Velice zjednodušeně můžeme říci, že tabulkový kalkulátor, nebo též procesor, je
program, který slouží k tvorbě tabulek a práci s tabulkami. Toto tvrzení však
zdaleka nemůže vystihnout možnosti současných tabulkových procesorů. V dalších
odstavcích si o tom, co tabulkové kalkulátory umí a k čemu nám mohou sloužit,
řekneme poněkud obšírněji.
Tabulkový procesor nám ve svém pracovním prostředí dává k dispozici listy s
mřížkou, která obsahuje předem připravená políčka, běžně nazývaná buňky. V této
mřížce potom vytváříme naše tabulky. Tvorbou tabulky nebudeme rozumět pouze
zápis dat do předem připravených políček pracovního listu tabulkového
procesoru, ale i úpravu designu, tj. formátování tabulky podle našich představ
a též její vytisknutí. Kromě těchto funkcí umožňují tabulkové procesory dělat v
tabulkách výpočty, data z tabulek zobrazit ve zvoleném typu grafu, z několika
dílčích tabulek dělat souhrnné tabulky, třídit zpracovávaná data a filtrovat
je. Filtrováním tabulek rozumíme vybrání těch jejich řádků, které vyhovují
zvoleným kriteriím. Dále tabulkové procesory umožňují importovat do svého
prostředí data jiných formátů (pořízená jinými programy). Zvláště důležitý je
import a následné zpracování dat z databázových souborů. Moderní tabulkové
procesory umožňují též uložit vytvořené tabulky jako stránku WWW. Prostředí
tabulkového procesoru je velice komplexní. Jeho součástí je též programovací
jazyk, který umožňuje automatizovat zpracování dat v tabulkách pomocí vhodně
sestavených programů. Podívejme se nyní na jednotlivé zmíněné vlastnosti
tabulkových procesorů blíže.
Tvorba jednoduchých tabulek
Zopakujme, že stěžejní část pracovního prostředí tabulkového procesoru tvoří
mřížka umístěná na listu, s nímž program pracuje. Tato mřížka vymezuje políčka
neboli buňky, v nichž vytváříme naše tabulky. Jeden či více takových listů je
potom sdruženo v sešitě. Každý sešit se ukládá do souboru.
Do buněk můžeme zapisovat čísla, text i datum. Mimochodem, datum a čas se v
nitru tabulkových procesorů běžně transformují na čísla. Každému dnu je
přiřazeno celé kladné číslo. Datumový počátek je přitom obvykle stanoven na 1.
1. 1900. Tomuto dni přísluší pořadové číslo jedna. Čas se vyjadřuje jako
desetinné číslo. Jeho celá část je určení dne, jeho desetinná část specifikuje
čas v tomto dni. Díky tomu můžeme vlastně s datumy, a samozřejmě i s časovými
údaji, provádět aritmetické operace. Např. rozdílem dvou datumů získáme počet
dnů mezi nimi. Zda v buňce listu zobrazíme datum, či jeho číselný ekvivalent,
závisí pouze na jejím formátu. Vložíme-li do buňky datum, přiřadí jí tabulkový
procesor automaticky datumový formát. Změníme-li jej na číselný, získáme v této
buňce číselný ekvivalent zadaného data.
Jakékoli datové položky zapsané do buněk můžeme mnoha způsoby formátovat. Běžné
jednoduché formátovací techniky spočívají ve změně písma v buňce a v
zarovnávání jejího obsahu doleva, doprava, či doprostřed. Obrovské množství
variant poskytují tabulkové procesory pro formátování čísel, neboť tabulky
obsahují obvykle spoustu čísel. Jde zejména o určení počtu desetinných míst,
přidání symbolu měny k číslu apod. Též pro formátování data a času nám dávají
tabulkové procesory řadu variant.
Tabulky zapsané do buněk se dají mnoha způsoby rámovat a jejich buňky můžeme
vyplňovat mnoha barevnými vzorky. Současné tabulkové procesory umí orientovat
obsah buněk různými směry a též slučovat více sousedních buněk do jedné. Tyto
vlastnosti nám umožňují formátovat výrazným způsobem záhlaví a zápatí tabulek.
Často je možné též zapnout ochranu dat v buňkách, která znemožní nepovolanému
buď měnit jejich obsah, nebo si jej i přečíst. Ochrana listů v celém sešitě
zabrání odstraňování, přidávání a přemisťování listů v tomto sešitě.
Pro vytisknutí tabulky je důležité, zda se nám vejde na list papíru celá, či
ne. Je-li tabulka o málo větší, zpravidla volíme menší zvětšení tabulky a pak
ji na jeden list papíru vytiskneme. Tabulkové procesory často samy umí
vypočítat takové zvětšení, aby se tabulka vešla na určený počet listů vodorovně
a svisle. Velké tabulky musíme tisknout na více stránek. V tom případě je pro
lepší srozumitelnost nutné opakovaně na každé stránce tisknout názvy řádků,
resp. sloupců naší tabulky, což tabulkový kalkulátor snadno zajistí.
Výpočty v tabulkách
V tabulkách je však též třeba dělat různé, nejčastěji souhrnné, výpočty. Proto
byly tabulkové procesory vybaveny schopností provádět s daty v buňkách
matematické operace. K tomu, abychom mohli při výpočtech vytvářet obecné
vzorce, je nesmírně důležité, že jednotlivé sloupečky mřížky listu jsou
označeny zpravidla pomocí písmen anglické abecedy a řádky mřížky jsou
očíslovány přirozenými čísly. Díky tomu lze každou buňku na listu popsat
jednoznačně její adresou, skládající se z označení sloupce a z čísla řádku.
Tyto adresy můžeme používat ve vzorcích, podobně jako to děláme s proměnnými v
matematice. Změníme-li pak obsah buňky, na kterou se odkazujeme ve vzorci
umístěném v jiné buňce, provede tabulkový procesor přepočet tohoto vzorce a ve
výsledné buňce (se vzorcem) obdržíme opět správnou hodnotu. Způsobí-li zadání
dat do buněk přepočty obrovského množství vzorců, což se může projevit na
zpomalení chodu programu, lze popsané automatické přepočítávání vypnout. Po
zadání dat do buněk můžeme uskutečnit ruční přepočtení vzorců, nebo opět
vyřazenou automatiku zapnout.
Kromě běžných aritmetických operací dávají tabulkové kalkulátory uživateli k
dispozici též celou řadu (několik stovek) nejrůznějších funkcí. Na své si mezi
nimi přijdou téměř všechny běžné vědní discipliny. Matematici a statistikové,
finanční odborníci i drobný podnikatel, který si např. potřebuje spočítat své
daně. Pomocí funkcí můžeme zpracovávat nejen číselná, ale i textová data v
tabulkách, vyhledávat zde různé položky apod.
Tvorba grafů
Všichni vědí, že grafickou informaci vnímá člověk mnohem rychleji a je mnohem
přehlednější, než informace číselná. Snadněji se porovnávají sloupečky grafu
než řada čísel. Proto jsou současné tabulkové procesory vybaveny celou škálou
možností pro tvorbu a formátování grafů vzniklých z dat umístěných v tabulkách.
Máme k dispozici celou sadu předdefinovaných typů grafů (např. sloupcové,
spojnicové, výsečové), mezi nimiž nechybí ani grafy trojrozměrné. Uživatel si
proto může během několika sekund sestrojit ze svých dat v tabulce vhodný graf.
Tyto grafy však nejsou pouze mrtvými obrázky. Jsou propojeny se zdrojovými
daty, to znamená, že změníme-li data v tabulce, dojde k odpovídající změně i v
grafu. Vrcholem dokonalosti tabulkových procesorů v této oblasti je i opačný
postup. Tahem myši za sloupeček či spojnici grafu můžeme znázorněnou závislost
měnit, a tato změna se odrazí v odpovídající změně dat v tabulce. Tento rys
funkce tabulkových procesorů lze však často chápat jako zvrácenost, možnost
změny či falšování dat za účelem vzniku "líbivé" křivky, znázorňující vhodně
rostoucí trend klíčové závislosti. Popsaná funkce má však reálné oprávnění,
např. při modelování různých situací.
Tvorba souhrnných tabulek z tabulek výchozích
Vraťme se však opět k tabulkám. Představme si, že máme spoustu tabulek stejného
typu, zachycujících např. stav příjmů, výdajů a zisk v určitých obdobích u
určitých subjektů. Často je potřeba tyto tabulky slučovat podle různých
kriterií, např. pro všechna období u každého určitého subjektu, či pro všechny
subjekty v každém určitém období. Máme např. naše tabulky pro několik pracovišť
za několik let. Potřebujeme získat souhrnnou tabulku pro každé pracoviště za
sledované období a potom souhrnnou tabulku za každý rok, přičemž souhrny děláme
přes všechna pracoviště. K tomu mají tabulkové procesory metodu běžně nazývanou
kontingenční tabulky. Tvorba takových souhrnných tabulek je potom hračka a
navíc, strukturu vzniklých tabulek je možno snadno dynamicky měnit. Strukturou
tabulky přitom rozumíme obsah jejich řádků a sloupců, resp. datové části
tabulky.
Práce se seznamy databázemi tabulkových procesorů
Seznamem rozumíme tabulku s pojmenovanými sloupci. V běžné praxi se vyskytuje
velké množství seznamů. Často jim též říkáme databáze tabulkového procesoru.
Příkladem takové databáze je seznam zaměstnanců, seznam výrobků apod. Každý
sloupeček tohoto seznamu si člověk přirozeně opatří vhodným názvem. Tabulkové
procesory umožňují tyto seznamy podle různých sloupečků třídit. Dále v nich
mohou snadno vytvářet souhrny. Představme si, že máme seznam stovek faktur, v
němž může být každému zákazníkovi vystaveno více faktur. Nyní potřebujeme
rychle zjistit souhrnnou částku fakturovanou každému zákazníkovi. Vězte, že v
tabulkovém procesoru je to záležitost krátkého časového okamžiku.
Seznamy často filtrujeme. To znamená, že chceme zjistit, které řádky seznamu
splní určitou podmínku, běžně nazývanou filtrem. Například chceme zjistit,
které faktury byly zaplaceny po termínu splatnosti, či kteří zaměstnanci jsou
starší padesáti let. S tímto typem úloh si tabulkový procesor opět snadno
poradí. Vyfiltrované řádky, tj. řádky, jež splňují stanovenou podmínku, tj.
projdou filtrem, dokonce tabulkový procesor vypíše do zvláštního seznamu.
Tabulkové procesory dovedou též vyhodnotit seznam takovým způsobem, že z něj
udělají nějakou souhrnnou tabulku, jejíž strukturu si zadá uživatel. Vznikne
opět kontingenční tabulka. Mějme např. seznam obsahující sloupce datum,
oddělení a celkovou cenu. Do řádků tohoto seznamu si zaznamenáváme, ve kterém
dnu jsme do nějakého oddělení zaslali zboží určené celkové ceny. Po jisté době
je třeba náš seznam vyhodnotit s ohledem na to, za jaký součet z celkových cen
jsme do jednotlivých oddělení v každém roce zaslali zboží. Chceme proto udělat
tabulku, která bude mít v řádcích roky (získané ze sloupce datum), ve sloupcích
oddělení a uvnitř tabulky součty z celkových cen. Pro tabulkový procesor to
není žádný problém. Již jme uvedli, že strukturu vzniklé kontingenční tabulky
můžeme navíc snadno měnit.
Import dat do prostředí tabulkových kalkulátorů
Je samozřejmé, že každý jen trochu lepší tabulkový procesor umí importovat data
vytvořená jinými tabulkovými procesory. Kvalitní tabulkové procesory však
dovedou importovat a následně zpracovávat data i z externích databází. V praxi
to např. vypadá tak, že tabulkový procesor si sáhne do databázového souboru
vytvořeného databázovou aplikací MS Access, či jiným databázovým programem,
vezme určité tabulky zde uložené a vybere si z nich potřebná data, která chceme
dále zpracovat (dělá filtrování dat). Tato data si buď uloží jako seznam na
listu, nebo je přímo zpracuje a vytvoří z nich nějakou jinou zpravidla
souhrnnou (kontingenční) tabulku či graf. Takto importovaná data mohou zůstat
propojena s původními daty v databázi. Uživatel tabulkového procesoru potom
kdykoli může aktualizovat importovaná data, čímž se do nich přenesou eventuální
změny, učiněné dodatečně databázovým programem.
Programování v prostředí tabulkových procesorů
Svět tabulkových procesorů je otevřen i programátorům. Prostředí tabulkového
procesoru dává totiž k dispozici programovací jazyk. Často se opakující sled
operací si může pomocí záznamníku maker nahrát i běžný uživatel. Tabulkový
procesor mu vytvoří program, jehož spuštěním nahraný sled operací kdykoli
rychle a bezchybně zopakuje. Pokročilejší uživatelé si osvojí programovací
jazyk tabulkového procesoru a potom si v něm mohou vytvářet programy, které
vysoce automatizují další práci s daty.
Excel jako zástupce tabulkových kalkulátorů
Tabulkových kalkulátorů existuje celá řada. Z těch nejúspěšnějších jmenujme
alespoň Quattro a Lotus 1-2-3. Již po několik let však neochvějně ve svých
rukou třímá prvenství MS Excel. Proto se v dalším věnujeme trochu podrobněji
popisu obecných rysů tohoto programu a pomocí něho si ukážeme práci s
relativními a absolutními adresami, což je základní princip práce s tabulkovými
procesory.
Excel je velice rozsáhlý systém s bohatým spektrem možností. Existují celé
kluby znalců Excelu, kterým je tento program koníčkem a neustále objevují jeho
nové a nové schopnosti. Možná, že se k jeho obdivovatelům časem přidají i naši
čtenáři, adepti ECDL.
Pracovní prostředí Excelu
V okně Excelu nacházíme tyto důležité součásti: panel nabídek a další panely
nástrojů, s nimiž pracujeme obdobně jako ve Wordu. Dále je to prostor do něhož
umisťujeme sešity Excelu. V dolní části okna Excelu se zobrazuje stavový řádek.
Sešit a list Excelu
Základní jednotkou, s níž uživatel v prostředí Excelu pracuje, je sešit. Každý
sešit ukládáme od samostatného souboru se standardní příponou xls. Je to
zkratka z anglického Excel Sheet. Dřívější verze tabulkových procesorů totiž
ukládaly do souboru ne celý sešit, tedy skupinu listů, ale jen jeden list,
anglicky sheet. Po vytvoření běžného sešitu je tento umístěn v samostatném okně
na pracovní ploše Excelu.
Každý sešit vzniká z určitého vzoru, šablony sešitu, která určuje jeho náplň a
další vlastnosti. Použijeme-li k vytvoření nového sešitu tlačítko Nový
Standardního panelu s nástroji, získáme běžný sešit Excelu založený na šabloně
nazvané Sešit.xlt. Obsahuje zpravidla tři prázdné listy s buňkami. Použijeme-li
ke tvorbě sešitu příkaz Soubor/Nový, můžeme si vybrat šablonu, z níž sešit
vytvoříme. Je samozřejmé, že pokročilejší uživatel může vytvářet vlastní
šablony a z nich potom i sešity. Přípona xlt souboru s šablonou je zkratkou z
anglického Excel Template (šablona).
Zprvu má nově vytvořený sešit pracovní název odvozený z názvu šablony, z níž
byl vytvořen. Na konec tohoto názvu Excel umisťuje pořadové číslo sešitu. Po
každém novém spuštění Excelu se začíná číslovat od jedničky. Ze šablony Sešit
tak vznikají sešity Sešit1, Sešit2, ... atd. Po uložení do souboru získá sešit
jméno určené názvem souboru, např. Faktura.xls.
V sešitě najdeme jeden či více listů. Rolování mezi listy sešitu děláme pomocí
navigačních tlačítek v levém dolním rohu okna sešitu. Každý list má své jméno
uvedené na jeho jmenovce, která je umístěná na dolním okraji listu. Klepnutím
na jmenovku listu tento list aktivujeme, po poklepání na jmenovce můžeme list
přejmenovat. S buňkami aktivního listu lze pracovat.
Pro běžnou práci jsou nejdůležitější listy s buňkami. V češtině pro takovýto
list nevznikl zvláštní název, v angličtině však ano říká se mu worksheet,
doslova přeloženo pracovní list. My jej budeme nazývat prostě list. Dalším
typem listů jsou listy obsahující pouze graf (Chart Sheets).
Na listu se nachází pracovní mřížka skládající se z řádků a sloupců. Průnik
každého řádku a sloupce vytváří políčko, buňku. Je zajímavé, že tento spíše
biologický název se v češtině ujal a nikomu nepřipadá zvláštní.
Na listu je 256 sloupců a 65 536 řádků, tedy celkem 16 711 680 buněk. Mluvíme
samozřejmě o listu sešitu Excelu 2000 či Excelu 97. Zatímco počet sloupců
Excelu se přechodem k novým verzím tohoto programu nemění, doznal počet řádků
významných změn. V Excelu 4 to např. bylo 4 096 řádků a v Excelu 95 potom 16
384 řádků.
Sloupce Excelu označujeme zleva doprava zprvu pouze jedním písmenem anglické
abecedy. Protože tato však stačí pouze na označení prvních 26 sloupců,
používáme potom k pojmenování sloupců dvě písmena anglické abecedy. Nejdřív
vezmeme písmeno A a jako druhý znak k němu postupně přidáváme všechna písmena
anglické abecedy, samozřejmě v abecedním pořadí. Potom totéž opakujeme s
písmenem B atd., 256. sloupec má potom označení IV. Sloupce tedy označujeme A,
B, C, ... Z, AA, AB, ... AZ, BA, BB,... BZ, ... IV.
S řádky je to jednodušší. Číslujeme je pomocí přirozených čísel, tedy 1, 2,
..., 65 536.
K tomu, abychom mohli na listu Excelu dělat výpočty, musíme mít prostředek, jak
se na jednotlivé buňky listu odkazovat. Je to jejich adresa. Rozeznáváme dva
způsoby adresování buněk. První, velice běžný nazýváme A1-styl adresování.
Adresa každé buňky je v tomto případě dána označením sloupce a číslem řádku.
Tedy levá horní buňka listu má adresu A1, pravá dolní buňka listu má adresu
IV65536.
Méně běžný způsob adresování buněk na listu se nazývá R1C1-styl. V tom případě
sloupce listu též číslujeme od jedné do 256 po kroku jedna. V adrese uvedeme
nejdříve písmeno R (z anglického Row řádek) a potom číslo řádku, dále písmeno C
(z anglického Column sloupec) následované číslem sloupce. Tedy levá horní buňka
listu má nyní adresu R1C1, pravá dolní buňka listu má adresu R65536C256.
Vidíme, že názvy stylů adresování jsou odvozeny od adresy levé horní buňky
listu, uváděné v příslušném stylu. Mezi oběma styly adresování se přepínáme
aktivací/deaktivací položky Styl odkazu R1C1 na kartě Obecné dialogového okna
příkazu Nástroje/Možnosti.
Zápis dat do buněk a jejich editace
V Excelu rozlišujeme dva typy kurzorů. Kurzor buňkový, který vyznačuje aktivní
buňku tučnějším okrajem s táhlem v pravém dolním roku buňky. Budeme mu říkat
selektor buňky. Editujeme-li obsah buňky, potom máme k dispozici klasický
znakový kurzor, svislou blikající čárku, známou např. z Wordu.
Buňku, se kterou chceme pracovat, nejdříve aktivujeme. Aktivní buňka je
vyznačena selektorem buňky. Aktivaci buňky uděláme snadno klepnutím myší na ní,
nebo přesunutím selektoru na buňku kurzorovými klávesami (klávesy s šipkami a
ostatní klávesy sloužící pro pohyb selektoru). Adresa aktivní buňky je
zobrazována v poli názvů Excelu, které je na levém konci řádku vzorců.
Pokud začneme do aktivní buňky psát, objeví se zde kromě zapisovaných ještě
znaků znakový kurzor. Na řádku vzorců dále vidíme tlačítka Storno, Zadat a
Upravit vzorec.Při zadávání dat do buněk je Excel přepnut do režimu Zadání, což
je indikováno na stavovém řádku zobrazením názvu tohoto režimu. Před další
prací je nutné nejprve režim zadání ukončit. Velice častou chybou začátečníků
bývá, že na to zapomenou, rozvinou hlavní nabídku Excelu, kde chtějí provést
nějaký příkaz, a hle... Příkaz je nepřístupný, jeho název je najednou zobrazen
šedě. Jak je to možné? Vždyť jsme jej již několikrát dělali. Odpověď je
jednoduchá. Nebyl ukončen režim zadání, a proto nelze příkaz provést. Režim
zadání ukončujeme kurzorovými klávesami s šipkami, klávesou Enter, Tab i
klepnutím myší na jiné buňce. Při zadávání velkého množství dat je výhodné
ukončovat režim zadání právě zmíněnými klávesami s šipkami, neboť tím zároveň
přesuneme selektor ve směru šipky na klávese do sousední buňky (nejlépe do té,
kam budeme zadávat další data). Režim zadání lze též ukončit klepnutím na
tlačítku Zadat v řádku vzorců. Selektor se přitom nepohybuje. Po ukončení
režimu zadání indikuje Excel na stavovém řádku režim Připraven, to znamená, že
čeká na další příkazy uživatele.
Úpravu dat v buňce děláme po poklepání na ní. V tom případě se v buňce objeví
znakový kurzor, a my můžeme běžnými způsoby analogickými editaci textu ve Wordu
upravovat obsah buňky. Další, pro někoho možná přehlednější způsob úpravy dat v
buňce, je její aktivace a následní klepnutí do řádku vzorců přímo na místo, kde
chceme obsah buňky editovat. Po aktivaci buňky je totiž v řádku vzorců umístěn
její obsah. Popsanými způsoby se dostáváme do dalšího režimu Excelu, režimu
Úpravy. Opět je indikován na stavovém řádku. Tento režim končíme podobně jako
režim zadávání dat. Klávesy s šipkami však nelze k jeho ukončení použít, neboť
nyní slouží k pohybu znakového kurzoru po obsahu editované buňky.
Užitečné triky pro pohyb po listu
Po listu se pohybujeme dvěma způsoby. Rolováním a pohybem selektoru.
Při rolování se selektor nepohybuje. Rolování děláme rolovacími proužky.
Urychlíme je, držíme-li při tahu za táhlo rolovacího pruhu stisknutou klávesu
Shift. Při rolování tahem za táhlo se vedle táhla zobrazuje označení řádků či
sloupců, které se objevují. Je-li třeba vrátit se po odrolování zpět na místo,
kde jsme zanechali selektor buňky, uděláme to klávesovým příkazem
Ctrl+Backspace (pro porovnání uvádíme, že ve Wordu k tomuto účelu slouží
klávesová zkratka Shift+F5).
Pracujeme-li s velkou tabulkou, velice brzy se stane, že při rolování zmizí
názvy sloupců či řádků této tabulky, které jsme umístili do jejího záhlaví. Jak
zajistíme, aby zůstávaly neustále na obrazovce? Přesuneme selektor do levé
horní buňky datové oblast tabulky (začíná-li např. tabulka v buňce A1 a má-li
jeden řádek záhlaví pro sloupce a jeden sloupec záhlaví pro řádky, pak je levá
horní buňka datové oblasti B2) a provedeme příkaz Okno/Ukotvit příčky. Příkazem
Okno/Uvolnit příčky opět ukotvené záhlaví tabulky uvolníme.
O základních metodách pohybu selektoru (kurzorové klávesy apod.) si můžeme
přečíst v nápovědě či učebnici. Věnujme se nyní pouze zdálo by se kuriózním
metodám, které se v učebnicích často opomíjejí. Poznáme však, že to jsou povely
veskrze praktické, jež stojí za to si osvojit. Datům, jež máme na listu, opišme
myšlenkově obdélník, který začíná v buňce A1, v případě ukotvených řádků či
sloupců v levé horní buňce neukotvené oblasti. Na levou horní buňku tohoto
obdélníka se dostaneme klávesovým povelem Ctrl+Home, na pravou dolní buňku
potom povelem Ctrl+End. Uvnitř našeho datového obdélníka se může nacházet
několik tabulek. Chceme-li se elegantně přemisťovat z jedné tabulky do druhé,
použijeme k tomu povelu Ctrl+klávesová šipka (ve směru pohybu). Jsme-li uvnitř
nějaké tabulky, dostane nás první tento povel na její konec ve směru šipky.
Dalším povelem přejdeme na začátek následující tabulky v našem směru, potom na
její konec atd. Nejsou-li ve směru pohybu již žádné buňky s daty, přenese nás
povel Ctrl+ klávesová šipka na konec listu ve směru pohybu. Umístěme nyní
selektor do tabulky a poklepme na jeho straně. Docílíme jeho přemístění před
první prázdnou buňku ve směru udaném touto stranou.
Zajímavé a prakticky důležité metody vyznačování buněk
Zdůrazněme, že chceme-li Excelu sdělit, s kterými buňkami má provést určitý
příkaz, musíme tyto buňky často předem vyznačit. Běžnou metodou je vyznačení
buněk tahem myši. Chceme-li vyznačit obdélník buněk, musíme začít v některé
rohové buňce. Při vyznačování má ukazovátko myši tvar uvnitř bílého kříže.
Chceme-li vyznačit více obdélníků buněk, označíme první obdélník tahem, další
obdélníky potom tahem s předem stisknutou klávesou Ctrl.
Celý řádek, resp. sloupec vyznačíme klepnutím na jeho označení.
Všechny buňky na listu vyznačíme příkazem Ctrl+A nebo klepnutím na prázdném
šedém obdélníku v levém horním rohu záhlaví řádků a sloupců listu.
Jak vyznačíme celou tabulku s daty, klepneme do její některé buňky a vykonáme
příkaz Ctrl+*. Tabulkou přitom rozumíme obdélníkovou oblast s daty, která je
ohraničena buď prázdnými buňkami, nebo konci listu.
Tvorba vzorců v buňkách
Základním prostředkem, který umožňuje výpočty v buňkách, je vzorec. Každý
vzorec začíná rovnítkem, za nímž následuje platný výraz Excelu. Příkladem
takového vzorce je =A1*SUMA(B2:B12)/100. Tento vzorec je umístěn např. v buňce
B13. A1 je adresa buňky, SUMA je název funkce pro sčítání. Sčítáme obsah buněk
B2:B12. Tento součet násobíme obsahem buňky A1 a dělíme stem.
Zajímavým rysem Excelu je, že adresy nemusíme do buněk vpisovat z klávesnice.
Místo toho stačí při tvorbě vzorce klepnout na buňku, jejíž adresu chceme do
vytvářeného vzorce vložit, a ona je tam opravdu vložena. Tahem myši po určité
oblasti buněk dáme do vzorce adresu oné oblasti. Pozor však! Tímto vpravdě
efektivním způsobem zápisu se dostáváme do dalšího režimu Excelu, nazvaného
Pozice. Kdo si ale zvykl ukončovat režim zadání či úprav nonšalantním klepnutím
na jiné buňce a aplikuje tuto metodu nyní, tj. v režimu Pozice, ošklivě narazí.
Takto si do vzorce vloží s vysokou pravděpodobností nesmyslnou adresu (buňky na
kterou klepnul) a tvorbu vzorce přitom neukončí.
Ve vzorcích často používáme funkcí. Děláme-li vzorec, v němž sčítáme obsah dvou
buněk, užijeme pro sčítání jistě znaménko plus. Sečtěme však platy desítek či
stovek zaměstnanců. V tom případě určitě použijeme pro sčítání funkce SUMA.
Excel nám pro tvorbu vzorců dává k dispozici stovky funkcí. Volání funkce
dáváme do vzorce pomocí tlačítka Vložit funkci umístěného na Standardním panelu
s nástroji. V jeho dialogovém okně zvolíme vhodnou funkci a klepneme na
tlačítko OK. Dostaneme se do druhého kroku, v němž specifikujeme argumenty
funkce. Každý argument zadáváme do zvláštního řádku v dialogovém okně.
Argumenty lze vymezit opět tahem myši v listu.
Kopírování a přemisťování v Excelu
V Excelu lze dělat kopírování a přemisťování podobně jako ve Wordu, to znamená
pomocí schránky a pomocí myši. Přemisťování tahem myši však přitom nutno
realizovat tak, že ukazovátko myši umístíme na okraj přetahované oblasti mimo
její pravý dolní roh, kde se nachází táhlo (tvar ukazatele bude nyní šipka) a
pak myší táhneme. Prostým tahem děláme přemisťování. Chceme-li tažená data
kopírovat, musíme před ukončením tahu držet stisknutou klávesu Ctrl. Uvolníme
ji až po ukončení tahu. Děláme-li tah pravým tlačítkem myši, objeví se po jeho
uvolnění místní nabídka, z níž si vybereme, zda budeme přemisťovat či kopírovat.
Pro kopírování do sousední oblasti buněk je k dispozici v Excelu ještě
speciální technika. Všimněme si, že v pravém dolním rohu selektoru je malý
černý čtvereček, táhlo. Po umístění ukazovátka myši na táhlo se jeho tvar změní
na černý křížek. Potom stačí tahem kopírování provést.
Tři důležité polohy ukazovátka myši
Umístíme-li ukazovátko myši dovnitř aktivní buňky, má tvar uvnitř bílého kříže.
Z této výchozí pozice vyznačujeme buňky. Na hraně selektoru (mimo táhlo) má
ukazovátko myši tvar šipky s hrotem mířícím vlevo nahoru. To je výchozí poloha
pro kopírování a přemisťování myší. Na táhle má ukazovátko myši tvar černého
křížku. V tom případě realizujeme tahem kopírování obsahu buňky do buněk
sousedních.
Kopírování vzorců
Specialitou tabulkových kalkulátorů je kopírování vzorců. Vzoreček v celém
sloupci či řádku tabulky děláme tak, že ho vytvoříme v první buňce
sloupce/řádku a potom jej kopírujeme do buněk ostatních. K tomu, aby byly
zkopírované vzorce správné, musíme však vhodně nastavit adresy buněk v našich
vzorcích.
Adresy buněk rozlišujeme na relativní a absolutní. V relativní adrese buňky
není znak dolaru (buňka v levém horním rohu listu má relativní adresu A1).
Absolutní adresa vzhledem k řádku a sloupci obsahuje před označením sloupce a
číslem řádku znak dolaru ($A$1). Umístíme-li znak dolaru pouze před označení
sloupce či číslo řádku ($A1, A$1), dostaneme adresu absolutní vzhledem ke
sloupci, resp. k řádku. Posledně diskutované adresy nazýváme též smíšené. Znaky
dolaru nemusíme do adres vpisovat ručně. Mačkáme-li ihned po vložení adresy do
buňky klávesu F4, přecházíme cyklicky mezi výše popsanými způsoby adresování.
Zkopírujeme-li vzorec do jiné buňky, nezmění se v něm absolutní adresy. Jinak
je to však s adresami relativními. Přívlastek "relativní" totiž znamená, že
udávají relativní polohu buňky, na kterou se odkazují, vzhledem k buňce, v níž
vzorec je. Je-li např. v buňce B1 vzorec =A1, pak má přesný význam odkazu na
sousední buňku vlevo, neboť A1 je levý soused B1. Po zkopírování do cílové
buňky se poloha buněk, na něž se odkazujeme relativními adresami, vzhledem k
cílové buňce nemění. Zkopírujeme-li vzoreček =A1 z buňky B1 do buňky B2, musí
se zde odkazovat opět na sousední buňku vlevo. Proto se změní na vzorec =A2.
Zkopírujeme-li náš vzorec do buňky D8, bude mít tvar =C8, neboť buňka C8 je
levým sousedem buňky D8.
Jak využíváme právě popsaného chování absolutních a relativních adres při
tvorbě vzorců v tabulkách? Vysvětleme to na praktické úloze, kterou nazveme
první základní úlohou tabulkového procesoru.
Máme tabulku se sloupcem nazvaným Platy. Do vedlejšího sloupce vpravo chceme
spočítat tříprocentní poplatek z každého platu. Výhodnější, než zapisovat do
našeho vzorce konstantu 0,03, bude umístit ji do nějaké prázdné buňky, např.
F1, a odkazovat se na tuto buňku ze vzorce. První plat je např. v buňce C2.
Proto vytvoříme vzoreček pro výpočet poplatku v buňce D2. Zapíšeme sem
rovnítko, pak klepnutím na C2 relativní adresu této buňky, potom hvězdičku (je
to symbol násobení) a nakonec klepnutím na F1 s následným zmáčknutím F4
vpisujeme absolutní adresu buňky F1. Výsledný vzorec v D2 má tedy tvar
=C2*$F$1. Kopírujeme-li tento vzorec postupně do dalších buněk sloupce poplatků
v naší tabulce, budeme se v nich vždy odkazovat na sousední buňku vlevo (do
sloupce C), tedy na správný plat a vždy na buňku F1, neboť její adresa je ve
vzorci absolutní. V buňce D3 bude mít náš vzorec tvar =C3*$F$1. Jak však co
nejsnadněji technicky provést kopírování získaného vzorce do celého sloupce
poplatků naší tabulky, v níž jsou např. stovky platů? Přece jej nebudeme
kopírovat některou z popsaných metod do každé další buňky zvlášť. Ke
zkopírování stačí umístit selektor na první buňku se vzorcem (D2) a tahem za
táhlo selektoru kopírovat náš vzorec do dalších buněk sloupce poplatků.
Další, v našem případě jednodušší metoda kopírování vzorce, je následující.
Stačí opět umístit selektor na první buňku se vzorcem (D2) a poklepat na táhle.
Vzorec se kopíruje tak daleko ve sloupci D, kam sahají v sousedním sloupci data
(platy ve sloupci C). Velice elegantní, což?
Proč bylo výhodnější zapsat výši poplatku do zvláštní buňky, a potom se na ni
odkazovat ve vzorci. Vždyť kdybychom dali do vzorce přímo konstantu 0,03,
nebylo by třeba se trápit s absolutní adresou buňky F1. Kdo nám však zaručí, že
se procentuální výše poplatku nebude nikdy měnit? Přijde-li změna (to je v
praxi téměř jisté), stačí v našem případě upravit obsah jedné buňky (F1), a vše
je hotovo. Excel potom sám přepočítá celý sloupeček poplatků. Kdybychom však
měli v našem vzorci konstantu, museli bychom předělávat vzorce v celém sloupci
poplatků naší tabulky.
Demonstrovali jsme použití absolutních a relativních adres. Co však adresy
smíšené ($A1, resp. A$1)? Vyložme si nejdříve podrobněji, co vlastně znamená
znak dolaru v adrese. Přikážeme jím totiž Excelu, aby příslušnou část adresy
při kopírování neměnil. V absolutní adrese jsou dolary před označením sloupce i
řádku, proto se při kopírování tato adresa nemění vůbec. V adrese se
zablokovaným sloupcem (např. $A1) je relativní jen číslo řádku, které se mění
tak, abychom se po zkopírování vzorce odkazovali vzhledem k cílové buňce
relativně na stejně položený řádek. V adrese se zablokovaným řádkem (např. A$1)
je relativní jen označení sloupce, jež se mění tak, abychom se po zkopírování
vzorce odkazovali vzhledem k cílové buňce relativně na stejné umístěný sloupec.
Ve smyslu řečeného by vzoreček vytvářený ve výše řešené úloze mohl mít též tvar
=C2*F$1, neboť u F1 stačí pro následné kopírování vzorce směrem dolů zablokovat
pouze řádky.
Modelovým příkladem na vhodné použití smíšených adres je následující úloha,
kterou nazveme druhou základní úlohou tabulkového procesoru. Máme několik
skupin lidí. V každé může být jiný počet mužů a jiný počet žen. Pro každou
skupinu máme spočítat, kolik procent mužů a žen v ní je. Celá situace je
znázorněna na následujícím obrázku. Začátečník by bezpochyby vytvořil pro
sloupeček Muži % jeden vzorec a pro sloupeček Ženy % vzorec druhý, tak jak je
to na obrázku.
Vtipnějším řešením však je, vytvořit vzorec jediný a přitom tak univerzální, že
se dá použít jak pro výpočet procenta mužů, tak i pro výpočet procenta žen.
Tento vzorec budeme kopírovat z E24 do pravé sousední buňky, tj. do F24. Při
kopírování se však nesmí změnit odkaz na sloupec D, protože v něm je celkový
počet lidí ve skupině. Proto musíme tento odkaz upravit na $D24. Odkaz na řádek
musíme přitom ponechat relativní, protože při kopírování vzorce dolů se musí
adresa řádku odpovídajícím způsobem měnit. Buňky E24 a F24 nyní vyznačíme a oba
dva vzorce v nich umístěné kopírujeme táhlem najednou do dalších buněk těchto
sloupců.
V praxi bude po nás asi málokdo kontrolovat, který postup použijeme, hlavně že
oba dva vedou ke správnému výsledku. Možná že pomineme mnohem vyšší eleganci
druhého postupu, nemůžeme však pominout jeho menší časové nároky. Podle použité
metody však snadno rozeznáme profesionála od začátečníka. ECDL profesionál by
určitě použil metodu druhou.
Kouzelná moc táhla selektoru
Již jsme si řekli, že táhlem kopírujeme obsah buňky do buněk sousedních. Můžeme
jím však též vytvářet různé číselné či datumové posloupnosti.
Posloupnost přirozených čísel: napišme pod sebe do buněk čísla 1 a 2. Obě buňky
vyznačme a tahem za táhlo směrem dolů zaplňme několik sousedních buněk. Objeví
se v nich po řadě další přirozená čísla.
Aritmetická posloupnost: napišme do dvou sousedních buněk první členy
aritmetické posloupnosti. Jejich rozdíl určí krok vzniklé posloupnosti. Tahem
za táhlo zaplníme členy této posloupnosti další buňky. Posloupnost přirozených
čísel je aritmetická posloupnost o počátečním členu jedna a kroku jedna.
Datumová posloupnost: napišme do dvou sousedních buněk datumy. Jejich rozdíl
určí krok vzniklé datumové posloupnosti. Potom jen tahem za táhlo zaplníme
členy této posloupnosti další buňky. Vzpomeneme-li si, že datum se ukládá jako
číslo, vidíme, že datumová posloupnost je opět posloupností aritmetickou.
Je-libo geometrickou posloupnost? Napišme do sousedních buněk její první dva
členy a tahem za táhlo ale pozor, pravým tlačítkem myši zaplňme několik dalších
buněk. Po uvolnění táhla se objeví místní nabídka Excelu, v níž volíme příkaz
Růstový trend. Příkazem Lineární trend dostáváme aritmetickou posloupnost.
Volíme-li v této místní nabídce příkaz Řady, objeví se dialogové okno, v němž
specifikujeme požadavky na vytvářenou posloupnost.
Pomocí táhla lze též snadno dělat seznamy důležitých textových položek.
Názvy dnů v týdnu a měsíců v roce: zapíšeme do buňky název dne v týdnu či
měsíce v roce. Tahem za táhlo potom umístíme do sousedních buněk další dny v
týdnu či měsíce v roce. Kopírováním do většího množství buněk se náš seznam
cyklicky opakuje.
Tvorba vlastního seznamu položek: v dialogovém okně příkazu Nástroje/Možnosti
přejdeme na kartu Seznamy. Zde v seznamu nazvaném Vlastní seznamy klepneme na
položku NOVÝ SEZNAM a do sousedního okénka vepíšeme položky vytvářeného
seznamu. Oddělujeme je navzájem klávesou Enter. Po klepnutí na tlačítko Přidat
se náš seznam objeví v okně Vlastní seznamy. Nyní můžeme dialogové okno
Možnosti zavřít. Do buňky listu napíšeme člen našeho seznamu a tahem za táhlo
selektoru umístěného na této buňce získáme členy další.
Mazání obsahu buněk, přidávání a odstraňování buněk pomocí táhla: vyznačíme-li
oblast buněk a táhneme-li za táhlo směrem nahoru, mažeme postupně obsah buněk,
které jsme zanechali v řádcích pod táhlem. Držíme-li přitom stisknutou klávesu
Shift, odstraňujeme tyto buňky. Táhneme-li se stisknutou klávesou Shift směrem
dolů, přidáváme na konec vyznačené oblasti další buňky.
Závěrečné poznámky
V předchozích odstavcích jsme se snažili ukázat začátečníkům možnosti
tabulkových kalkulátorů a demonstrovat jejich základní vlastnosti na programu
MS Excel, v současnosti nejrozšířenějším tabulkovém procesoru. Každému, kdo s
tímto programem pracuje, by neměla na stole chybět základní literatura, proto
nyní doporučíme dvě knihy z pera povolaných:
MS Press: Microsoft Excel 2000 Na první pokus Computer Press, Praha 1999
Milan Brož: Mistrovství v Microsoft Excel 2000 Computer Press, Praha
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU