1. díl - Pročistěte obsah e-mailové schránky
2. díl - Roztřiďte e-maily do rozumných kategorií, Uspořádání a automatizace vaší e-mailové schránky
3. díl - Neprohlížejte e-mailovou schránku příliš často
4. díl - Nastavte pevné hranice
Chcete-li během pracovní doby pracovat co možná nejefektivněji, pak vězte, že nejsnadněji tohoto cíle dosáhnete, pokud redukujete množství času věnovaného „servisním“ činnostem, jako je kupříkladu kontrola příchozích e-mailů. Tyto rutiny vás totiž pouze vyrušují při koncentraci na daleko důležitější úkoly. Existují dokonce studie (například od UC Irvine), které prokazují, že méně časté kontroly e-mailové schránky pomáhají snižovat stres a zvyšují koncentraci na vlastní práci.
Navrhnout uživatelům, aby obsah své e-mailové schránky nekontrolovali tak často, je zcela nemyslitelné. Vždyť bych mohl zmeškat důležitou zprávu! Pravdou je, že pro většinu z nás je elektronická pošta jedním z nejdůležitějších a nejvyužívanějších komunikačních kanálů, a to jak v běžném tak pracovním životě. Ignorování e-mailové komunikace po většinu dne tak vypadá jako zaručený návod ke katastrofě.
Na druhou stranu pokud zaujmete ke správě své e-mailové schránky poněkud strategičtější přístup a seznámíte se s několika užitečnými tipy a triky, zjistíte, že se s největší pravděpodobností budete moci zařadit mezi naprostou většinu uživatelů, jimž stačí zkontrolovat obsah e-mailové schránky jednou či dvakrát za den a přesto nepromeškat nic podstatného. Zní vám to jako něco z říše pohádek? Čtěte dále a seznamte se se způsobem, jakým ovládnete svoji e-mailovou schránku a nestanete se jejím otrokem. Pakliže zabředneme do konkrétnějšího řešení, budeme vysvětlení vztahovat k e-mailové schránce Gmail. Ostatní freemaily nicméně nabízejí podobnou funkcionalitu, liší se pouze způsob nastavení.
Pročistěte obsah e-mailové schránky
Prvním krokem na cestě k ovládnutí svého soužití s elektronickou poštou bude vypořádat se s dřívějšími resty. Není nic horšího, než když neustále kontrolujete obsah své e-mailové schránky a navíc patříte mezi ty uživatele, již se neustále prodírají jejím obsahem, aby se ujistili, že mezi onou hromadou nepřečtených e-mailů není ukryto nic neodkladného a důležitého.
Jak z toho ven? Nejprve je třeba projít všechny nepřečtené e-maily a s každým něco udělat, i kdyby to bylo jen pouhé smazání v případě nedůležité či neaktuální zprávy. Bude to možná napoprvé mírně pracnější, ale v dlouhodobějším horizontu vám tato činnost ušetří spoustu času, protože budete moci ze své mysli všechny tyto nepřečtené a nevyřízené e-maily bez problémů vypustit.
V přísštím díle si ukážeme, jak lze svou schránku zpřehlednit použítím třízení a uspořádání e-mailů.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU