Týmová spolupráce v novém hávu (1.)

Týmová spolupráce se v korporátním prostředí stala v posledních několika letech doslova fenomenálním pojmem. Podniky přitom nástroje pro podporu spolupráce zaměstnanců používaly už celá desetiletí, avšak možnosti programů se však od dob nástrojů založených pouze na hlasu stále zvětšují – ať už se jedná o unified messaging, nebo o pokročilá řešení teleprezence – a svým uživatelům přinášejí dosud netušené možnosti.

Systémy pro posílání zpráv zahrnují podle Sheily Lamové, analytičky společnosti IDC, aplikace pro e-mail, rychlé zprávy (Instant Messaging, IM) a jednotné zasílání zpráv (Unified Messaging, UM). „Možná že to nezní moc nadšeně ani vyhraněně,“ říká Lamová, „ale aplikace pro týmovou spolupráci jsou podle definice takové nástroje, které umožní zaměstnancům spolupracovat za pomoci sdílení informací a procesů. Hodnota těchto nástrojů je proto závislá na jejich všudypřítomnosti, a to nezávisle na velikosti společnosti či samotného odvětví.“

„Mezi těmito aplikacemi je v soudobých podnicích nejpopulárnější jednotné zasílání zpráv, protože integruje všechny prostředky už vyspělých a také všudypřítomných komunikačních technologií, jako jsou e-maily, fax a hlasové systémy,“ uvádí Lamová. Analytička dodává, že tyto prvky už byly v organizacích integrovány jako součást podnikových procesů.

Jak se však technologie i zmíněné procesy vyvíjejí, mění se podle Lamové odpovídajícím způsobem i popularita nástrojů pro týmovou spolupráci – ředitelé IT by prý neměli ignorovat ostatní nově přicházející nástroje pro spolupráci.

„Jedním z příkladů jsou videokonference. Tato technika získala poprvé větší pozornost v roce 2003 při epidemii infekčního onemocnění SARS v Hongkongu. Vysoké náklady na zavedení však zabránily jejímu masovému rozšíření,“ vysvětluje Lamová.Poznamenává, že tak, jak technologie a síťová infrastruktura dospívají, jsou videokonference v současnosti k dispozici za mnohem dostupnější cenu a také s vyšší kvalitou a stabilitou. Přitom se mezi podniky kvůli omezení služebních cest během současné ekonomické recese očekává podstatné zvýšení popularity videokonferencí.

Enterprise 2.0 Web 2.0 nebo aplikace typu Enterprise 2.0 jsou pro mnohé podniky také stále důležitější. Podle Aurory Aritové, manažerky pro marketing produktů divize Unified Communications společnosti Microsoft, se znalostním portálům, vyhledávacím technologiím a tzv. wikis v podnikové sféře dostává mnohem větší pozornosti.

„Na rozdíl od vyhledávacích nástrojů pro běžné uživatele umožňuje podnikové vyhledávání zaměstnancům firmy nalézt lidi nebo požadované prostředky, a dokonce pomáhá zjistit jinak skryté informace,“ tvrdí Aritová. „Když například region nesplní předpověď očekávaného obratu, mohou podnikové vyhledávací nástroje pomoci manažerům zjistit, co k tomu vedlo,“ uvádí.

„Nástroje Enterprise 2.0 pomáhají podnikům pochopit okamžitou zpětnou vazbu a poskytují nové způsoby záznamu znalostí vyskytujících se v informačních kanálech,“ říká Aritová. „Společnosti si už dlouho uvědomují, že z běžných konverzací na chodbách či v jídelnách lze získat mnoho znalostí, ale dosud neexistovaly žádné způsoby, jak takové zdroje znalostí nalézt, a nebylo možné je archivovat,“ vysvětluje.

„Na rozdíl od běžné osobní konverzace v minulosti, která probíhala tváří v tvář, lidé častěji citují své zdroje, když zanechávají poznámku či komentář na podnikovém fóru nebo na wiki. To pomáhá zaznamenat a archivovat znalosti,“ dodává Aritová.

Například ve společnosti Towngas začali zaměstnanci znalosti sdílet, když v ní byla v roce 2007 vytvořena platforma pro správu znalostí.Podle Susanny Shenové, tamější šéfky divize informačních technologií, tato firma postupuje při vytváření zmíněné platformy v několika  fázích. „Tím, že jsme poskytli platformu správy znalostí (Knowledge Management, KM) našim uživatelům a umožnili jim to, aby mohli sami vytvářet korporátně úspěšné weby, se naši zaměstnanci postupně seznámili s výhodami používání platformy,“ popisuje.

Prvním vytvořeným portálem byl podnikový systém správy mimořádných událostí (Corporate Emergency Management System, CEMS), založený na produktu Microsoft Office SharePoint Server 2007. Tento portál poskytuje jednotný pohled na všechny informace související s mimořádnými událostmi, včetně aktualizovaných hlášení incidentů, kontaktů na pohotovost, podrobných postupů a kontrolních seznamů.

Systém je podle dodavatele softwaru vylepšen pomocí pracovních toků dokumentů s využitím serveru a je integrován s podnikovým portálem společnosti Towngas a nakonfigurován pro zasílání varovných zpráv personálu pomocí SMS.

„Současná platforma KM ve společnosti Towngas obsahuje diskusní fóra, různé portály pro profesionální rozvoj, sdílení znalostí pro školení, dokumenty související s projekty a podnikové zprávy,“ uvádí Shenová a dodává, že na této platformě má více než 1 500 uživatelů této společnosti povolen přístup k různým typům informací.

„To umožňuje našim pracovníkům sdílet znalosti a využívat komunikaci. Také to umožňuje projektovým týmům spravovat rozsáhlou řadu dokumentů, včetně postupu, právních informací a výkresů,“ poznamenává Shenová. „Platforma pro týmovou spolupráci je obzvláště důležitá, když mnoho zaměstnanců kvůli práci často cestuje – nyní si mohou informace zobrazit a spolupracovat nezávisle na místě, kde se právě nacházejí.“

V budoucnu bude Shenová vylepšovat strukturu platformy KM, aby usnadnila vyhledávání, které je zásadně důležité, když roste znalostní báze. Také společnost Cisco je uživatelem systémů typu Enterprise 2.0. Kromě interního serveru wiki tento dodavatel IT spustil třeba platformu sdílení znalostí pro partnery, jak uvedl Argon Ho, marketingový manažer společnosti Cisco Systems.

Na tomto místě mohou partneři umístit své firemní profily a informace o svých hlavních úspěších a zákazníci mohou tyto informace vyhledávat. Ho dodal, že platforma také poskytuje příležitosti pro vzájemnou spolupráci partnerů.

„Některé z činností, které uživatelé tohoto řešení již provádějí, zahrnují například virtuální semináře nebo  nábor nových pracovníků,“ uvádí Ho. Shenová zase zdůrazňuje, že ke zvýšení efektivity a účinnosti platformy KM je zásadní podmínkou provedené školení a disciplinovaná správa serverů. „Zaměstnanci potřebují pochopit účel platformy KM a skutečnost, že se v žádném případě nejedná o jakousi náhradu firemního intranetu,“ vysvětluje.

Žádná technika však není dokonalá – Shenová poukazuje na to, že KM produkt nasazený společností Towngas umožňuje pouze jednoduchou správu pracovních toků a že ke zprovoznění důmyslnější správy pracovních toků vyžaduje mnoho úprav. „Naše platforma KM obsahuje mnoho dokumentů, včetně pracovních toků. Chceme-li na ní umožnit efektivnější správu pracovních toků, potřebujeme najít nástroj od dalšího dodavatele.“

Pokračování článku vám přineseme zítra...