Přehled trhu: Portál nebo ECM do firmy (2.)

Dokončení včerejšího článku…

Intranety pro malé a střední firmy
Menší firmy jsou obvykle rychlé, pohotové a ochotné investovat do technologií, které přinášejí konkurenční výhody. Navíc plug-and-play technologie pro SMB intranety jsou dnes v mnoha případech dostatečně robustní a nenákladné. Výsledkem je, že ve využívání intranetu už menší organizace své větší sourozence dohánějí – a v mnoha případech předehnaly i velké podniky.

Na celou strategii zavádění intranetu se snáze nahlíží shora dolů – od vizualizace koncového stavu nebo modelu úspěšnosti intranetu. Vzhledem k tomu, že představa úspěšného intranetu vypadá u každé organizace jinak, je zhmotnění představ do modelu nebo mentálního konceptu velmi důležitá. Mechanické přebírání fungujících příkladů se může vymstít.

Nejdůležitější podmínkou úspěchu při tvorbě firemního intranetu je přístup lidí – zejména vrcholového managementu a koncových uživatelů. Bohužel boj o získání těchto skupin na svou stranu je jeden z nejtěžších úkolů realizačního týmu.

Co skvěle funguje v jedné organizaci, může jiné firmě přinést zklamání nebo dokonce pohromu. Odlišná firemní kultura, různí lidé, jiné průmyslové odvětví, a co je zřejmě nejdůležitější, odlišné procesy a úrovně uživatelských schopností jsou všechno faktory, které určují ideální řešení pro realizaci firemního intranetu.

Vyhodnocení a plán
Rozhodnutí o výběru vhodného řešení závisí i u malých firem (do 50 zaměstnanců) a středních podniků (do 250 zaměstnanců) na mnoha faktorech. Vždy je však potřeba především analyzovat a vyhodnotit požadavky koncových uživatelů, administrátorů a celé organizace na funkci a přínosy firemního intranetu. Čím podrobněji budou tyto požadavky rozpracovány, tím lépe se hledá vhodné řešení, protože při jejich porovnávání se lze opřít o jednoznačná kritéria.

Proto by tyto požadavky měly být identifikovány ještě před hodnocením nabídky systémů. Poté lze vytvořit specifická posuzovací kritéria pro porovnání různých dodavatelů a produktů.

Během vyhodnocovací fáze je zdokumentován současný stav firemního intranetu (pokud v nějaké podobě existuje) a jsou zjištěny potřeby a nároky. Vyhodnocení má dvě důležité funkce – zachycuje potřeby a požadavky uživatelů a zároveň dává do souladu cíle projektu s plány a cíli organizace. Během této fáze se provádí heuristické (neexaktní) posouzení současného intranetu diferenční analýzou a rozbor byznys požadavků. Zároveň se definují uživatelé intranetu a jejich počet, analyzuje se technická infrastruktura a navrhnou se benchmarking a doporučené postupy.

Druhá fáze – plánování – řeší potřeby dokumentované během vyhodnocování. Tato fáze zahrnuje jak strategickou vizi, tak funkční plán a rozfázuje strategické a taktické kroky pro návrh souboru webových stránek nebo portálu. Stanoví se základní vize finálního stavu, jednotlivé úkoly a cíle, způsob governance, indikátory KPI, návratnost řešení a plán a pravidla správy obsahu.

Zároveň se zpracují detailní prováděcí plány včetně plánu funkcionalit, informační architektury souboru stránek či portálu, základní grafický návrh webových stránek, designového konceptu a testování použitelnosti.

V prováděcím plánu se dále určí, jak rychle má být který obsah publikován a v jakých jazycích. Navrhnou se maximální rozsah stránek a dokumentů a schvalovací a workflow procesy. Sestaví se požadavky na vzhled a obsah šablon, na specifické funkce (kalendář, tiskové zprávy apod.), na využití multimédií a sociálních sítí. Důležité jsou i možnosti integrace se současnou infrastrukturou.

Výběr dodavatele
Na řadu přichází fáze volby dodavatele řešení podle výběrových kritérií. Každé z těchto řešení má dva aspekty – platformu a integrátora. Nemůžeme zapomínat na to, že ať už se rozhodnete pro SharePoint, Kentico nebo JBoss, bude finální řešení jen velmi zřídkakdy implementováno společností, která jej vyvinula. Každé řešení má své implementační partnery nebo integrátory, kteří budují jeho konkrétní instalace. U hostovaných nebo cloudových řešení je situace snazší, představa a finální podoba intranetu se však bude muset přizpůsobit jejich možnostem a funkcím.

Obvykle se nejprve vytvoří finální seznam možných řešení a z něj se odvodí seznam oslovených integrátorů.

Integrátoři mohou mít velmi rozdílnou kvalitu. Není výjimkou, že jinak výborné platformy, jako SharePoint, WebCenter nebo WebSphere Express, jsou implementovány firmami, jejichž znalosti a možnosti nemusí odpovídat kvalitám daného řešení. Problémy spojené s novým intranetem nebo webovými stránkami jdou většinou na vrub implementátorů, jen zřídka je na vině tvůrce platformy. Proto je vhodné kromě samotného řešení posuzovat i partnerskou firmu nebo intranetového integrátora.

Kritéria výběru by měla vycházet ze závěrů předchozích fází projektu a reflektovat požadavky na informační architekturu, design, funkcionalitu, bezpečnost, správu obsahu a aplikační funkce. Po sestavení finálního seznamu potenciálních dodavatelů a seznámení s jejich nabídkou vytvořte poptávkový list a požádejte dodavatele ze seznamu, aby na jeho základě vytvořili nabídku. Mějte přitom na paměti, že kvalita těchto nabídek bude přímo úměrná kvalitě vaší poptávky. Nabídky obodujte podle metrik sestavených v průběhu vyhodnocovací a plánovací fáze.

Kromě základní ceny za pořízení a provoz, kam patří kromě softwarové licence i údržba, technická podpora, školení uživatelů apod., jsou významným faktorem i náklady na implementaci, případně doplňkový vývoj a přizpůsobení celého řešení potřebám firmy. Dále je potřeba vyhodnotit, jak jsou zajištěny administrace webových stránek a uživatelů, bezpečnost (autentizace a autorizace) a vyhledávání.

Je vhodné také zvážit, zda a jaké aplikace jsou součástí celého řešení, jak je realizována správa obsahu (přes uživatelské rozhraní, taxonomicky apod.) a tvorba a správa šablon. Dále je nutné věnovat pozornost způsobu nasazení celého intranetu, možnostem vývoje zákaznických aplikací a požadavkům na provozní hardware a software (servery, databáze atd.).

V neposlední řadě je potřeba posoudit navrhovaný proces implementace, rozsah školení a rozsah poskytované technické podpory a souvisejících služeb (odstraňování problémů, aktualizace softwaru apod.). Významným faktorem je i celková odborná a finanční způsobilost dodavatele a jeho dosavadní zkušenosti s návrhem a realizací firemních intranetů v organizacích podobné velikosti a zaměření.

Většina firem se hlavně zajímá o to, jak dané technologie zvládají zejména tvorbu, publikování a správu obsahu – koneckonců jde o hlavní „náplň práce“ CMS systémů. Mezi nejdůležitější kritéria z tohoto hlediska patří webové rozhraní, uživatelsky přívětivý editor, integrace s Microsoft Office a již používanými publikačními nástroji, správa odkazů, orientace ve webovém prostoru a použitelnost funkcí, rychlost aplikací a možnost správy více webových prostorů.

Při setkáních s dodavateli se snažte setkat s co nejvíce lidmi – se zaměstnanci dodavatele, jeho vývojáři, týmem technické podpory, vedením, prostě všemi, kteří vám mohou pomoci získat přehled o tom, jak firma funguje. Nezapomínejte ani na současné zákazníky – pokud dodavatel nemá žádné reference, nemá smysl s ním ztrácet čas.

Vyžádejte si také demoverze všech platforem, které zůstaly na finálním seznamu. Demo vám dá představu o tom, jak platforma vypadá, jak snadno se ovládá a používá a zda splňuje vaše požadavky. Nechte si předvést funkce, které budou vaši uživatelé a administrátoři často používat. Plánujte do budoucna: CMS je významná časová a finanční investice. Musíte si být jisti, že zvolené řešení bude po několik dalších let splňovat požadavky na něj kladené.

Hodnocení a výběr intranetové platformy není i pro střední firmy snadný úkol; ani by snadný být neměl. Nákladné a komplexní řešení vyžaduje komplexní a detailní vyhodnocovací proces, který si může vyžádat asistenci externí konzultační firmy, která rozumí trhu těchto řešení a zná klady a zápory jednotlivých řešení.

Větší neznamená lepší
Mnoho provozovaných intranetů se potýká s vážnými problémy; trpí chronickým nedostatkem finančních prostředků, jsou oběťmi firemních žabomyších válek, postrádají smysluplnou governanci a běží na špatně implementovaných technologiích. Čím je firma větší, tím větší je i pravděpodobnost, že její intranet nebude dobrým sluhou, ale zlým pánem. Nejčastějšími příčinami jsou organizační či technologická složitost, odlišné potřeby a zájmy jednotlivých oddělení, neprůhledná pravidla provozu a používání a nedostatek financí pro jeho fungování.

Čím větší společnost je, tím existuje více autonomních a uzavřených jednotek, partikulárních zájmů a osobních názorů na podobu firemního intranetu. Mezi hlavní problémy patří otázky, jako kdo je zodpovědný za vývoj a provoz intranetu, kdo za tento vývoj a provoz platí, kdo má finální slovo v otázce návrhu informační architektury nebo jak koordinovat informační potřeby jednotlivých oddělení.

Takový intranet se vrcholovému vedení jeví jako čistě nákladová položka. Ale dobře navržený a řízený intranet takovou položkou není. Je to byznys platforma, která znamená víc než jen technologii. Pokud se implementuje a řídí efektivně, jde o živoucí ekosystém, který podporuje celý podnik a všechny stránky jeho života.