Upevněný standard

Adobe Acrobat 8 Professional CZ Ukládání formulářových dat? Žádný problém!



Se zájmem sledujeme, jak téměř všechny programy mohutní, stávají se obsažnějšími, univerzálnějšími (občas dokonce dokonalejšími i dostupnějšími zároveň). Softwarový business je přitom nejlepší ekonomickou laboratoří: produkty složeny ze základních a přidaných (mnohdy naprosto zbytečných) funkcí poskytují neužitečné benefity a různé verze jsou jemně cenově diverzifikované.
Adobe Acrobat je pojem, s nímž se nutně setká většina uživatelů internetu a je dobrým příkladem právě takového produktu. K popularitě jeho PDF formátu před pár lety přispělo vyhledávání dokumentů pomocí Googlu a velká obliba u právních, obchodních a úředních dokumentů. Za úspěchem formátu PDF (na rozdíl od mnoha jiných) stojí jeho věrnost tištěné variantě, naprostá nezávislost na zdrojových programech, dostatečná šíře dat pro DTP a spolehlivá ochrana před svévolnými úpravami. Je digitální, levně archivovatelnou alternativou tisku na papír (konečně tvorba PDF probíhá převážně zasíláním dokumentů na tiskový driver).
Adobe Acrobat disponuje dobrou škálou verzí od Acrobat Readeru přes Elements, Standard až k Professional a 3D. Ten poslední využijí technici a architekti pracující s prostorovými návrhy (měl by být dostupný v březnu). Acrobat Professional se využívá jak v DTP procesech, tak pro publikace optimalizovaných dokumentů a interaktivních formulářů určených zákazníkům. Verze Standard zvládne nejdůležitější úkoly ve střední a menší firmě, zatímco Acrobat Elements využívají zejména společnosti s mnoha zaměstnanci pro rutinní práci. Zdarma poskytovaný Acrobat Reader hrál donedávna v práci s dokumenty spíše pasivní roli: sloužil pro prohlížení a tisk dokumentů. Nyní přišla zásadní změna: pokud je dokument vytvořený programem Acrobat Professional a patřičně nastaven, lze i zdarma dostupný Acrobat Reader 8 použít pro ukládání vyplněných formulářů, sdílení poznámek a korektur s jinými osobami.

Acrobat Reader

Před časem jsem se s takřka zoufalou urputností pokoušel vyřešit problém češtiny formulářových polí v Acrobat Readeru 6. Je známá věc, že komplikované pořízení písemné objednávky sníží úspěšnost prodeje. Mnoho lidí si vyplňování spojuje se silnou úzkostí a tady pak krachuje nejeden obchod. PDF bez interaktivních formulářů sice umožní závaznou objednávku vytisknout, ale pak následuje strastiplná anabáze počítání, vyplňování a faxování, s horší čitelností se navíc objevuje více chyb. Možnost vyplnit formulář s automatickými součty na počítači, uložit ho jako předlohu a zaslat e-mailem představuje zjednodušení vedoucí k úspěchu. Nepodařilo se mi najít vhodný program umožňující zachovat v dokumentu PDF vyplněná data, komplikovaný byl i způsob, jak přinutit formuláře Acrobat Readeru 6 k českým znakům (jedinou cestou bylo vytvoření vlastního fontu s diakritikou). Acrobat Professional 8 sice také neumožní použít diakritiku ve formulářích stále rozšířené starší verze Readeru, ale další výhody nové verze značně zesilují důvod, proč by si zákazník měl verzi 8 pořídit.
Acrobat Reader 8 je již lokalizovaný, je k dispozici pro Windows 2000, XP a Mac OS X. Instalace sice zabírá takřka 30 MB, ale program nebudí dojem složitosti a i jeho start je rychlý. Nový Acrobat umí ukládat formulářová data! Mnohem lépe než předchozí verze je vybaven pro poznámky a dokáže provádět barevně odlišené korektury textu (pokud byl originální dokument pro tuto možnost nastaven). Vložení textu je přehledné, liší se od poznámek a vysvětlivek a samotný text může pracovník snadno sejmout do schránky a přenést do DTP programu.

Adobe Acrobat 8 Professional

Příjemně mě překvapila rychlost, jakou se program spustí. Řada vylepšení, o nichž byla řeč u Readeru, je samozřejmě součástí i profesionální verze. Máte zde nalepovací lístečky, symbol pro vložení textu, přepis, razítka s vysvětlivkou. Stejně rychle lze pořídit a vložit zvukovou poznámku. Horší to je již s objemem RAM, kterou zabírá (a stránkováním paměti se výrazně zpomaluje). Program má přehlednější uživatelské prostředí, ale stále bude pro laiky z řad referentů a manažerů poměrně komplikovaný. (Seznámení se základními funkcemi, bohatým anotačním aparátem, využitím sdílení dat, tvorbou formulářů a optimalizací dokumentů může trvat zhruba dva dny.)
Další novinkou je snadné sloučení více dokumentů do jednoho PDF balíčku (alternativně jednoho dokumentu). Balíček je obdobou desek s nabídkovými materiály, archivem verzí vzniku dokumentu nebo třeba souhrnem závazných právních dokumentů a řady příloh. Je mnohem příjemnější samostatně otevírat patřičně zařazené dokumenty, než je vyhledávat v adresářích či prohledávat mnohastránkové texty.
Dokumenty lze generovat jak "tiskem" (použitím tiskového driveru), tak z kancelářských aplikací, případně hromadným převodem. Publikace většího objemu dokumentů může značně vytížit osobní počítač a je proto vhodné v případě potřeby posílit jeho výkon (a paměť).
Program umožňuje generovat PDF stránky z webu pouhým zadáním internetové adresy. Výsledek však nebývá spolehlivý a je lepší použít "tisk do PDF" a následné uložení dokumentu na disk. Je to však funkce velmi vítaná ve chvíli, kdy prohledáváte internet, hledáte zajímavé náměty či informace, nebo si chcete uložit na disk internetovou objednávku či platbu.
Součástí instalace je nová aplikace Acrobat Connect, která pomocí rozhraní ve formátu Flash nabízí sdílení dokumentů v reálném čase, konference nebo chaty.
Mnozí z DTP uživatelů nyní ocení dokonalý přehled a kontrolu nad strukturou dokumentu. Zmíněné sdílení dokumentu s dokonalými korekturami a poznámkami lze realizovat jak pomocí Microsoft Share Point, popř. jiné webové služby, tak i pomocí běžné síťové složky.

LiveCycle Designer

Samostatnou kapitolou je tvorba formulářů. Jak jsem již připomněl, je ohromný rozdíl mezi vyplňováním formuláře ručně, nebo na počítači. Připravujete-li takový formulář, interaktivní pole můžete vkládat přímo v Acrobatu, nebo můžete použít speciální aplikaci LiveCycle Designer. Zde je k dispozici také řada šablon, z nich lze při tvorbě formulářů vycházet. Můžete rovněž použít automatickou tvorbu z předlohy, ať je jí MS Excel, MS Word nebo tištěný formulář (aplikace disponuje OCR programem i v češtině). Tato funkce jistě pomůže k bleskurychlému převodu mnoha firemních dokumentů do elektronické podoby.
Program LiveCycle Designer není náročný na ovládání, lze do něho vkládat i grafické prvky (např. obrázky, logo firmy, čárový kód) a dále tlačítko, kterým bude obsah dokumentu (ve formátu XML) odeslán e-mailem. Na straně příjemce pak lze údaje načíst do databáze nebo Microsoft Excelu. Výhodou formulářů je i jejich interaktivita možnost součtů a omezení vložených údajů (čísla, text, datum).
V době, kdy mnohé kancelářské programy bobtnají nad všechny meze, je funkční přiměřenost potřebám uživatelů a zdokonalování Readeru poskytovaného zdarma skutečně přínosem. Nová verze Adobe Acrobatu si zaslouží pozornost nejen proto, že inovací Readeru stoupla hodnota editorů, ale také proto, že se tyto aplikace staly užitečnějšími a použitelnějšími jak ve vnitrofiremní praxi, tak i pro komunikaci se zákazníky. Hlavní přínos tedy vidím v možnosti sdílení dokumentů a použití anotačních nástrojů. Výhodné je ukládání formulářů, zasílání obsahu zpracovateli. Bez problémů funguje čeština, stabilita programu je také dobrá (během dvou dnů práce mi spadl jedenkrát). Znatelnou nevýhodou je alokace paměti a prostředků operačního systému. Produkty řady Acrobat představují silné nástroje pro řešení řady firemních procesů. Jsou bezesporu standardem, přesto že uživatelé často znají jen zlomek jeho možností.

Adobe Acrobat 8 Professional CZ

vylepšené uživatelské prostředí
ukládání změn formulářů Acrobat Readeru
sdílení dokumentů a anotací
anotační aparát
značné nároky na paměť
K recenzi poskytla firma: Adobe Systems Inc., www.adobe.cz
Cena: 18 750 Kč (bez DPH)