Zaměstnanci sdílejí soubory i přes zákaz zaměstnavatele

„Problém je, že v minulosti měla technická oddělení nad daty větší kontrolu, nyní jsou však data všude,“ řekla Terri McClurová. Citovala průzkum, který koncem minulého roku provedla ESG. Na dotazníky odpovídalo 499 zaměstnanců technických oddělení z USA. Všichni z nich měli kontrolu nad správou souborů ve své společnosti.

77 % dotazovaných osob odpovědělo, že pro zaměstnance platí oficiální pravidla nebo zaměstnance „důrazně odrazují“ od používání těchto služeb. V některých společnostech používání služeb na sdílení souborů přímo zakazují.

Po dotazu, zda koncoví uživatelé ve společnosti nepovolené služby používají i přes zákaz, odpovědělo 36 % dotazovaných ano, 34 % zaměstnance z používání těchto služeb podezřívá a 28 % odpovědělo, že nevěří, že by koncoví uživatelé zákaz obcházeli. Pouhé jedno procento dotazovaných nevědělo.

McClurová řekla, že dokonce i v případech, kdy jsou zaměstnanci v používání služeb omezeni fyzicky, sítí společnosti, není vůbec neobvyklé, že se ke svým oblíbeným službám připojí přes Wi-Fi. „Neříkám, že se to děje všude, ale jeden takový záškodník může nadělat dost škody,“ doplnila.

„Tento problém musí být vyřešen,“ pokračovala McClurová. „V případě, že má váš zaměstnanec osobní účet a společnost opustí, vaše data si odnese sebou. Nikdo tomu nevěnuje příliš pozornosti,“ upozornila. „Jen málo koncových uživatelů vůbec napadne, že by data mohli smazat,“ dodala.

Trh se službami sdílení souborů online zažil během několika let prudký nárůst. Momentálním standardem pro koncové uživatele je Dropbox, převážně díky jeho jednoduchému ovládání, míní McClurová.

Téměř třetina společností v dotazníku uvedla, že má svou vlastní službu sloužící ke sdílení souborů. 22 % firem uvedlo, že nasazení vlastní služby plánuje během jednoho roku, a 11 % odpovědělo, že vlastní službu spustí během dvou let. 17 % firem o vlastní službu tohoto druhu zájem nemá.

Minulý rok provedla skupina Enterprise Strategy také test třinácti podnikových aplikací pro sdílení souborů. Nejčastější komentář koncových uživatelů byl, že „to není tak jednoduché jako Dropbox,“ řekla McClurová. Když se však uživatelé se systémem seznámili, byli překvapeni jeho pokročilými možnostmi.

„Říkali, že si uvědomují, o kolik produktivnější by mohli být díky tomu, že tyto programy toho umí o tolik víc než Dropbox,“ vysvětlila McClurová. Díky používání vlastního podnikového softwaru na sdílení souborů se omezuje využívání serverů VPN a NAS.