo letos na podzim uvedeno již ve verzi 2.0, je – mj. i díky příznivým pořizovacím nákladům – vhodné zejména pro zákazníky ze segmentu malých a středních firem, svými možnostmi však může bez problémů uspokojit i ty větší.

Obecně řečeno se jedná o kombinaci hardwarových a softwarových prvků – terminálů MyQ a čteček, které slouží k autentizaci uživatelů přímo u tiskárny či kopírky, a serverové aplikace zajišťující funkcionalitu celého systému.

MyQ lze v principu nasadit pouze jako software, který umožňuje správu tiskových úloh a jejich monitoring. Pokud máte navíc ve své síti ne více než 75 zařízení ve dvou odděleních a spokojíte se pouze se základní funkcionalitou, můžete využít bezplatnou edici (My Q Free Edition) s nulovými výdaji. Pokud jsou vaše nároky vyšší a zahrnují také zabezpečení tisku či odložený tisk, potažmo správu kopírovacích úloh atd., neobejdete se již bez instalace hardwarových terminálů pro každé tiskové či kopírovací zařízení. Budete-li chtít navíc využít pokročilé funkčnosti softwaru MyQ, získáte je v podobě placené plné verze.

Instalace
Samotná instalace softwarové části systému je velmi snadná – pokud budete chtít nainstalovat aplikaci v bezplatné verzi, stačí si stáhnout instalační balíček o velikosti necelých 18 MB, který kromě služby MyQ běžící v prostředí Windows (2000 a vyšší) obsahuje také nezbytnou databázi Firebird a webový server Apache a PHP. Instalace proběhla velmi rychle a bez jakýchkoliv potíží. Po jejím dokončení se spustí konzola MyQ Easy Config, která zobrazuje stav systému a umožňuje automatické vyhledání tiskáren v síti a jejich přidání do MyQ. Ke správě a monitoringu lze již využít přehledné a intuitivní webové rozhraní (podporovány jsou prohlížeče Internet Explorer a Firefox).

Klíčovým faktorem je pochopitelně kompatibilita tiskáren a multifunkčních zařízení s MyQ – výrobce přitom uvádí, že v poslední verzi (2.0.29) systém podporuje celkově 630 modelů od 21 výrobců, což znamená, že mezi nimi najdete většinu aktuálních produktů všech předních výrobců. Kompatibilitu pro vaše stávající zařízení si každopádně můžete ověřit předem ve spolupráci s podporou. Řešení je zcela nezávislé na operačním systému pracovních stanic koncových uživatelů.

Při instalaci zahrnující také terminály a vyšší verze softwaru již obvykle asistují specialisté prodejce. Samotný terminál je dostupný buďto jako interní, což znamená, že může být díky svým malým rozměrům vestavěn přímo do tiskového stroje, nebo jako externí, což může být praktické zejména pro instalaci na stávající zařízení ve firmě. K terminálu, který zajišťuje komunikaci s MyQ, pak můžete připojit libovolnou čtečku bezkontaktních karet a jiných identifikačních prvků pro autentizaci. V nabídce výrobce jsou rovněž moduly vybavené číselnou klávesnicí, která dovoluje přihlášení prostřednictvím klasického PIN. MyQ je schopno provádět i on-line transformaci čísla karty, takže lze využít i běžné karty docházkového systému.

Pro připojení každého ze zařízení vybaveného MyQ budete fakticky potřebovat dvě ethernetové zásuvky – jedním kabelem je stroj klasicky připojen do sítě za účelem přijímání úloh (a zároveň jejich účtování v MyQ), zatímco druhým je terminál MyQ příslušející k tiskárně napojen na MyQ server, přes který následně probíhá autentizace uživatele a odemčení/zamčení stroje.

Správa
K základním výhodám MyQ patří jednoduchost práce se systémem, již ocení jak správci menších a středních firem, tak i koncoví uživatelé, kteří mohou v MyQ sledovat vlastní úlohy. Jednotlivé oblasti správy a funkcionality softwaru MyQ jsou přehledně uspořádány v záložkách webového rozhraní. Po přidání tiskáren do MyQ lze přímo z hlavní obrazovky, tzv. Kontrolního panelu, provést jejich automatickou aktivaci kliknutím na příslušné tlačítko – v rámci tohoto procesu dojde k ověření kompatibility a stažení aktuálního ovladače. V záložce Nastavení pak můžete přizpůsobit základní parametry MyQ včetně proxy serveru či SMTP serveru a e-mailu pro zasílání hlášení administrátorovi či doby pro mazání tiskových úloh.

V sekci Tiskárny najdete přehled dostupných strojů a základní údaje o nich včetně počítadel vytištěných, zkopírovaných, případně neskenovaných stran. Kliknutím na tiskárnu si otevřete okno Vlastností, kde můžete mj. v samostatné záložce nastavit ceny za stránku – na základě nákladů na spotřební materiál si tak zde můžete definovat ceny pro černobílý i barevný tisk a kopírování, potažmo i skenování, a to hned dvakrát, jako tzv. ceny pro uživatele a pro firmu. To je praktické například pro účtování různých sazeb interním zaměstnancům a při pronájmu stroje.

Další oblastí je správa uživatelů a uživatelských skupin. Skupiny i uživatele lze přidávat a spravovat přímo z rozhraní MyQ, ale systém podporuje také synchronizaci s adresářem ActiveDirectory nebo LDAP serverem (podporovány jsou až 2 LDAP servery). Kromě toho můžete vše naimportovat z CSV souboru, což praktické, pokud chcete například nahrát uživatele z docházkového systému apod.

Klíčovou částí konfigurace a správy jsou tiskové fronty. Na příslušné obrazovce si můžete vytvořit libovolný počet tiskových front, do nichž budou zasílány úlohy uživatelů – tímto způsobem jsou zároveň určována přístupová práva pracovníků k jednotlivým tiskárnám. Při vytvoření nové fronty jsme si mohli vybrat, o jaký typ se bude jednat. Základními možnostmi jsou „Přímá“ a  „Follow-me“. V prvním případě lze dané frontě přidělit jedno konkrétní zařízení, zatímco pro účely odloženého tisku jich můžete frontě přiřadit více. Třetí variantou je fronta typu Cluster, jež při odeslání úlohy zjišťuje, která z definované skupiny zařízení jsou v dané chvíli aktuálně dostupná, a z nich vybere to, na němž byl dosud vytištěn nejnižší počet stran (takto se lze efektivně vyhnout komplikacím i při dočasném výpadku některého zařízení).

Mezi vlastnostmi každé fronty hrají klíčovou roli Oprávnění – v příslušné záložce můžete přidat skupiny či uživatele, kteří ji mohou využívat. Obrazovka Zpracování úlohy pak umožňuje zvolit pro příslušné stroje některé specifické možnosti, jako jsou výchozí tiskový jazyk, vynucení duplexního tisku, sešití či počtu kopií. Podporována je i automatická úprava úloh pomocí příkazů PJL.

MyQ nabízí v podstatě tři úrovně přístupových oprávnění do systému. Administrátor má přístup ke všem možnostem včetně konfigurace a sledování všech uživatelů a úloh. Vedoucí oddělení pak může sledovat stav v rámci přidělené skupiny uživatelů a koncový uživatel může v rozhraní MyQ především sledovat vlastní aktivity (úlohy k vytištění, vytisknuté, pozastavené…) či přidávat zvolené úlohy mezi oblíbené, díky čemuž zůstanou uloženy na serveru pro opakovaný tisk.

Z pohledu uživatele vše vypadá tak, že v seznamu tiskáren na PC vidí jména front, jejichž prostřednictvím má dovoleno tisknout, a z nich si může vybrat tu nejvhodnější dle toho, na jaké zařízení chce směřovat úlohy, resp. jaké požadavky má na vytištění úlohy (černobíle vs. barevně, jednostranně vs. oboustranně atd.).

Funkcionalita
Systém MyQ najde využití ve všech firmách, které hledají řešení, jež jim umožní sledování tisku, jeho zabezpečení i redukci nákladů. V rámci monitorování hraje zásadní úlohu reporting, který je k dispozici v sekci Sestavy – zde je možné sledovat veškeré aktivity podle uživatelů, skupin, tiskáren či uživatelských relací, které lze dále filtrovat kombinací těchto položek a vymezením období. Kromě reportů dostupných ve webovém rozhraní je možný i export do CSV pro zpracování v Excelu. Po snadném nastavení skriptu naplánovaných úloh lze tento soubor pravidelně zasílat na nastavené e-mailové adresy. V podobě záložky Deník je navíc k dispozici podrobný log všech událostí.

Na základě nastavených cen probíhá účtování, díky kterému jsou k dispozici nejen údaje o vygenerovaných počtech stran na uživatele či skupiny, ale také o skutečných finančních nákladech.

Identifikace uživatelů pomocí čteček a MyQ terminálů pak přináší další klíčové možnosti. Patří k nim zejména zabezpečení tisku – ke zpracování úlohy totiž dochází teprve po autentizaci zaměstnance přímo u tiskárny či multifunkce (typicky pomocí bezkontaktní karty) a stránky tak neleží na podavači napospas kolemjdoucím. To lze zároveň kombinovat s funkcí odloženého tisku, kdy jsou úlohy bezpečně uloženy na serveru, dokud nedojde k přihlášení k některé z povolených tiskáren, na které pak dojde k vytištění. Uživatel tak může využít stroj, který je právě k dispozici, nebo který má v danou chvíli nejblíže po ruce.

Pro omezení objemu tisku jednotlivých uživatelů MyQ dovoluje využívat kreditní systém. Prostřednictvím přidělování kreditů a nadefinovaných cen za stránku tak máte plně pod kontrolou, kolik „peněz“ uživatel protiskne za určité období (svůj zbývající kredit může sledovat v rozhraní MyQ a eventuálně přímo zažádat o další). Alternativním principem by byly kvóty pro přímé omezení maximální počtu stran za určité období (kreditní systém období nebere v úvahu) – podle informací výrobce budou podporovány v nové verzi, která je připravována již na leden.

V rámci vytvořených front lze navíc omezit tisk například na černobílý a barevný a definováním přístupů uživatelů tak můžete kontrolovat například možnost dražšího barevného tisku apod. Díky těmto možnostem máte celkové náklady na tisk pně pod kontrolou. Kromě oblasti tisku MyQ můžete využít také ke správě kopírování a skenování na multifunkčních zařízeních, neboť díky autentizaci přes terminál je možné řídit přístup také k těmto funkcím a účtovat příslušné úlohy. Naskenované dokumenty se navíc po přihlášení mohou automaticky zasílat na e-mail uživatele. Stejně jako u tisku je možné nastavit také cenu neskenované stránky. Pokud se uživatel zapomene například po skončení kopírování odhlásit, dojde k tomu automaticky po nastaveném čase nečinnosti, aby nemohl kdokoliv zneužít kopírku, potažmo jeho kredit.

Závěrem je třeba říci, že MyQ 2.0 představuje jak v bezplatné, tak v plné verzi užitečný nástroj, který najde uplatnění v řadě firem, jimž nejsou lhostejné jejich tiskové náklady a hledají efektivní nástroj pro účtování a zabezpečení tiskových úloh. S jeho pomocí si můžete udržet přehled nad tím co, kdo a v jakém objemu tiskne na firemních strojích, a zaměřit na snižování nákladů. Zabezpečení tisku navíc zaručuje, že se citlivá či důvěrná data nedostanou do nepovolaných rukou.