Udělejte si internetovou databázi pomocí MS Accessu 2000

Úspěšné podnikání obvykle zvyšuje počet zákazníků, produktů a dodavatelů a k
jejich správě je takřka nezbytná dobrá databáze. Dnes vám ukážeme, jak můžete
vytvořit on-line databázi pomocí produktu MS Access 2000.

Nechcete-li ztrácet čas s hodnocením vstupních a výstupních dat vašeho
podnikání, pak se pro vás stává dobrá databáze nezbytným prostředkem, který
může radikálně změnit způsob vaší práce. Vyhledávání záznamů během několika
sekund v porovnání s hodinami strávenými prohledáváním archivu velice rychle
ukáže, jak může být dobře zpracovaná databáze užitečná.

Vysvětlíme si, jak vytvořit jednoduchou databázi produktů (včetně záznamů o
zákaznících a dodavatelích) s pomocí MS Accessu 2000. Není to sice
nejjednodušší aplikace, ale vzhledem k rozsahu použití šablon a průvodců je
jedna z nejpoužitelnějších. Navíc je Access 2000 součástí velmi rozšířeného
balíku kancelářských aplikací Microsoft Office Proffessional.

Na následujících řádcích vám poskytneme návod k tomu, jak navrhnout a vytvořit
relační databázi a jak vkládat informace do propojených tabulek prostřednictvím
pečlivě vytvořených formulářů, které proces vkládání dat výrazně zjednodušují.

Nakonec si ukážeme použití Accessu 2000 k exportu dat přes internet/intranet,
čímž umožníme on-line změnu údajů.


Začínáme

Co je databáze? Je to množství informací o konkrétních objektech roztříděných
do jednotlivých tabulek. Dobrým příkladem mohou být objednávky, náhradní díly
nebo třeba videotéka. Access 2000 je relační databáze, což znamená, že data
jsou uložena do několika provázaných tabulek.

Nejjednodušší formy databází (flat file) uchovávají veškeré informace v jediné
tabulce, a to má často za následek několikanásobné opakování stejných údajů.
Pokud si však dobře rozvrhnete, která data souvisí s jinými, a umístíte
například adresy do jedné tabulky a podrobnosti týkající se dané položky do
jiné, můžete významně zvýšit rychlost zadávání dat. Zároveň tak snížíte
velikost souborů.


První kroky

Nyní vám pomůžeme vytvořit jednoduchou databázi zásob. Ta umožní sledování
produktů, dodavatelů a zákazníků při použití tří tabulek provázaných
odpovídajícími relacemi. Samozřejmě že můžete k urychlení práce použít průvodce
a šablony, my vám však ukážeme, jak vytvořit jednoduchou databázi úplně od
začátku. Tak se pokusíme prezentovat možnosti použití Accessu 2000.

1. Spusťte Access, vyberte možnost "Prázdná databáze Microsoft Access" a
klikněte na OK. V dalším okně pojmenujte soubor, v našem případě Sklad.mdb, a
potvrďte tlačítkem "Vytvořit". Poté se zobrazí základní okno databáze.


2. Nejprve musíte vytvořit tabulku, která bude uchovávat záznamy. Srdcem té
vaší bude seznam produktů s množstvím a cenou. Po kliknutí na položku "Vytvořit
tabulku v návrhovém zobrazení" se zobrazí návrhové okno, které se hodně podobá
tabulkovému kalkulátoru.

3. V tabulce určujete název pole a vybíráte datový typ uchovávaných informací
(text, číslo, ano/ne nebo datum/čas...), přičemž nejflexibilnějším datovým
typem je text. Často se vám ale bude stávat, že budete nuceni omezit typ
vkládaných dat (například při zadávání ceny). Datový typ vyberte kliknutím na
šipku rozbalovací nabídky v pravém rohu sloupce Datový typ. Další vlastnosti
nastavte ve spodní části okna. Můžete zde například omezit počet znaků u
textového typu nebo určit jaká bude výchozí hodnota pole.

Poslední sloupec Popis slouží k uložení dodatečných informací o položce. To se
zvláště hodí v případě, že máte několik podobných polí.

4. V tabulce s produkty vytvořte tři pole s názvy Produkt, Množství a Cena a
nastavte tyto vlastnosti polí:

Produkt Datový typ: text; Velikost pole: 50; Titulek: Produkt

Množství Datový typ: číslo; Velikost pole: dlouhé celé číslo; Formát: obecné
číslo; Počet desetinných míst: 0; Titulek: Množství

Cena Datový typ: číslo ; Velikost pole: celé číslo; Formát: měna; Počet
desetinných míst: automatický; Titulek: Cena

Uložte tabulku pod názvem Produkty. Program se vás zeptá, zda chcete vložit
primární klíč, který je nutný pro definování relací mezi tabulkami. Jelikož
potřebujete vytvořit relace mezi tabulkami, potvrďte kliknutím na "Ano", a
Access automaticky vloží do tabulky další pole nazvané ID.

5. Nyní vytvořte stejným způsobem tabulky pro dodavatele a zákazníky. U
dodavatele vložte pole: Dodavatel; Adresa 1; Adresa 2; Město; PSČ a Telefon
dodavatele. Všechna tato pole budou textová a tabulku uložte s názvem
Dodavatel. Totéž udělejte v poslední tabulce pro zákazníky. Zde pouze změníte
název polí Dodavatel a Telefon dodavatele na Zákazník a Telefon zákazníka.

6. Po uložení se vraťte v návrhovém zobrazení do tabulky Produkty, kde budete
vkládat poslední pole pro dodavatele. Nazvěte jej Dodavatel a v datovém typu
vyberte položku "průvodce vyhledáváním...". Otevře se průvodce, který vám
nabídne dvě možnosti vyhledávacího pole. Vyberte možnost "Hodnoty pro
vyhledávací sloupec načíst z tabulky nebo dotazu", a po potvrzení vyberte
tabulku Dodavatel. Potvrďte volbu a v dalším okně vyberte sloupec Dodavatel.
Následující okna pouze potvrďte s přednastavenými hodnotami. Access automaticky
přejmenuje název pole na ID. V tomto případě vraťte název na původní hodnotu
Dodavatel.


Vytváření relací

Jak jsme se již na začátku nastínili, je hlavní výhodou relační databáze
odstranění množství opakujících se informací. Ty mohou být uloženy v
samostatných tabulkách (např. jeden dodavatel může mít více produktů).
Odstraníte tak zdlouhavé zadávání stále stejných informací a zjednodušíte změny
těchto údajů. V našem případě máme relace mezi tabulkami již vytvořené pomocí
průvodce. Proto vám pouze ukážeme, jak provázat informace v tabulce s produkty
s tabulkou dodavatelů bez pomoci průvodce.

1. Spojení mezi tabulkami vytváříte v okně pro tvorbu relací (základní nabídka
"Nástroje"/"Relace").

2. Dalším krokem je výběr tabulek, které mají být provázány. Kliknutím na ikonu
Přidat tabulku zobrazíte dialogové okno se všemi tabulkami. Vyberte tabulky
Produkty a Dodavatel a potvrďte tlačítkem "Přidat".

3. Pro ukázku nastavení relací vyberte z tabulky Dodavatel položku Dodavatel a
přetáhněte ji do tabulky Produkty. Tak se dostanete do dialogového okna pro
úpravu relací mezi tabulkami, kde můžete nastavit všechny vlastnosti provázání.


Formuláře

Většina uživatelů uvidí z vaší databáze pouze formuláře pro vkládání dat a
dotazů. Správný návrh formuláře umožňuje pracovat s databází co možná
nejjednodušeji.

1. Pro tvorbu formuláře klikněte na tlačítko "Formuláře" na levé straně
databázového okna. V okně se zobrazí dvě možnosti; jedna umožní vytvoření
formuláře pomocí průvodce a druhá tvorbu v návrhovém zobrazení. Jelikož my již
máme základní pole vytvořená, ukážeme si nejjednodušší způsob tvorby formuláře,
který budete později modifikovat.

2. V průvodci formulářem vyberte tabulku Produkty z nabídky Tabulky či dotazy a
pomocí šipky přesuňte pole Produkt, Množství, Cena a dodavatel z části Dostupná
pole do Vybraná pole.

3. Průvodce se vás dále zeptá, jaké rozvržení má mít formulář. Pro zobrazení
jednoho záznamu vyberte možnost Sloupce.

4. V následujícím okně můžete vybrat styl formuláře (v našem případě
Mezinárodní, ale k dispozici je kterýkoli z dalších stylů Accessu 2000).

5. Nakonec zvolte název pro formulář Produkty. Ujistěte se, že je zaškrtnut
výběr Upravit návrh formuláře, a klikněte na tlačítko "Dokončit".

6. V návrhovém okně databáze se vám zobrazí hotový formulář se záhlavím,
zápatím a panelem nástrojů s ovládacími prvky formuláře. V dalším kroku budete
přidávat název, měnit zarovnání u dvou polí a vkládat makro, které bude
otevírat další formulář.

7. Vytvořte si prostor pro vložení názvu odtažením lišty Tělo asi o 1 cm od
lišty Záhlaví formuláře. Ze Soupravy nástrojů vyberte ikonu "Popisek" a
zatáhněte myší v prostoru mezi lištami. Do vzniklého popisku napište název
"Výběr produktů" nebo cokoli vhodnějšího.

Následně změňte zarovnání písma v poli Množství a Cena, protože předvolené
zarovnávání umístí text napravo. Klikněte pravým tlačítkem myši na každé pole a
vyberte volbu "Vlastnosti". V záložce "Formátové"/"Zarovnání textu" zvolíte
možnost vlevo.

8. Nyní chceme, aby se na dvojité kliknutí v poli Dodavatel otevřel formulář s
detaily. Dříve než tak učiníte, musíte vytvořit formulář pro tabulku
dodavatelů. Vytvořte jej pomocí výše uvedených kroků 1 až 5 a vložte do něj
všechna pole z dodavatelské tabulky kromě ID.

9. Znovu otevřete návrhové okno formuláře Produkty a klikněte pravým tlačítkem
myši na pole Dodavatel. Vyberte položku "Sestavit událost"/"Tvůrce maker"
(makra lze využít k vytvoření celého komplexu událostí vyvolaných například
poklepnutím nebo pouhým výběrem pole).

Po otevření tvůrce maker budete dotázáni na název; nazvěte jej například
Otevřít Formulář. Dále vyberte ve sloupci Akce položku "OtevřítFormulář" a pro
tuto akci nastavte Argumenty akce na hodnoty: Název formuláře Dodavatel;
Zobrazit formulář; Režim okna normální.

Pokud se vám po uložení makra otevírá formulář na pouhé kliknutí nebo na vstup
do pole, klikněte pravým tlačítkem myši do tohoto pole a zvolte položku
"Vlastnosti". Ujistěte se, že na záložce "Událostní" v poli "Při poklepnutí"
máte vybráno makro Otevři Formulář. Při správném nastavení se pak na poklepnutí
v poli Dodavatel otevře formulář s dodavateli.


Poslední úpravy

Celou databázi již máme skoro dokončenou. V posledních krocích vytvoříme
formulář pro tabulku zákazníků, s propojením do tabulky produktů, a přepínací
okno k co nejjednoduššímu ovládání různých částí databáze. Přepínací okno, jak
sám název naznačuje, zpřístupňuje na stisknutí tlačítka různé formuláře a
dotazy obsažené ve vaší databázi, a vytváří tak front-end vaší aplikace.

1. Nejprve vytvoříme relaci mezi tabulkou produktů a zákazníků. Otevřete
tabulku Zákazníci v návrhovém zobrazení a vložte do ní nové pole s názvem
Produkty. Ve sloupci Datový typ vyberte "průvodce vyhledáváním" a v
následujícím procesu z tabulky Produkty zvolte položku "Produkt".

2. V dalším kroku vytvoříte pomocí průvodce formulář pro tabulku Zákazníci (viz
předchozí kapitola). Do hotového formuláře v návrhovém zobrazení vložte pole
Produkty, a přes pravé tlačítko myši "Sestavit událost"/"Tvůrce maker" se
dostanete do návrhu makra. Nazvěte jej "Otevřít Formulář 2" a znovu vyberte ve
sloupci Akci položku "Otevřít Formulář". Tentokrát ale budeme otevírat formulář
Produkty. Ještě zkontrolujte nastavení akce tohoto pole. Znovu přes pravé
tlačítko myši v poli vyberte "Vlastnosti" záložku "Událostní"/"Při poklepnutí"
a zde "Otevřít Formulář 2".

3. Nyní máte tři provázané tabulky a formuláře, které mohou zobrazovat
informace o produktech, zákaznících a dodavatelích. Nakonec vytvoříte přepínací
panel, jehož tlačítka pro spouštění formulářů budou pomáhat uživatelům při
práci s databází.

Přes příkaz hlavní nabídky "Nástroje"/ "Správa databáze"/"Správce přepínacích
panelů" spustíte průvodce. Budete dotázáni, zda chcete vytvořit přepínací
panel. Klikněte na "Ano" a poté se vám zobrazí Správce přepínacích panelů.

4. Abyste mohli přidávat položky do přepínacího panelu, klikněte na "Upravit".
Nejprve ze všeho zvolte nové jméno svého přepínacího panelu (v našem případě
Univerzální produkty). Pak přidejte další položky přes tlačítko "Nový". Zadejte
název každé z nich (jako například Otevři formulář Zákazníci) a potom vyberte z
řádky Příkaz funkci Otevřít formulář v režimu přidávání. Ve spodní části okna
nakonec zvolte formulář, který si přejete otevřít.

5. Tímto způsobem můžete vytvořit celou řadu přepínacích panelů. Můžete tak
například vytvořit rozhraní, které otevírá i několik databází. V našem případě
klikněte na tlačítko "Zavřít" a pak poklepejte na položku přepínacího panelu v
okně databáze. Zobrazí se formulář vytvořený Accessem 2000, který si můžete
následně přizpůsobit stejným způsobem jako ostatní formuláře.


Export dat na web

Podpora internetového rozhraní je součástí Accessu již od verze 97. Navíc ve
verzi 2000 poskytuje velice užitečnou funkci datové stránky (data access page).
Data do vašich databází tak mohou být v síti vkládána a aktualizována
prostřednictvím MSIE 5.0, bez nutnosti instalace Accessu na stanici .

1. Chcete-li zahájit práci na datové stránce, klikněte na tlačítko "Stránky" v
hlavním ovládacím okně databáze. Zobrazí se vám tři tlačítka s volbami
"Vytvořit datovou stránku v návrhovém zobrazení", "Vytvořit datovou stránku
pomocí průvodce" nebo "Upravit existující stránku WWW".

2. Stejně jako u dříve vytvořených formulářů, budeme vytvářet základní on-line
databázi v průvodci, a následně pomocí návrhových nástrojů Accessu 2000
upravíme její vzhled. Nejprve poklepejte na položku "Vytvořit datovou stránku
pomocí průvodce".

3. Vyberte tabulku Produkty z nabídky Tabulky či dotazy v Průvodci stránkou a
potom přesuňte všechna pole, kromě ID, do části Vybraná pole a klikněte na
"Další".

4. Průvodce se vás zeptá, zda chcete vytvořit úrovně seskupení. Skupina se
skládá ze zástupců databázových objektů (jako např. tabulky, formuláře a
dotazy), které mohou být užitečné, když chcete uchovávat dohromady související
objekty například všechny formuláře, tabulky a makra vztahující se k
zákazníkům. Avšak vytvoření úrovní seskupení na vaší webovské stránce způsobí,
že stránka bude dostupná pouze pro čtení. V našem případě jednoduše klikněte na
"Další".

5. Následně budete nastavovat řazení záznamů. Ty je možno řadit ve vzestupném
nebo sestupném abecedním pořadí na základě až 4 polí. U naší databáze
zajistěte, aby pořadí polí bylo Produkt, Množství, Cena a Dodavatel.

6. Průvodce stránkou je nyní kompletně připraven převzít pole a záznamy za
účelem jejich exportu do formátu vhodného pro internet. V konečné fázi dejte
své stránce jméno (například Produkty) a zaškrtněte volby "Upravit návrh
stránky" a "Chcete použít pro stránku nějaký motiv". Průvodce vás vyzve, abyste
si vybrali motiv, a poté vše uloží jako HTML soubor.

Návrhy on-line stran a jejich publikování

Poté, co jste vytvořili základní databázi vhodnou pro internet, je dalším
krokem její přizpůsobení tak, aby vypadala co nejpřitažlivěji.

1. Po odkliknutí na tlačítko "Dokončit", se otevře návrh datové stránky, kde je
velice jednoduché měnit design stránky. Máte zde k dispozici celou řadu
nástrojů pro přidávání komponent do stránky a ke změně jejího uspořádání.

2. Prvním krokem při modifikaci návrhu stránky je změna názvu. Klikněte do
místa pro titulek a změňte název na "Univerzální produkty" (nebo cokoli
vhodnějšího). V nabídce pravého tlačítka myši vyberte "Vlastnosti" a změňte
formát písma podle svých představ (barvu, velikost...).

3. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na stránku zvolte "Vybrat vše". Znovu
klikněte pravým tlačítkem a vyberte "Vlastnosti". Nyní můžete změnit
charakteristiky celé stránky, jako třeba obrázek na pozadí (BackgroundImage).

Pokud je zarovnání textu u polí nastaveno na vpravo, vyberte postupně každé z
polí a pomocí pravého tlačítka myši změňte vlastnosti u "TextAlign" na "Left",
a poté vše uložte. Nyní si můžete v prohlížeči prohlédnout hotovou funkční
stránku.

4. Ostatní tabulky je možné převést do internetového formátu podobným způsobem.
Aby bylo možné publikovat vaši databázi prostřednictvím sítě, musíte umístit
databázi Accessu 2000 na sdílený počítač.

Nejjednodušší způsob, jak publikovat soubor na internetu, je uložit jej do
webovské složky (na vašem web-serveru). Pokud nemáte přístup k web-serveru
zapojenému do sítě, je třeba mít na vašem počítači nainstalován Microsoft
Personal Web Server. V případě že disponujete právy k přístupu, zkopírujte HTML
a ostatní soubory (obrázky, databázi Access 2000) do kořenového adresáře vašeho
web-serveru. Pak stačí napsat IP adresu nebo jméno domény serveru a budete mít
přístup k databázi, a dokonce budete moci třídit a zadávat informace
prostřednictvím prohlížeče MS Internet Explorer 5.0.


Závěrem

Snažili jsme se vám představit tvorbu databází pomocí Accessu 2000. Ukázali
jsme základy postupů pro tvorbu tabulek a návrh formulářů, ale dotkli jsme se i
složitějších problémů, například exportování vašich finálních dat na web.

Důvod, proč jsme se zaměřili na Access 2000, je jednoduchý. Je součástí
relativně všudypřítomného balíku MS Office, a mimo to také nabízí snadno
použitelné rozhraní. Navíc, pokud umíte využívat jazyk MS Visual Basic, pak
máte nástroj k vytváření velice sofistikovaných aplikací, které mohou být
sdíleny řadou uživatelů. Access tak může být hybnou silou vašich dat a získáte
v něm významného pomocníka vašich rozšiřujích se podnikatelských aktivit.




Deset tipů pro využití Accessu 2000

1. Přimějte Access, aby pracoval takovým způsobem, na jaký jste zvyklí vy.
Stejně jako u ostatních produktů MS Office 2000 si i zde můžete nastavit panely
nástrojů a nabídek podle vlastních potřeb a zvyklostí.

2. Zrychlete svoji práci pomocí Oblíbených položek. Jakoukoli databázi aplikace
Microsoft Access můžete přidat do složky "Oblíbené položky". Tak si při dalším
otevření databáze již nemusíte pamatovat cestu k souboru. Pokud nemáte
zobrazený panel nástrojů "Síť WWW", lehce ho otevřete pomocí nabídky "Zobrazit"
/ "Panely nástrojů", a poté klepněte na příkaz "Síť WWW". Databázi pak vložíte
do oblíbených položek pomocí příkazu "Přidat k oblíbeným položkám".

3. Udržujte svou databázi komprimovanou. Provádějte komprimaci databáze v
pravidelných intervalech. Zajistíte tak optimální výkon vaší aplikace.
Komprimaci spustíte z nabídky "Nástroje" / "Správa databáze" / "Zkomprimovat a
opravit databázi".

4. Používejte analyzátor výkonu databáze. Pomůže vám navrhnout takovou
strukturu databáze, která bude nejvíce odpovídat vašim potřebám. Najdete jej v
nabídce "Nástroje" / "Analýza" / "Výkon"

5. Ověřujte správnost zadaných dat. Pokud má mnoho lidí používat vaši databázi
a v určitých polích se opakuje jedinečný typ informací, používejte Ověřovací
pravidla (Ověřovací text ve vlastnostech). Omezíte tak chybovost při zadávání
dat.

6. Používejte automatický korektor chyb. Urychlíte práci sobě i uživatelům tím,
že použijete automatickou korekci ke změně chybných zkratek a typografických
chyb. Tento pomocník je v nabídce "Nástroje" / "Automatické opravy..."

7. Pracujte s exkluzivními právy. Pokud sdílíte databázi v rámci sítě, omezte v
případě servisního zásahu přístup uživatelů do databáze. Pro danou databázi
zaškrtněte volbu Výchozí režim na "Výhradní přístup" ("Nástroje" / "Možnosti"
záložka Upřesnit).

8. Zjednodušte své formuláře. Formuláře by měly být tak jednoduché, jak je to
jen možné. Zajistěte, aby pořadí přístupu pomocí klávesy TAB do polí bylo co
možná nejlogičtější. Důležité je i uspořádání polí, jejich spojitost a množství.

9. Sdílejte soubory pomocí NetMeeting. Pokud navrhujete databázi spolu s týmem
programátorů, používejte Access 2000 zároveň s NetMeetingem pro spolupráci a
komunikaci při vývoji aplikace.

10. Zabezpečte svou databázi. To je zvláště důležité, pokud budou mít uživatelé
přístup k vašim datům, ať již na samostatném počítači nebo prostřednictvím
sítě. Chraňte své informace nastavením hesla databáze ("Nástroje" /
"Zabezpečení" / "Heslo databáze")




Dynamické webovské stránky s Acessem

Tvorba datových stran pomocí Accessu 2000 je pravděpodobně nejjednodušší
cestou, jak sdílet vaše data prostřednictvím sítě. Snad jediným omezením je, že
databázi mohou sdílet pouze uživatelé, jež mají nainstalovaný MS Internet
Explorer 5.0.

Cesta ke vzniku skutečných dynamických stran při použití accessovské databáze
vede přes HTML generované serverem. WWW server čte nebo analyzuje informace a
následně pak vytváří webovou stránku na základě vybraných dat. Takto zpracované
informace jsou generovány do read-only webovských stran, které mohou být
zobrazeny ve většině internetových prohlížečů.

Access 2000 podporuje dvě normy dynamických stran. Jsou jimi ASP (Active Server
Pages) a IDC/HTX, přičemž ASP se stává z těchto dvou formátů stále více
užívanější. ASP používá skripty linkované do databáze a tagy, které správně
formátují stránku jakmile jsou data vybrána. Normu IDC/HTX lze rozdělit do dvou
částí. Na IDC textový soubor, jenž obsahuje informace o připojení do databáze,
a HTX soubor, kde HTML šablona řídí způsob zobrazení informací.

Zatímco datové stránky mohou být zpracovávány na libovolném počítači na kterém
pracuje Access, musejí být soubory ASP a IDC/HTX publikovány WWW serverem. To
znamená, že skripty mohou být prováděny v adresáři umístěném do kořenového
adresáře WWW serveru (např. \Webshare\Wwwroot u Personal Web Serveru nebo
\Inetpub\Wwwroot u Internet Information Serveru. Databáze musí být také na
serveru registrovaná. To aby aplikace (prohlížeče) mohly přistupovat k
informacím z databází, které podporují protokol ODBC (Open Database
Connectivity).

Ačkoli jsou popsané formáty složitější, mají řadu předností. Umožňují třeba
vytváření sofistikovanějších webových stránek, postavených na databázích.
Takové stránky tak mohou být dynamicky generovány z neustále aktualizovaných
databází.