Poradíme, jak zvládnout Slack

Slack umožňuje využívat veřejné kanály, soukromé skupiny i přímé zasílání zpráv, což členům týmu poskytuje možnost komunikovat v režimu, který je vhodný pro dané téma. Možnost zapojit se do více týmů navíc usnadňuje přecházení mezi chaty týkajícími se práce, oddechu a různých témat. Navíc má API rozhraní REST, které umožňuje spouštění akcí a výměnu dat s různými aplikacemi a vývojářskými nástroji.

Slack je neobyčejně flexibilní aplikace, ale její nekonečné možnosti ztěžují začátek jejího využívání. Dobrou zprávou je, že nemusíte prozkoumat úplně všechno, abyste ji mohli co nejvíce využít. Chcete-li maximálně užít výhody Slacku a vytvořit si zdravé návyky pro lepší týmovou komunikaci, můžete využít následujících šest tipů.

1. Používejte veřejné kanály

Veřejné kanály, soukromé skupiny a přímé zprávy Slacku nabízejí velkou flexibilitu, ale není vždy jasné, jaký režim je nejvhodnější použít. Mnoho týmů využívá pro výchozí komunikaci přímé zasílání zpráv a soukromé skupiny někdy až v takovém rozsahu, že naprostá vetšina komunikace je privátní.

Samozřejmě že soukromí má svůj význam, ale mějte na paměti, že tento typ komunikace je pro informace černou dírou. Soukromé skupiny a přímé zprávy jsou místem, kde data přestanou být dobře přístupná, resp. jejich získání se stane velmi obtížné a komplikované.

Ještě horší je, že použití soukromých skupin pro výchozí režim může poškodit otevřenost a odradit od volného sdělování myšlenek. Předejděte tomu všemu tím, že budete celou dobu komunikovat veřejnými kanály.

Podpora transparentnosti pomůže týmům směřovat k zájmu o obeznámenost s děním a zvyšuje angažovanost. Také vás překvapí, kdo nakonec může podat pomocnou ruku. Většina problémů se řeší v rámci skupiny snáze a tyto občasné zkušenosti během dne stmelují tým jako nic jiného.

Samozřejmě že tento přístup má určité výjimky. Například záležitosti týkající se personálního oddělení a kandidátů na přijímací pohovory patří do soukromých skupin. Obecně platí, že pokud si ceníte sdílení informací a chcete povzbudit své spolupracovníky, aby požádali o pomoc, kdykoli ji potřebují, je veřejná komunikace vhodným způsobem.

2. Kanály vybírejte pečlivě

Když budete jako výchozí používat veřejnou komunikaci, budou její kanály rušnější. Je potřeba je uspořádat tak, aby dostatečně konkrétně odpovídaly svému účelu, ale aby to zase nebylo přehnané a nebylo jich 50. Způsob realizace bude záviset na typu vaší společnosti, ale budete pravděpodobně chtít, aby kanály podporovaly vnitrotýmovou i mezitýmovou komunikaci.

Pokud má vaše organizace několik produktových týmů, zajistěte pro každý tým jeho kanál. Aby se usnadnila mezitýmová komunikace, vytvořte kanál pro sdílené role mezi týmy jako například uživatelské rozhraní a devops.

Všichni lidé zabývající se uživatelským rozhraním a devops se mohou zapojit do těchto týmů, a sdílet tak informace v rámci celé organizace. Máte více poboček? Vytvořte tým pro každou z nich. Budete v obraze.

Nehledě na to, jak si nakonec kanály rozvrhnete, existuje několik takových, které lze doporučit mnohem snáze. Zaprvé budete pravděpodobně potřebovat obecnou místnost, kde lze vyvěšovat oznámení. Ta je k dispozici ve výchozím nastavení, takže nepotřebujete vytvářet kanál. Další je tzv. nahodilý kanál, tedy prostor, kam lze umístit veškeré konverzace nesouvisející s prací.

Můžete mít ambiciózní představy o všech možných kanálech, které by byly ideální, ale nechte si poradit a začněte v malém. Je lepší přidat kanál, když ho budete potřebovat, než začínat ve skličující prázdnotě předimenzované struktury.

3. Minimalizujte oznámení

Existují tři způsoby, jak oslovit velkou skupinu lidí v aplikaci Slack: @channel, @everyone a @here. Nikdy je nepoužívejte. Pokud pojem „nikdy“ není vhodný, tak se alespoň snažte o obdobu – „téměř nikdy“. Vaši kolegové mohou používat Slack ve svých počítačích, telefonech, tabletech, v e-mailu a přijímat oznámení při zmínkách. Opravdu vaše zpráva odpovídá takovému druhu naléhavosti?

Největším problémem častého používání oznámení s velkým dosahem je scénář chlapce křičícího „pozor vlk!“. Když lidé začnou být obtěžováni kvůli každé maličkosti, začne to otupovat jejich vnímavost.

Potom, až se stane něco urgentního, možná zjistíte, že polovina členů týmu zprávu podvědomě ignorovala. Minimalizace oznámení je důležitá zejména ve výchozím kanálu, protože se z něj nikdo nemůže odhlásit.

4. Využijte výhodu zakázkové integrace

Kdo tvrdí, že se chatu mohou účastnit jen lidé? Pomocí zakázkové integrace můžete přímo do kanálů vkládat zprávy svých základních služeb – můžete třeba připojit software pro sledování případů, takže pokaždé, když dojde k vytvoření či uzavření případu, se to dozví celý kanál.

Také můžete zajistit propojení s účtem GitHub nebo Bitbucket, takže můžete vidět, kdy je požadavek pull připraven ke kontrole. Po kontrole požadavku pull a sloučení do hlavní větve můžete sledovat, jak váš nástroj kontinuální integrace odešle informace o úspěchu či selhání sestavení.

Nakonfigurujte i integraci nástroje New Relic a uvidíte, jak se do konverzace vkládají oznámení monitoringu aplikací.

Pointou je, že se do konverzace mohou v reálném čase vkládat informace, a obohacovat tak vaše pochopení toho, co se děje v daném okamžiku, takže se celý tým může věnovat problémům okamžitě při jejich výskytu. Pokud informace, které potřebujete, ještě nejsou nabízené jako integrace, můžete si ji vytvořit sami.

Podrobnější informace o tomto tématu jsou níže v kapitole Jak řešit integrace.

5. Používejte příkazy s lomítkem

Ne vše, co napíšete do Slacku, musí být zpráva pro někoho. Kromě posílání textu můžete zahájit akce pomocí příkazů s lomítkem. Patří mezi ně příkaz /leave, který vás odhlásí z kanálu, ve kterém právě jste, a příkaz /invite_people, který zašle pozvánky týmu Slack na jednu nebo více e-mailových adres.

Jedním z nejužitečnějších příkazů, které Slack nabízí, je /remind jako například v příkazu „/remind me objednat nové kancelářské přezůvky at 4PM today“. Některé zakázkové integrace navíc přidávají své vlastní příkazy s lomítkem.

Například integrace Screenhero umožní...

Tento příspěvek vyšel v Computerworldu 9/2016. Oproti této variantě je obsáhlejší a obsahuje řadu dalších rad, které můžete využít u sebe ve firmě.

Časopis (starší čísla i předplatné těch nadcházejících) si můžete objednat na adrese našeho vydavatelství.