Snadno a rychle na elektronické formuláře s Microsoftem

Aplikací, která pomáhá organizacím účinně strukturovat a spravovat podnikové procesy založené na formulářích, je Office InfoPath 2007. InfoPath je aplikace, pomocí které se navrhují inteligentní formuláře, jejichž obsah lze napojit v podstatě na libovolný informační systém a jednotlivá pole doplnit o kontroly či podmínky, které validují zadaná data. Informace z vyplněného formuláře se následně navazují na serverové prostředí SharePoint a tak vzniká kompletní platforma pro nutné agendy. Na serveru se formulář doplní o požadované schvalovací procesy i případný archiv.

K dispozici je také možnost vyplňovat formuláře přímo ve webovém prohlížeči. Výsledkem procesu designu, publikace, vyplnění a vyhodnocení formulářů je výrazné zjednodušení a zpřesnění komplexních agend a jejich zpřístupnění laickým uživatelům. Pomocí aplikace Office InfoPath 2007 lze rovněž vyplňovat formuláře přímo ve známém prostředí aplikace Office Outlook 2007 a vyplňování formulářů je tak pro koncové uživatele rychlejší a účinnější. Získané informace lze snadno využívat v rámci organizací a příslušných obchodních procesů, neboť aplikace funguje v oborovém standardu XML podporujícím schémata definovaná zákazníky.

Další velmi zajímavou možností formulářů InfoPath je konverze původních Microsoft Word dokumentů do nové strukturované a spravovatelné podoby. Tato funkce reflektuje především aktuální stav, kdy je mnoho formulářů realizováno právě pomocí dokumentů v MS Wordu nebo v MS Excelu. Nevýhodou takových řešení je zejména nedostatečná možnost oddělit informace od šablony formuláře. Tuto problematiku InfoPath řeší.

Jako vhodný příklad pro ilustraci použití formulářové platformy InfoPath může být například interní agenda nutná pro schvalování výkazů ze služebních cest, kterou využívají všichni zaměstnanci společnosti Microsoft ČR. Díky inteligentním formulářům došlo k výraznému zefektivnění, zrychlení a zjednodušení celého procesu. Po zadání dat formulář automaticky vypočítá finanční nárok zaměstnance s použitím aktuálních kurzů měn a s přihlédnutím k legislativě. Po schválení formuláře manažerem dojde k jeho automatickému zaúčtování do ERP systému. Výhodou celého řešení byla především jeho rychlá implementace a dostatečná flexibilita.

Dalším příkladem nasazení může být společnost Vltava–Labe-Press, jež v České republice vydává přes sto regionálních titulů, z toho 72 regionálních deníků a 27 týdeníků. Inteligentní formuláře podporují jeden z klíčových firemních procesů – objednávky inzerce. Pracovníci oceňují zejména možnost propojení šablony s externím zdrojem dat přes ODBC a dále snadné vyhledávání pomocí fulltextu. V současné době po upgradu na platformu SharePoint Server 2007 Enterprise je možné vyplňovat stávající formuláře namísto aplikací InfoPath pomocí Microsoft Forms Services na intranetu. Inteligentní formuláře tak každodenně využívá na 100 pracovníků společnosti Vltava–Labe–Press.