Test: Ekonomické systémy, které vás vyvedou z krize (1.)

Ať už je momentální ekonomické klima jakékoliv, s investicí do softwaru, který vám pomůže zefektivnit a zpřehlednit hospodaření vaší firmy, není nikdy dobré příliš otálet. Správnou volbou nástroje pro zjednodušení a automatizaci účetnictví, fakturace, správy skladů, objednávek, prodeje atd. můžete získat lepší přehled o všech ekonomických aspektech společnosti a dosáhnout úspor, které jsou v dnešní době tolik žádoucí.

Při výběru ekonomického softwaru je třeba brát v potaz celou řadu kritérií. Na prvním místě samozřejmě budou funkční možnosti, nabídka modulů a jejich flexibilita. Kromě toho je ale třeba dbát na provázanost modulů a také intuitivnost a použitelnost uživatelského rozhraní. Všechny rutinní operace by měly být maximálně zjednodušeny a data by měla být sdílena mezi jednotlivými moduly tak, aby nebylo třeba nic zadávat duplicitně.

Jak jsme se přesvědčili, dnešní systémy jdou mnohdy ještě dále a dokáží velmi příjemně překvapit šíří a vyspělostí své funkcionality. Některé, přestože stále patří mezi menší ekonomické a účetní systémy, již nabízejí celou řadu praktických nástrojů a možností, s nimiž jste se dříve mohli setkat u větších systémů typu ERP. Byť to zdaleka neznamená, že mohou dražší ERP nahradit, přinejmenším mohou vedení firem i běžným zaměstnancům v mnoha směrech výrazně usnadnit život.

Kromě těchto faktorů hraje roli samozřejmě také podpora ze strany výrobce, a to jak technická či uživatelská, která je nutná už proto, že naučit se s novým systémem pracovat vždy vyžaduje určité úsilí, tak aktualizační. Pokud pomineme funkční upgrady, v praxi je nutná zejména včasná a spolehlivá reakce výrobce na změny legislativy, které s sebou nesou dosti výrazné změny například ve zpracování mezd, DPH apod.

V době nutného hledání úspor je pro velký počet zákazníků a uživatelů směrodatná cenová dostupnost. Prakticky každý výrobce tohoto typu aplikací dnes nabízí také bezplatnou verzi, zároveň ale uplatňují politiku neomezených funkcí při limitování počtu zpracovávaných položek, případně výše celkového obratu atd., takže jsou využitelné maximálně pro živnostníky či individuální podnikatele.

Co se týká běžných, placených nabídek, zde je nutné zmínit, že prakticky každý z výrobců nabízí celé porfolio funkčně a cenově rozlišených variant. Očekávat můžete řadu balíčků s různou skladbou modulů, u některých výrobců pak i specifická branžová řešení připravená na některé časté oblasti nasazení (například maloobchodní prodej atd.). Kromě toho jsou nabízeny i samostatně zpoplatněné moduly, takže si můžete vytvořit systém obsahující specificky ty části, které potřebujete. Vedle nákupní ceny základní sady hrají roli i ceny dalších licencí, jež jsou často už podstatně výhodnější, a v neposlední řadě také roční poplatky pro legislativní aktualizace po uplynutí prvních 12 měsíců od nákupu.

V následujícím testu jsme se podívali na poslední verze několika rozšířených ekonomických systémů české provenience, a to konkrétně na produkty společností Cígler Software, PCS-Software, Stormware a WinStrom.

Aconto Corporate
Společnost PCS-Software nám k testování poskytla na trhu již dobře etablovaný systém Aconto v poslední verzi 3.02. Ten se obecně vyznačuje zejména vysokou flexibilitou z hlediska funkcí a nastavení, díky níž vyhoví i pro náročnější potřeby a pro zpracování velmi rozsáhlých agend. Vhodný je také pro účetní firmy, které se starají o agendy většího počtu klientů, což podtrhují pokročilé funkce importu a exportu dat či detailní definice uživatelských práv.

Ke klíčovým změnám došlo zejména v oblasti zpracování mezd, DPH, účetnictví apod., které reagují na legislativní úpravy, a v návaznosti na ně provedl výrobce celou řadu optimalizací pro usnadnění zpracování běžných agend.

Aconto dovoluje velmi podrobnou konfiguraci včetně vzhledu dokladů či uživatelského prostředí a členění dokladů podle středisek, zakázek akcí a operací. Srdcem systému je modul Evidence, kde lze spravovat vydané i přijaté faktury, ostatní pohledávky a závazky, pokladnu, veškeré objednávky, příkazy k úhradě a účty nebo zpracovávat DPH a souhrnná hlášení. V rámci fakturace lze zpracovat prakticky jakékoliv kombinace dokladů včetně těch v zahraničních měnách. Systém podporuje pohodlné rekapitulace evidencí, přehledné sledování pohledávek a závazků nebo také neplatičů i dávkové opravy dokladů.

Flexibilitu systému podtrhuje široká nabídka tiskových sestav a elektronických výstupů, přičemž lze volit textový i grafický formát a upravit si vzhled dokladu například včetně loga. Do modulu Evidence přibyly nové možnosti zpracování dokladu – program podporuje také tisk dokladu do PDF přímé odesílání aktuálních či označených souborů v PDF e-mailem na adresy uvedené v kódu adresy odběratele nebo až tři zadané ručně (na rozdíl třeba od Money S3 se tak děje z okna pro tisk).

Na modul Sklad, který podporuje účtování metodou A i B v průměrných cenách, je Evidence přímo napojena, takže výdej ze skladu proběhne přímo při vystavení faktury nebo příjmového pokladního dokladu. Aconto dovoluje tvorbu ceníků pro jednotlivé řady skladů, kdy k jedné skladové kartě můžete zadat až 9 různých cen v rámci jednoho ceníku. Následně je na základě vybraného ceníku možné definovat procentuální slevy a příslušnou metodu výpočtu přiřadit konkrétnímu zákazníkovi nebo celé skupině prostřednictvím tzv. vlastností adres v adresáři.

Klíčovou vlastností modulu Podvojné účetnictví a jednou z největších výhod Aconta je funkce automatického účtování a učícího se systému předkontace dokladů. Ten na základě nastavených parametrů automaticky doplňuje čísla účtů u opakujících se operací v rámci druhu evidence, dokladové řady nebo typu dokladu. Pracovník, který se nevyzná v účetním rozvrhu, může namísto předkontace zadávat do prvotních dokladů také tzv. kód operace, podle nějž se případ zaúčtuje a následující stejné případy jsou účtovány automaticky, ovšem s možností kontroly ze strany účetního.

Vedle účetnictví nabízí program také modul pro Daňovou evidenci příjmů a výdajů a dále moduly Prodejní kasa, Evidence majetku a Mzdy. Uživatelské rozhraní je (stejně jako u předešlých verzí) prosté zbytečných grafických prvků a vše je podřízeno funkčnosti. Nutno říci, že zatímco ostatní programy se snaží podat pomocnou ruku i těm uživatelům, kteří nejsou ryzími specialisty na účetnictví apod., Aconto je svým pojetím zaměřeno na skutečné profesionály a rutinní uživatele. Ovládání je samozřejmě možné provádět také klávesovými zkratkami.

Cena programu je odvozována od cen jednotlivých modulů, přičemž kromě bezplatné varianty, která je omezena položkově i funkčně, jsou k dispozici základní verze MSP pro menší a střední firmy (s položkovými limity) a Corporate bez jakýchkoliv omezení.

Money S3
Systém Money S3 společnosti Cígler Software není třeba díky jeho historii i instalační bázi nijak dlouze představovat, nicméně poslední aktualizace, které proběhly do uvolnění testované verze 11.060, přinesly velmi zajímavé novinky.

Program je standardně nabízen v několika kompletech, jež standardně zahrnují moduly Adresář, Evidence majetku, Kniha jízd, Editor tiskových sestav, Import a export dat, Homebanking, Internetové obchody a Intrastat. Podle konkrétní varianty pak můžete získat jen Daňovou evidenci, nebo také Podvojné účetnictví, Sklad (A, nebo A + B), Objednávky a Mzdy (pro nanejvýš 10 či více zaměstnanců).

Po otevření programu vás přivítá hlavní obrazovka Money Dnes, která tento systém na první pohled odlišuje od konkurence. Přehledně shrnuje všechny důležité aktuální informace týkající se ekonomiky a financí firmy – daňový kalendář, grafický přehled cash flow či neuhrazené pohledávek a závazky atd.

Program samozřejmě průběžně prochází legislativními aktualizacemi, k mnoha změnám došlo například v oblasti zpracování mezd, nechybí však ani mnohé zajímavé funkční novinky.

Pomineme-li celkově dobře navržené a přehledné rozhraní s příjemně rychlou odezvou, líbily se nám drobné vymoženosti usnadňují běžnou práci v systému. Pro výběr adresy na jakémkoliv typu dokladu, např. faktury, stačí zadat jedno nebo více počátečních písmen a program automaticky nabízí seznam odpovídajících kontaktů. V přehledu vystavených a přijatých faktur je zase užitečný přepínač pro okamžité zobrazení jen neuhrazených. Rozšířeny byly také možnosti práce s typy faktur pro opakující se platby apod. V kartě vystavené faktury (či obecně dokladů obsahujících skladové položky) najdete tlačítko Zisk na dokladu, jež umožňuje vypočíst předpokládaný zisk na zboží z ceny bez daně podle nastaveného způsobu výpočtu nákladů (nákupní cena karty zásoby či pořizovací cena zásoby atd.). Díky tomuto nástroji může vedoucí snadno pracovat s vlastnostmi zboží, tak aby při jeho prodeji bylo dosaženo požadovaných výsledků.

Užitečná je možnost hromadného přeúčtování dokladů v podvojném účetnictví (novinka verze 11.060), které lze provést pro přijaté a vystavené faktury bez záloh a další doklady. Podle parametrů, jež si nastavíte v kartě Hromadného přeúčtování dokladů, pak automaticky proběhne změna zaúčtování dokladů a jejich položek u všech, které označíte.

Money S3 je kompletně napojeno na informační systémy ARES a VIES. Přes ARES lze načíst či ověřit podle IČ adresu subjektu, doplňovat a aktualizovat kontaktní údaje v adresáři, v dokladech či registračním průvodci. Můžete si nastavit, zda se tak má stát vždy automaticky, nebo až po kliknutí myší na popisek příslušného pole. Pomocí funkce VIES pak můžete ověřovat platnost DIČ v rámci EU. Ještě užitečnější je propojení s internetovou službou CreditInfo – v adresáři najdete stejnojmenné tlačítko, které vás přepne přímo webovou stránku s informacemi o příslušné firmě včetně užitečných informacích, jako je kreditní skóre, platební morálka atd. Snadno tak získáte přehled o spolehlivosti zákazníků či dodavatelů.

K devizám systému patří také přehlednost a flexibilní možnosti práce s tiskovými sestavami. K dispozici jsou i takové sestavy jako Obratová předvaha po obdobích, umožňující vytisknout si v jediné sestavě obrat pro vybraná období a účty v aktuálním účetním roce. Užitečné jsou také přehledové sestavy Výnosy a Zisk, které slouží ke sledování výnosů, a ve druhém případě nákladů, výnosů a zisku podle určených kritérií dokonce i za více účetních období, a to i v podobě grafů. Tiskové výstupy dále vylepšuje možnost přidat do faktur, skladových dokladů či objednávek obrázky zásob definované vždy v kartě zásoby (v nabídkách jsou zahrnuty automaticky), jež jsou pak tištěny spolu s dokladem.

Money S3 podporuje i práci s datovými schránkami, takže přímo v systému vidíte, zda přišla nová zpráva apod. Program se při spuštění automaticky přihlašuje do datové schránky a periodicky se dotazuje na nové příchozí zprávy. Obrazovka datové schránky je přístupná pod stejnojmennou záložkou ze základní plochy systému nebo přímo ze spodního informačního řádku obrazovky programu. Některé formuláře lze do datové schránky odesílat přímo s tím, že Money S3 automaticky vygeneruje PDF a elektronicky jej podepíše. Nastavení zmíněné možnosti elektronického podepisování se uplatní také při automatickém odesílání dokladů v PDF e-mailem – v liště nad seznamem dokladů najdete vždy také tlačítko pro přímé vygenerování PDF a jeho vložení do e-mailu pro aktuální položku.

Bez zajímavosti však není ani vydání bezplatné aplikace Money Dnes pro zařízení iPhone, která poskytuje propojení s účetním programem (po instalaci specializovaného klienta) a další funkce.

K nejzajímavějším novinkám verze 11.060 patří zejména volitelný modul E-shop konektor, který umožňuje přímo propojit Money S3 s prakticky jakýmkoliv e-shopem (dosud byly podporovány jen tři konkrétní e-shopové systémy) přes univerzální rozhraní pro přenos dat na bázi XML. Dalším volitelným doplňkem, který stojí za zmínku, je nedávno uvedený modul Aktivní saldo. Ten výrazně usnadňuje saldokontní zápisy nebo úpravy prvotních dokladů a čištění salda. Následně zobrazuje saldo se spárovanými symboly účty podle vybraných agregačních proměnných, jako jsou účty, párovací symboly, IČ apod. Můžete si vybrat z několika konfigurací zobrazení nebo si nadefinovat svoji vlastní i s parametry jako středisko, zakázka, datum apod., přitom můžete záznamy průběžně editovat či měnit způsob zaúčtování a veškeré změny ihned vidíte na obrazovce. Díky tomu Aktivní Saldo dobře poslouží i pro získání analytických informací z účetního deníku, a to i za více účetních roků současně.

Uvedené vlastnosti a vymoženosti jen dokreslují celkovou vyspělost tohoto softwarového produktu, který může uspokojit i dosti náročné zákazníky, ale přitom stále nabízí intuitivní ovládání a ucelenou sadu všech běžných nástrojů. Cígler je navíc i výrobcem informačních systémů S4 a S5 pro různě velké zákazníky, takže expandující firmy mají stále možnost zůstat u stávajícího dodavatele.

Dokončení článku vám přineseme zítra…