Online služba Google Docs umožňuje prohlížet, tvořit i editovat dokumenty kompatibilní s mnoha známými platformami včetně Microsoft Office, LibreOffice (OpenOffice) nebo Apple iWork. Podporuje taktéž oblíbený formát PDF, poradí si s komprimovanými soubory a některými dalšími formáty. Balík je navíc rozšiřitelný o volitelné bezplatné moduly dostupné v online obchodě Webstore a disponuje také podporou pro mobilní zařízení.
Nespornou výhodou balíku je jeho propojení s ostatními poměrně populárními službami z produkce společnosti Google, jako je cloudové úložiště Google Drive nebo freemail Gmail. Google Docs je celý vystavěn jako webová služba, z čehož plyne několik zásadních důsledků.
Předně není nutné instalovat žádného lokálního klienta, veškerá práce probíhá skrze webový prohlížeč představující pouze uživatelské rozhraní (tedy jakýsi frontend), tedy celá služba klade minimální nároky na výpočetní zdroje klientských stanic. Vzhledem k propojení s úložným prostorem Google Drive navíc není nutné dokumenty ukládat lokálně.
Další poměrně propracovanou vlastností, již ocení především firemní uživatelé, je možnost spolupráce na dokumentu v reálném čase s přidanou hodnotou v podobě vestavěného chatu a graficky přehledně oddělených částí vymezujících sekce editované jednotlivými uživateli. Sdílení dokumentu je pak realizováno buď odesláním dokumentu vybraným uživatelům prostřednictvím e-mailu, či pouhým sdílením odkazu na dokument fyzicky uložený v Google Drive.
Suma sumárum, Google Docs představuje poměrně komplexní webovou službu, která je zdarma dostupná skrze webový prohlížeč a nabídne množství funkcí a nástrojů, jež lze bez nadsázky pohodlně využít pro seriózní práci. Ačkoliv nabízí balík také možnost práce s tabulkami, prezentacemi, kresbami a dalšími formami dokumentů, v našem workshopu se zaměříme předně na nástroj Dokumenty představující alternativu k mainstreamovým programům jako Microsoft Office Word, LibreOffice Writer nebo Apple iWorks Pages.
Pakliže jste již někdy tvořili či editovali dokumenty v Google Docs, pravděpodobně jste při dlouhodobější práci narazili na některé nepříjemnosti, či vám chyběly funkce plnohodnotných desktopových nástrojů. Přejete si při práci s dokumenty redukovat počet otevřených karet? Chybí vám korekce gramatiky nebo automatické doplňování textu? V následujících tipech se pokusíme posunout pohodlnost práce s dokumenty v Google Docs posunout o několik úrovní výše.
Rychlé vkládání často opakovaného textu
Některé desktopové textové editory integrují podporu automatického doplňování slov či frází, jako je například jméno firmy, e-maily a podobné údaje. Pakliže integrovaná funkce chybí, setkáte se alespoň s podporou plug-inů, jež funkci dodají. Google Docs podobnou leč omezenou funkci taktéž podporuje.
Uvažme příklad učitele, který při tvorbě studentských skript často používá frázi „další informace viz Google“. Aby si ušetřil čas, může frázi uložit a vyvolat její zápis pomocí stisku několika málo kláves. Pro uložení libovolné fráze otevřete nový dokument (Vytvořit -> Dokument)
a v menu Nástroje zvolte Nastavení. Zobrazí se vám tabulka s několika přednastavenými hodnotami. V levém sloupci je seznam výrazů pro nahrazení, v pravém pak výsledná fráze. Zapište svou zkratku i frázi na první volný řádek (v našem příkladu zvolme například zkratku „divg“ a frázi „další informace viz Google“). Ujistěte se, že je zaškrtnuta volba Automatické nahrazování, a následně klikněte na tlačítko OK.
Nyní již můžete do dokumentu zapsat vaši zkratku a poté stisknout mezerník. Zkratka se automaticky nahradí za vámi vybranou frázi.
V příštím díle se podíváme na práci s čistě textovými dokumenty, opravu gramatiky, úpravu pracovního prostoru a automatické notifikace.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU