Počítače v oblacích (8): Virtuální kanceláře v centru dění

V průběhu seriálu jsme se už několikrát zmínili o fenoménu on-line nebo virtuálních kanceláří. Letmé zmínky však nestačí. Právě on-line kanceláře jsou totiž jedním ze základních kamenů, na kterých celý cloud computing staví. Ne technologicky, ale psychologicky. On-line e-mailové služby a možnost ukládat a zpracovávat dokumenty v prostředí internetu naučily lidi věřit internetovým službám. A i když občas v případě bezplatných služeb narazí na výpadky, nebojí se je používat. K firemnímu nasazení pak stačí drobný impulz – nutnost šetřit, potřeba nového řešení nebo zajímavá nová služba.

Začaly to startupy
Budoucnost práce s informacemi se začala psát už v devadesátých letech. Tehdy se objevily první systémy pro psaní blogů v čele se službou Blogger, kterou v roce 1999 spustila společnost Pyra Labs. Blogovací systémy znamenaly revoluci v tvorbě internetu jako celku, protože umožnily milionům lidí snadno vytvářet a udržovat webové stránky bez speciálních znalostí a nástrojů.

Blogovací nástroje, které se vyvinuly v plnohodnotné publikační systémy, nabízely spoustu funkcí, které dnes využívají virtuální kanceláře pro práci s dokumenty. Samozřejmostí bylo typografické formátování textu, vkládání multimédií a také možnost více lidí pracovat s dokumenty, to vše v internetovém prostředí.

Další krok směrem k moderním cloudovým službám zaměřeným na každodenní produktivitu představoval v roce 2005 webový textový editor Writely od startupu Upstartle. Writely k základním možnostem editovat text přidal i možnost on-line spolupráce více lidí na jednom dokumentu. Postupně vznikly i další komerční on-line kancelářské balíky, jako Zoho, Think Free Online nebo Feng Office. Všechny spojuje absence licenčních poplatků, které nahrazují pravidelné platby za používání, jak je u komerčních cloudových služeb typické.

Nejen text a tabulky
Protože on-line editory textových dokumentů i prezentací existují několik let, stačily dospět a nabízejí celou řadu funkcí. Díky tomu v podstatě postačují pro méně náročné domácí uživatele. I člověk bez technického vzdělání ocení, když má dokumenty stále k dispozici a nemusí myslet na jejich kopírování z jednoho počítače na druhý. A nemusíte být spisovatel, abyste ocenili možnost upravit rychle důležitý dokument z internetové kavárny z libovolného webového prohlížeče.

Pro takové nenáročné použití, možná i v začínající firmě, stačí Microsoft Office Web Apps, které jsou součástí služeb Windows Live Docs.com, propojené například s Facebookem. Uživatelé bezplatných řešení dostanou k dispozici základní funkce. Musí ale počítat s tím, že mezi jednotlivými řešeními existují výrazné rozdíly. Ty se projevují v ovládání a patrné jsou zejména při práci s dokumenty na různých platformách v odlišných programech. V některých případech v on-line editorech narazíte na problémy s komplexním formátováním nebo vzhledem dokumentů s obrázky.

Ani bohaté možnosti úpravy obrázků nebo grafických efektů v prezentacích však zdaleka nestačí pro spokojené používání ve firmách. Profesionální řešení „on-line kanceláře“ neznamená jen tvorbu a editaci dokumentů, ale také jejich efektivní třídění, správu, vyhledávání a ochranu. Důležitost document managementu a dodržování předpisů při správě a archivaci citlivých dat stále roste a i v České republice hrozí za nedodržení legislativních norem vysoké postihy, které mohou firmu i zlikvidovat.

K tomuto základu se přidávají další funkce – třeba cirkulace dokumentů nebo přímé propojení s mobilními zařízeními a podnikovými aplikacemi – CRM, ERP a stále častěji se systémy business intelligence. V této kategorii už víceméně nehrají roli drobné rozdíly v základní cenové politice jednotlivých výrobců, řeší se hlavně kompatibilita, rozšiřitelnost a náklady na implementaci komplexního systému v případě, že je nutné kombinovat různá řešení dodavatelů, kteří spolu běžně nespolupracují.

On-line kancelář, aby fungovala efektivně, pak přímo volá po propojení se systémy sjednocené komunikace, které vycházejí z monitorování přítomnosti uživatelů pro zajištění efektivní komunikace. K tomu slouží kompletní škála prostředků od e-mailu a rychlé výměny textových zpráv až po IP telefony a videokonferenční řešení schopná přenášet HD video v obou směrech.

Office 365 na startu
Dnešní firma má několik možností, jak udržet své IT v chodu. Může šetřit prvotní náklady – používat nástroje, které jsou zdarma. Pak ale velmi brzy zjistí, že čas jsou peníze a že nástroje zdarma stojí hodně času a přinášejí mnoho komplikací s nastavením a údržbou například spam filtru. Pokud pak firma přibere nové zaměstnance, bude jejich propojení mnohem náročnější a společnost bude muset spoléhat na IT odborníka, který doporučí nasazení souborového serveru. Ten pak umožní základní spolupráci zaměstnanců, server ale vyžaduje další správu, na kterou firma nemá prostředky. Bez potřebné údržby ale společnost nastoupí na rozjetý vlak, který vede do stanice nulová produktivita.

Každý zaměstnanec používá svou verzi softwaru, neudržuje svůj antivirový program aktuální a je více a více zavalen spamem. Pro ukládání dokumentů neexistují pravidla, takže dohledat konkrétní projekty je čím dál náročnější a kvůli nepružnému systému také zdlouhavější. Firma tedy dříve nebo později bude muset zaměstnat IT pracovníka, který pomůže řesit zmíněné problémy. Náklady však rostou.

Pokud se ale společnost rozhodne správně, získá nejen kancelářské programy (pro všechny pracovníky stejnou verzi s jednoduchou údržbou), ale také odpadnou problémy se spamem, nastavením, nekompatibilitou a zkrátí se doba, kdy zaměstnanci nemohou pracovat kvůli údržbě. Firma de facto předá starosti o své IT provozovateli cloudového řešení.

Takové možnosti nabízí Office 365, sada nástrojů, které se staly standardem pro kancelářskou práci: Microsoft Office, Exchange, SharePoint a systému sjednocené komunikace Lync. Takové řešení je přitom vhodné i pro živnostníky a malé firmy. Zákazníci do pětadvaceti uživatelů získají za cenu v přepočtu 130 korun na uživatele měsíčně přístup k Office Web Apps, služby Exchange serveru, SharePointu i komunikačním službám Lync a prostor pro vytvoření vlastní webové stránky.

Další náklady na údržbu, aktualizace a koordinaci sdílení dokumentů odpadají. Firma ušetřila, ale má více možností sdílení, kooperace a může se soustředit na práci, a to jak na webu, v Office Web Apps, na desktopu v Microsoft Office nebo i v mobilní verzi pro telefony Windows Phone 7.

Autor pracuje jako ředitel divize vývoje ve společnosti Microsoft.