Test: Nástroje pro archivaci e-mailů (1)

Navíc mohou firmy potřebovat archivovat i další soubory, jako jsou například dokumenty Office, SharePoint, zprávy instant messagingu, blogy a další sociální média.

Nejtěžší na tom je, že různé aplikace pracující s archivovanými informacemi mají odlišné požadavky a funkce.  Disaster recovery se zaměřuje na získání nejnovější verze dokumentu, shoda se směrnicemi může znamenat vynucování zásad týkajících se obsahu e-mailů nebo dodržování standardů pro sledování všech dokumentů, které mohou obsahovat citlivé informace. E-discovery zase zahrnuje reakci na právní požadavek získání všech dokumentů týkajících se konkrétní záležitosti.

V závislosti na podnikových prioritách mohou patřit mezi klíčové funkce hledané v archivačních produktech také vyhledávání, auditování, deduplikace, rozšiřitelnost, šíře podporovaných aplikací a snadnost konfigurace.

Těžko říci, zda naštěstí či naopak, ale podnikoví manažeři IT mají na výběr řadu produktů pro archivaci e-mailů. To odráží široké spektrum důvodů archivace a také obtížnost vytvořit systém, který by byl vhodný pro všechny velikosti firem.

Zjistili jsme, že kromě provádění základní archivace e-mailů mohou tyto nástroje poskytovat také další výhody. Příslušné  systémy mohou ušetřit místo na podnikových e-mailových serverech přesunutím starších zpráv a příloh na levnější úložiště a na místě originálu ponechávat jen jejich odkaz.

Když se uživatel pokusí otevřít zprávu, která byla takto odložena, vrátí ji archivační systém transparentním způsobem na e-mailový server. To může snížit náklady na hardware, protože e-mailový server obecně vyžaduje vysoce výkonné úložiště, zatímco archivační řešení může používat levnější disky SATA, které mohou být mnohokrát levnější.

Většina systémů také dokáže najít soubory PST, které uživatelé uložili lokálně, a zahrnout je do archivace, aby bylo zajištěno zálohování těchto zpráv. Všechny produkty z tohoto testu nabízejí modul plug-in pro Outlook, který tuto funkci přidává, ale není vyžadován pro základní použití systému.

Žádný z modulů plug-in nebylo těžké instalovat a také žádný z nich nedělal po instalaci potíže. Všechny produkty lze integrovat se službami Active Directory a dalšími adresáři LDAP, aby bylo jednoduché nakonfigurovat portál a uživatelé mohli vyhledávat a obnovovat zprávy.

Další užitečnou funkcí je schopnost archivace jedné verze Exchange a obnova dat do jiné. To umožňuje provádět upgrade transparentnějším způsobem než pomocí standardního postupu společnosti Microsoft, a mít k dispozici možnost návratu pro případ, že se něco pokazí.

Při našem testování jsme posuzovali zařízení i výhradně softwarové produkty. Testovali jsme produkty s kapacitou od 100 koncových uživatelů až po řešení určená pro největší podniky.

Barracuda Networks Message Archiver 450

Cena: Začíná na 1 999 dolarech pro až 150 uživatelů, není poplatek za uživatele. Zařízení pro 1 000 uživatelů vychází na méně než devět dolarů na uživatele.

Produkt Message Archiver je velmi jednoduché zařízení s rozsáhlými funkcemi. Je navrženo pro používání s dalšími zařízeními z řady Barracuda, jako jsou antispamový systém a firewall pro rychlé zprávy. Všechny tři produkty lze zkombinovat k eliminaci spamu z archivačního procesu.

Archivace funguje pro e-mail i pro instant messaging. Přestože se systém snadno instaluje a provozuje, nabízí důmyslné funkce, jako organizační role, vyhledávání souborů PST, flexibilní zásady uchovávání a auditovací schopnosti.

Instalace je velmi přímočará. Úvodní konfiguraci lze provést po připojení klávesnice a monitoru nebo je možné výchozí IP adresu a konfiguraci nastavit pomocí prohlížeče. Pro získání zpráv určených pro archivaci může Message Archiver používat buďto žurnálování serveru Exchange, nebo může fungovat jako SMTP proxy, která bude pracovat s libovolným e-mailovým serverem bez požadavku jakékoli konfigurace na e-mailovém serveru, kromě toho, že veškeré příchozí a odchozí zprávy procházejí zařízením.

Jakmile je základní instalace hotova, poskytuje Message Archiver všechny základní nástroje, které by mohl správce hledat pro implementaci zásad uchovávání, snížení požadavků na úložiště na e-mailovém serveru odkládáním zpráv, sledování a kontrolu přístupu ke zprávám, deduplikaci úložiště zpráv a implementaci korporátních zásad pro e-mail. Současné mailové schránky lze k úvodnímu archivu přidávat pomocí rozhraní MAPI a souborů PST.

E-maily a přílohy jsou plně indexovány. Během testování bylo zjištěno, že je výsledkem velmi rychlé standardní vyhledávání. Nalezení a obnovení zpráv je pro koncové uživatele jednoduchý proces a přístup k odloženým e-mailům a přílohám je transparentní.

Message Archiver nabízí dobré základní administrativní funkce, jako jsou role koncového uživatele, správce a role auditora, auditovací reporty a funkce a flexibilní zásady. Nenabízí však stejný stupeň podrobnosti rolí, e-mailových zásad a zásad uchovávání jako níže zmíněný produkt Symantec Enterprise Vault. Na druhou stranu je mnohem snadnější ho nakonfigurovat.

Přestože je Message Archiver navržen pro snadnou instalaci a provoz, jsou k dispozici modely podporující od 100 do 18 tisíc uživatelů, s 250 GB až 24 TB úložného místa. Díky podpoře řešení GroupWise, e-mailových systémů založených na protokolu SMTP a serveru Exchange nabízejí velkou flexibilitu. Protože lze zařízení rozšířit pomocí externího úložiště, mohou růst s firmou, aby splnila další požadavky na archivaci.

GFI MailArchiver 6

Cena: 9 až 29 dolarů za uživatele.

Společnost GFI nabízela mnoho let různé produkty pro e-mail včetně antispamového a antivirového softwaru, integraci telefonie, faxů atd. MailArchiver 6 nabízí škálovatelnou aplikaci s relativně propracovanou sadou funkcí za nízkou cenu.

Funkce obsahují flexibilní zásady shody s legislativou, vynikající auditovací funkce, ekvivalent odkládání pro transparentní snížení velikosti e-mailových úložišť, ale bez ponechávání zástupných (stub) souborů na serveru Exchange. K dispozici je také podpora pro SQL Server a více serverů pro větší instalace, vynikající integrace Active Directory a správa založená na rolích.

Instalace je přímočará, s možností použít integrovanou open source databázi Firebird nebo oddělené databáze SQL Server, v závislosti na velikosti instalace. Jsou tak potřebné některé předpoklady – .Net, ASP.Net, IIS, Internet Explorer a Exchange Server MAPI Client/CDO 1.2.1 –, ale instalátor vám řekne, pokud je potřeba něco nainstalovat. Import počátečního úložiště e-mailu je jednoduchý a konfigurace serveru Exchange pro archivaci je dobře dokumentovaná. Jedna unikátní funkce – MailArchiver lze integrovat s produktem GFI FAXmaker pro archivaci faxů podobně jako e-mailů.

Vyhledávání je snadno konfigurovatelné a agent pro aplikaci Outlook zjednodušuje uživatelům hledání a obnovení e-mailů. Testovací vyhledávání proběhlo rychle, příslušné  rozhraní umožňuje zadávat komplexní kritéria bez přehnaně komplikovaných základních funkcí.

MailArchiver poskytuje jednoduchou cestu migrace z jedné verze serveru Exchange na jinou.

Průvodce zásadami zjednodušuje vytváření flexibilních zásad uchovávání pro libovolný druh požadavků. Jakmile je zahájeno vyhledávání e-discovery, je snadné nastavit právní důležitost.

Je-li použit SQL Server, využívá MailArchiver integrované funkce auditování pro vytváření auditovacích stop pro přístup k datům včetně přístupu uživatelů k jejich vlastním archivům poštovních stránek. Zásady pro obsah nejsou v produktu MailArchiver obsaženy, přestože jiné produkty GFI tuto funkci obsahují.

Oddělené role, jako je například role auditora, nejsou uvnitř MailArchiveru speciálně definovány. Namísto toho každý uživatel nebo skupina Active Directory mohou dostat oprávnění pro specifické úlohy nebo práva k poštovním přihrádkám ve specifické skupině. Je tak umožněna podrobná struktura správy. Podporuje kompresi archivu, ale už ne deduplikaci.

MailArchiver je produkt, který se dobře hodí pro použití od základní archivace jednoho malého serveru až po více serverů a stovky uživatelů. Díky vynikající integraci se serverem Exchange a Active Directory se dobře hodí pro správce Windows hledající využití jejich současné síťové architektury. S relativně nízkou cenou a relativně snadnou konfigurací se dobře hodí pro středně velké společnosti a také pro menší podniky.

Poznámka redakce: GFI letos uvedla na trh verzi 7 MailArchiveru. Ta mimo jiné řadu správních funkcí automatizuje.

Příště se podíváme na další dvě řešení -  MetaLogix PAM4Exchange a Symantec Enterprise Vault a také se podíváme na metodiku, kterou testy probíhaly.

Výsledky testovaných produktů ve zkratce:

* Zařízení Barracuda zajišťuje vynikající škálovatelnost, dobrou sadu funkcí a nízkou cenu na uživatele.

* Malým a středně velkým firmám hledajícím nejlepší hodnotu nabízí GFI nízké ceny, dobrou sadu funkcí a produkt, který poroste s jejich organizací.

* V nejvyšší třídě nabízí MetaLogix celou sadu funkcí, skvělé podrobnosti a vynikající migrační nástroje.

* Symantec nabízí nejvýkonnější produkt v tomto testu, i když má nejnáročnější instalaci i správu.