Vytvořte v Excelu upozornění a odešlete ho pomocí makra - 3,.díl

Předcházející díl

Myslíte, že Excel dokáže odesílat varování? Ano, dokáže, ale pouze omezeně. Excel nedokáže automaticky poslat varování e-mailem, proto si musíte k tomuto účelu vytvořit v editoru jazyka Visual Basic makro, tuto operaci zvládne. Navíc takové připomínání funguje pouze tehdy, pokud je Excel spuštěný. 

Vytváření upozornění v Excelu pomocí funkce podmíněného formátování

Nyní budeme pomocí funkce podmíněného formátování zjišťovat, které faktury je třeba zaplatit neprodleně.

1. Označte oblast buněk E5:E34 a následně klepněte do nabídky Domů > Podmíněné formátování > Nové pravidlo.

2. V dialogovém okně Nové pravidlo formátování vyberte v poli Vybrat typ pravidla druhou možnost s popisem Formátovat pouze buňky obsahující.

3. V sekci Upravit popis pravidla pak pod textem Formátovat pouze buňky obsahující: vyberte z rozevíracího pole možnost Určitý text, ze druhého rozevíracího pole pak položku obsahuje a do třetího pole pak zadejte velkými písmeny výraz DUE NOW.

4. Dále v sekci Náhled: stiskněte tlačítko Formát…

5. Zobrazí se dialogové okno Formát buněk. Zde v rozevíracím poli Podtržení: vyberte položku Žádné.

6. V sekci Efekty se ujistěte, že nemáte zaškrtnuto ani vyčerněno žádné políčko.

7. Klepněte na šipku, která se nachází vedle pole s popiskem Automatická a z palety barev vyberte libovolnou barvu (například červenou). Všimněte si, že se po výběru barvy popisek Automatická zmizí a namísto něj se pole vybarví vybranou barvou.

8. V poli Řez písma:, které se nachází na rozevírací nabídkou Automatická/Barva, vyberte položku Tučné, a nakonec veškerá nastavení potvrďte stiskem tlačítka OK.

Nyní se podívejte dolů do sloupce E Alert Cardinal # k dnešnímu datu (v našem případě se jedná o řádek 31 s datem February 27^th (27. února)), kde záhy uvidíte v buňce E31 slova DUE NOW psaná červeně a tučně. Zítra se pak slova DUE NOW objeví v řádku 32, který odpovídá zítřejšímu datu February 28^th (28. února).

Poznámka: Pokud dáváte přednost pořadovým číslům, pak postupujte přesně stejně až na to, že vás bude zajímat sloupec F s popiskem Alert Ordinal #, jedná se tedy o rozsah buněk F5:F34.

Ano, zní a vypadá to všechno to dobře, ale pouze pokud vám nevadí, že na upozornění s platbami faktur či účtů čekáte až do úplně posledního dne. TO nemusí být vždy ideální, a proto si vytvořme vzorec, který nás na platbu upozorní o několik dní dříve.

Je to neuvěřitelně snadné. V buňce A1 se nachází vzorec =DNES() a Excel zde vrací jako výstup dnešní datum. Stiskem klávesy F2 se přepněte do režimu úpravy obsahu buňky A1 a na konec vzorce přidejte řetězec +4. Vzorec pak bude vypadat takto: =DNES()+4.

Všimněte si, že Excel pozná, že přičtením čtyř dnů k datu Feb 27^th (27. únor) se datum posune na March 3^rd (3. březen), a o i přesto, že pracujeme s čísly dní, a ne se dny v měsíci. Jinak by se provedl prostý součet 27 + 4, což je 31, ale to je v tomto případě chybný výsledek. Že je ten Excel docela chytrý program? Díky tomu nyní budete upozorněni o čtyři dny dříve, než bude třeba faktury či vaše účty skutečně zaplatit.

Pokračování