Nejnovějším módním heslem, co se webu a podnikání týče, je wiki. Webové stránky, které mohou být editovány kolektivně jejich uživateli umožňují podnikatelům šetřit čas strávený na různých projektech. Zaměřujeme se na kroky, které potřebujete projít k úspěšnému nastavení a spuštění vlastního wiki.
Na cestě k Webu 2.0 vznikla podivná záležitost: wiki. Firmy a podnikatelé se obracejí na wiki, aby ušetřili čas ve svých projektech, zůstali konkurenceschopní a zlepšili své postupy. Wiki označuje web, který může být editován a spoluvytvářen jeho uživateli. Nejznámějším příkladem je Wikipedia, encyklopedie s obrovským objemem dat.
Tento model sdílení dokumentů znamená, že wiki dokumenty mohou být upravovány kýmkoliv, kdo si je prohlíží, každý může přidávat nové věci a upravovat dosavadní. Zatímco firmy používají blogy k uvědomování svých lidí v rámci organizace o důležitých akcích a projektech, obchodní ředitelé, projektoví manažeři a top zaměstnanci začínají sledovat, jak jim interní wiki může pomoci zvýšit efektivitu, podpořit spolupráci a zjednodušit uživatelům získat informace o obchodních procesech, firemní politice, atd.
Předtím, než se rozhodnete vytvořit wiki, které vám pomůže zvládat váš další projekt, musíte projít důležité kroky nutné k jeho přípravě a spuštění v rámci celé společnosti. Musíte definovat účel vašeho wiki, vybrat správnou technologii a požádat o zpětnou vazbu od testovacích uživatelů. A až wiki rozjedete, musíte ho umět udržovat.
Proč zrovna wiki? Ujistěte se, že to víte
Pokud neumíte jasně a zřetelně specifikovat, čeho chcete dosáhnout vytvořením a rozjetím wiki, nejste připraveni začít.
Jeff Brainard, ředitel produktového marketingu společnosti Socialtext, poskytovatele wiki softwaru, říká, že pokud není pole působnosti pečlivě definováno, nebude wiki připravené k dobrému startu. Veďte diskuse o účelu vašeho wiki a o tom, jaká vylepšení podle vás bude mít na proces či projekt. Mějte na paměti, že jasné zaměření je tím hlavním,
Čeho se vyvarovat: Brainard říká: "80 procent wiki projektů zkrachovalo, protože jejich rámec nebyl jasně definován. Ostatní uspěly díky způsobům myšlení těch, kteří je vytvářely."
Načrtněte si strukturu vašeho wiki
Stádium brainstormingu a návrhů je nejlepším obdobím ke stanovení pravidel. Určete, do jaké míry budou mít koncoví uživatelé možnost a právo zasahovat do stránek a měnit je. Nastavte standardy pro způsob odpovědí administrátorů na aktualizace uživatelů. Během tohoto období je dobré souhlasit s velkolepými plány stejně jako se specifickými omezeními, jako například neumožnění uživatelům uploadovat textové soubory či videa. Struktura wiki udává tón jeho dalšímu využití, respektive jeho hodnotě.
Čeho se vyvarovat: Zmírnění vaší kontroly struktury. Administrátoři wiki musí stránky a záznamy udržovat „v pořádku a čistotě“. V opačném případě nebude wiki užitečné pro nikoho, takže lidé do něj přestanou přispívat a odkazovat na něj.
Najměte si pro své wiki „zahradníka“
Už máte parametry toho, čeho chcete vaším wiki dosáhnout, teď je potřeba vytvořit plán specifikující, kdo za co v něm bude zodpovědný.
Někdo to musí mít na starosti. Brainard říká, že kdokoliv řídí plán práce, musí „získat to nejlepší z klíčových hráčů, k nastavení struktury.“ Tito klíčoví lidé budou „zahradníky“, kteří umožní wiki růst, udržovat jej a pomáhat novým uživatelům.
(použit obrázek z webu http://www.wingtv.net)
Může to být třeba pět lidí, kteří diskutují během fáze vývoje wiki, kteří se později, když je wiki spuštěno, stanou jeho administrátory. Stanovte pouze jednoho či dva lidi do pozice „zahradníka“- Jakmile je wiki otevřené pro celou společnost, tito zahradníci by měli kontrolovat jeho rozšíření. "Údržba je rozhodující," říká Jessamyn West, knihovní technoložka, která wiki vytvářela a charakterizuje se jako spokojený uživatel mnoha dalších wiki. "Osoba vytvářející wiki musí mít smysl pro organizaci, jak prezentovat informaci, jinak nikdo nebude schopen najít nic, co potřebuje.“
Čeho se vyvarovat: Nechcete, aby vaše wiki bylo pouze smetištěm informací. Wiki není vytvářeno pouze za účelem skladování, je vytvářeno k podnícení konverzace a dialogu, a jako pracovní nástroj. Zahradník by se rozhodně neměl vyhýbat čištění a prořezávání.
Příklady užitečných veřejných wiki
Wikipedia – známý encyklopedický projekt
Hra World of Warcraft má wiki pro své hráče
Cestovatelský průvodce WikiTravel
Seriál Ztraceni má také wiki Lostpedia
Library Success wiki je užitečné pro pracovníky knihoven.
Rozhodněte se, jak vytvoříte wiki a zda do jeho tvorby budete investovat nějaké peníze
Společnosti jako Socialtext pomáhají firmám uspořádat, vytvářet a udržovat jejich wiki skrze vybavení, hostitelské služby a software. Socialtext vytvořil wiki pro organizace jako Epitaph Records nebo IKEA. Další specializované společnosti jako BrainKeeper vedou firmy a podnikatele ve tvorbě wiki, které umožní sdílení znalostí a zkušeností, a mnohé podniky a korporace hodnotí toto vedení jako cenné a hodnotné.
Ale není to povinné. Proč kupovat software, když všechno, co potřebujete, je zdarma?
Hostitelské služby zdarma jako například WetPaint umožňuje každému jednoduše si vytvořit spolupracující web. WetPaint obahuje doplňky jako integrace videa, upravitelné šablony, profily uživatelů, nahrání adresáře a kontrolu verze, která vám dovoluje vrátit zpět stav jakékoliv stránky před libovolnou úpravou.
Pokud se skupina zaměstnanců rozhodne pro cestu tvorby wiki svépomocí, jež je zdarma, mohou vytvořit a udržovat jejich wiki třeba pro krátkodobý projekt bez nutnosti pomoci od IT specialistů. Navíc, jak říká Westová, „je motivující vidět, co všechno můžete udělat sami bez pomoci. Některé nástroje jsou natolik uživatelsky nenáročné, že pokud zvládnete Microsoft Word, zvládnete je taky.“
Čeho se vyvarovat: Nevydávejte se cestou svépomoci jen proto, že je zadarmo. Podobně, nepouštějte se do smlouvy s poskytovatelem wiki služeb, jenom proto, že si myslíte, že to pro vás bude jednodušší a ušetří vám to práci.
Rozum a zodpovědnost
Budete také muset přemýšlet na tím, proč potřebujete wiki, kdo má čas se mu věnovat a jak dlouho předpokládáte, že do něj budete přispívat. Wikimatrix (www.wikimatrix.org) je stránka, která vám pomůže zorientovat se v tom, který software je pro vás tím pravým, skrze porovnávání možností dle ceny, zabezpečení, podpory, vlastností a možnostmi multimédií. Existuje také množství wiki nástrojů. Mezi jinými Edit Me nebo ThoughtFarmer, které nejsou open source. A samozřejmě také samotná Wikipedia má stránku, která porovnává možnosti jak placených, tak neplacených wiki.
Pokud chcete wiki, které vám pomůže zvládnout jeden projekt, nebo pokud jste tvůrci či uživateli wiki poprvé, můžete se rozhodnout, že se vyplatí práce s hostitelem, který vám pomůže vyvarovat se překážek. Pokud plánujete wiki jako dlouhodobou záležitost, třeba jako nástroj správy vědomostí, můžete chtít ušetřit a využít online služeb zdarma.
(Obrázek pochází z http://expressionengine.com)
Rozhodněte se jak nastavit a uspořádat své wiki
Tvorba wiki znamená srovnávání různých aspektů: jaký formát by mělo mít, jakou šablou použít, jak uspořádat nadpisy a seznamy.
Zauvažujte nad využitím automaticky generované šablony, která bude zjednodušením pro uživatele a všechny stránky budou vypadat stejně, říká Westová. „A pokud chcete změnit všechny stránky, pouze jednou změníte šablonu.“, dodává.
Na stránkách používejte záhlaví, které obsahuje důležité informace, takže uživatelé budou vědět, na co se právě dívají. Také začněte vytvářet seznam odkazů na stránky, které jsou užitečným pracovním nástrojem.
Čeho se vyvarovat: Pokud máte seznam odkazů a záložek, tak buďte připraveni na to, že lidé vždy přidávají, a nikdy neubírají. Skončíte s neuvěřitelně dlouhým seznamem, ve kterém se nešťastní uživatelé ztrácejí. To je přesně čas, kdy zakročí zahradník: probere odkazy, oddělí zrna od plev, a seznam může být znovu užitečným.
Otestujte si své wiki na malé skupině
Měli byste udělat pilotní test svého wiki s omezenou skupinou uživatel a žádat od nich na zpětnou vazbu. Pokud například wiki vytváří marketingový tým, měl by poprosit o zpětnou vazbu například od kolegů v oddělení prodeje. Další oddělení by nemusela přispívat k wiki obsahu, nicméně také budou mít prospěch z v něm dostupných informací, proto získejte zpětnou vazbu i od nich. Pokud bude wiki využíváno ve vašem oddělení, zajistěte dialog se zaměstnanci, kteří ho budou chtít využívat nebo do něj přispívat.
IT manažeři by měli průběžně zjišťovat zkušenosti různých oddělení s wiki, aby věděli, které služby by po nich mohly být požadovány. Přesto, v mnoha případech si tým vytváří wiki sám, a IT specialisté nebudou k jeho tvorbě, spuštění či podpoře vůbec potřeba.
Čeho se vyvarovat: Pokud začínáte s malou skupinou, neodbývejte feedback od jejích členů; tato zpětná vazba je cenná pro budoucí úspěch vašeho wiki. Implementujte jejich komentáře do struktury a nastavení wiki.
(Obrázek z www.csus.edu)
Propagujte své wiki: oslavujte, zveřejňujte, sdílejte
Dejte každému, kdo by mohl mít z wiki užitek a prospěch, vědět, že je toto wiki pro ně k dispozici.
Vedoucí by to měli zmínit v jejich komunikaci s organizací, buďto skrze e-mail, informační bulletin nebo na organizačních setkáních. Wiki slouží k tomu, aby bylo používáno, a mělo by také být sbírkou článků a informací, která se mění, roste a posunuje, aby byly splněny požadavky a očekávání jeho uživatelů. Brainard říká, že vedoucí pracovníci by dokonce měli využívat wiki k publikování blogů pro zaměstnance, jako způsob zvýšení jeho viditelnosti a přijetí.
Čeho se vyvarovat: Udržujte wiki aktivní. Často jej znovu navštěvujte, Pokud společnosti a oddělení vidí, že wiki stagnuje, je to často důsledek špatně definovaného zaměření nebo špatné struktury. Nebo ho lidé neudržují.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU