Pokud jste teď odpovídali ano, je pravděpodobné, že vaše schopnosti time managementu nejsou dostačující a potřebují vylepšit. Zlepšete své výsledky tím, že se naučíte pracovat lépe s vzácnou komoditou jménem čas.
1. díl článku: Plánování je klíčové: pište si seznamy a využívejte dostupných nástrojů
2. díl článku: Zapomeňte na multi-tasking, stanovte si priority a určete si cíle a termíny
3. díl článku: Efektivní využívání času, prokrastinace a dobíjení baterií
9. Zlikvidujte vše, co odvádí vaši pozornost
Nezáleží na tom, kde pracujete, rozptýlení se objevují všude, ať už v podobě e-mailů, sociálních médií, schůzek či spolupracovníků, kteří si chtějí povídat o poslední epizodě oblíbeného seriálu, aktuálních problémech či svých dětech.
Co můžete udělat pro to, abyste tato rozptýlení omezili a mohli se koncentrovat na aktuální úkol? Jestliže jste investovali čas do toho, abyste zjistili, jak trávíte svůj den, budete již pravděpodobně vědět, kde začít. Mezi další věci, které můžete udělat, však patří i vypnutí vyzvánění na telefonu v pracovní době či nastavení specifických intervalů pro kontrolu e-mailu. Někteří lidé používají k tomu, aby se vyhnuli ruchům kanceláře, protihluková sluchátka, případně poslouchají hudbu, zatímco jiní na svůj stůl či dveře kanceláře umisťují tabulku s nápisem „nerušit“.
Máte kolegu nebo dokonce šéfa, který se rád zastaví „na pokec“ ve chvíli, kdy se snažíte být produktivní? Abyste se tomu vyhnuli, je dobré udělat preventivní zastávku v jejich kanceláři či oddílu budovy ještě předtím, než na něčem začnete pracovat. Informujte je o tomu, že dnes budete mít důležitou schůzku, případně že budete pracovat na úkolu, který vyžaduje vaše stoprocentní soustředění, a potom je požádejte, aby v případě, že mají něco na srdci, s vámi tuto záležitost prodiskutovali předtím, než začnete. Vyžaduje to z vaší strany trochu úsilí, nicméně vaším ziskem bude nepřerušovaný produktivní čas.
Cokoliv děláte k tomu, abyste zlikvidovali rozptýlení, zbavení se každodenního hluku umožní vaší mysli soustředit se na jeden jediný, aktuálně nejdůležitější úkol.
10. Delegujte povinnosti
Jste pořád v běhu nebo nestíháte svůj rozvrh? Neobědváte, případně jíte oběd u přímo u pracovního stolu? V takovém případě je pravděpodobné, že nedelegujete. Selhání v delegování může být faktorem limitujícím kariéru. Každý z nás má stejně času: 24 hodin denně. Zakladatel společnosti Virgin Group a multimilionářský dobrodruh Richard Branson k tomu řekl následující: „Naučil jsem se delegovat již v mladém věku. To, že jsem sám sebe „odstranil“ z kanceláře, mi umožnilo hledat další velký riskantní podnik.“ Nezáleží na tom, zda si myslíte, že byste danou věc mohli udělat lépe. Některé věci prostě musí být delegovány tak, abyste se mohli zaměřit na vaše top priority, případně přijmout nové povinnosti.
Delegování ale není procesem „rozděl a zapomeň“, vyžaduje totiž přemýšlení a dotahování do konce. Nabízíme šest užitečných kroků, které měli vzít na vědomí, když delegujete úkoly a projekty:
1. Znejte svoje lidi. Jaké jsou jejich silné a slabé stránky?
2. Nastavte cíle a uveďte ve známost svoje očekávání.
3. Nastavte kontrolní body i konečné termíny.
4. Informujte svoje lidi o tom, jaké zdroje budou mít k dispozici.
5. Buďte k dispozici pro případné otázky. Přijďte na kontrolu ve chvíli „checkpointu“ a podívejte se na dosavadní průběh plnění úkolu.
6. Poskytněte svým lidem trochu více času, než ve skutečnosti potřebují. Čas, který vy osobně potřebujete k dokončení úkolu, může být nižší, než čas, který k dokončení stejného úkolu potřebuje někdo, kdo tento úkol neplní každý den.
Delegování je každodenní součástí IT managementu a klíčem k efektivnější správě času. Díky němu se dočkáte obrovského zvýšení produktivity.
Znejte sami sebe
Důležitou součástí time managementu je vědomí vlastních vzorů chování. Jakmile si budete více vědomi věcí, které se staví do cesty vaší produktivitě, najdete své vlastní způsoby, jak s těmito věcmi bojovat.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU