Pracovat hodně neznamená nutně pracovat efektivně. Toto základní pravidlo timemanagementu platí dvojnásob pro lidi, kteří se zrovna vrátili z dovolené a mohou být zaskočeni enormním přívalem nevyřízené pošty. „Návrat do pracovního prostředí může být pro mnohé z nich šokující. Při práci s poštovním klientem si totiž neumí stanovit priority, chovají se nekoncepčně, chaoticky a dostávají se tak do zbytečného stresu,“ říká Martin Vitouš, lektor Počítačové školy Gopas.
1.díl článku: Třiďte poštu podle priorit. Pomůže vám i smartphone
2) Využívejte chytrých funkcí poštovního klienta. Ušetříte čas
Všechny poštovní systémy jako Outlook, Lotus Notes nebo Gmail mají podobné funkce. K těm základním patří například třídění pošty, značení mailů, automatizování úkolů nebo klávesové zkratky. Uživatel by se měl naučit tyto funkce využívat, ušetří tím spoustu času. Pokud se rozhodnete zlepšit organizaci vašeho poštovního klienta a chcete mít přehledně roztříděnou poštu, musíte provést několik kroků.
Nejprve si vytvořte vhodné složky, které můžete pojmenovat dle vašich momentálních potřeb - například Šéf, Obchodní partneři, Kolegové a podobně. Do každé tematické složky vám bude přicházet konkrétní druh emailů od konkrétních odesílatelů.
Další efektivní možností je selekce pošty podle určitých klíčových slov. Pokud název emailu či jeho tělo obsahuje určitá klíčová slova, pak se zařadí do konkrétní složky. Aby se tak ale skutečně dělo, musíte nejdříve vytvořit pravidlo, podle něhož se bude veškerá příchozí pošta – například od konkrétního odesílatele - automaticky přesouvat do předem připravených a pojmenovaných složek. Další praktickou pomůckou je třídění pošty podle barev.
3) Nedělejte z odpovědi emailem dogma
Z hlediska timemanagementu není nutné na každý email odpovídat elektronicky. Záležitost, která se dá vyřídit během minutového rozhovoru po telefonu, mnohdy řeší dva lidé půl dne. Každá strana stráví minimálně dvacet minut pouhým vyjasňováním si jednotlivých aspektů řešeného problému. Než se dostanou k cíli emailové komunikace, uplynou celé hodiny. Nedělejte proto z odpovídání formou emailů dogma a uvědomte si, že komunikace je pouze prostředek k cíli, nikoli cíl samotný. Jinými slovy, technické prostředky by neměly nahrazovat lidskou komunikaci.
Úvodní foto: © olly - Fotolia.com
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU