Zvládněte chaos v tiskových službách (1.)

Jak organizace hledají způsoby snížení nákladů a úspor finančních prostředků, mnoho z nich začíná využívat spravované tiskové služby jako jednoduchý způsob zvládnutí velkých, nedokumentovatelných, nepředvídatelných a často nadměrných ročních výdajů za tisk. Řešení spravovaného (řízeného, managed) tisku mohou snížit tiskové náklady až o 30 %. Jsou přizpůsobitelná a poskytují pružný i bezproblémový způsob zajištění tiskového hardwaru, spotřebního materiálu, servisu a podpory v rámci jednoho praktického komplexního kontraktu.

Hledáte úplně všude, jen abyste našli skryté možnosti úspor? Společnost  Procter & Gamble (P&G ) tak činí a podařilo se jí najít miliony dolarů – všechny byly ukryty v tisících tiskárnách a kopírkách, které využívá při své každodenní činnosti. Tato firma podnikající v oblasti spotřebitelského zboží objevila tyto úspory poté, co si najala smluvního partnera na správu svého rozsáhlého parku tiskových zařízení a souvisejícího spotřebního materiálu.

Využití spravovaných tiskových služeb (MPS, Managed Print Services), jak to zrealizovala výše zmíněná společnost, je cestou ke konsolidaci, centralizaci a outsourcingu správy tiskových a kopírovacích činností vykonávaných uvnitř organizace. Při měsíčních platbách poskytovateli MPS lze podle analytiků snížit náklady na tisk a kopírování o více než čtvrtinu, a to díky ekonomické výhodnosti velkoobjemového tisku a přehodnocením toho, kolik tiskáren vlastně firma ve skutečnosti potřebuje.

Od představení multifunkčních periferií byly firmy zaujaté myšlenkou konsolidace tiskáren a kopírek. Dodavatelé MPS, jako jsou například společnosti Xerox, Hewlett-Packard a další, povznesli efektivitu na ještě vyšší úroveň. Nejenom, že zefektivní operace tisku a kopírování, aby zákazníkům ušetřily peníze, ale rovněž tvrdí, že dokážou maximalizovat produktivitu zaměstnanců sledováním toho, co tento personál tiskne, kde a kdy to dělá, a potom na základě toho doporučit zlepšení pracovních postupů a procesů.

Úsporné řešení
Se 135 tisíci zaměstnanci v 80 zemích firma P&G ročně tiskne a kopíruje miliony dokumentů. Na počátku roku 2008 tyto dokumenty procházely 45 tisíci individuálních zařízení (kopírek, tiskáren, skenerů a faxů). Každé z nich přitom bylo sdíleno průměrně pouhými čtyřmi zaměstnanci.

Pobočky si navíc mohly neomezeně kupovat vlastní přístroje i spotřební materiál, což představovalo praxi, která „byla absolutně neefektivní,“ tvrdí Caroline Basynová, ředitelka služeb globálního obchodu P&G. Navrhla tedy pro všech 200 poboček své organizace outsourcing tisku prostřednictvím poskytovatele MPS. „Chtěla jsem celou tuto tiskovou flotilu spravovat, jako by to byla jedna tiskárna,“ popisuje.

Basynová zvolila službu společnosti Xerox koncem roku 2008 a v současnosti P&G pokračuje v zeštíhlující kúře svého tiskového a kopírovacího parku – z dosavadních 45 tisíc zařízení na méně než 10 tisíc. V současnosti u nich využívá každé zařízení v průměru přibližně 15 zaměstnanců. Podle údajů Xeroxu snížil P&G s dosud outsourcovanými 65 lokalitami náklady na tisk o 27 %, náklady na papír o 30 % a náklady na energii dokonce o 40 %.

Pohled analytiků
Ačkoli Basynová si původně vybrala řešení MPS především kvůli zlepšení efektivity a s cílem svou organizaci mnohem více digitalizovat, nelze úspory nákladů ignorovat. Podle Gartneru dosahují náklady na zpracování a tisk dokumentů obvykle 3 až 5 procent obratu společnosti. U P&G by v roce 2008 takové výdaje činily až 3,8 miliardy dolarů.

Kancelářské prostředí se tak stalo (se svým obrovským množstvím tiskových, kopírovacích, skenovacích a faxových zařízení) novou oblastí, kde může podnik uspořit. „Na rozdíl od mnoha částí infrastruktury, jako jsou datová centra, počítače nebo centra volání (které byly za mnoho let kvůli úsporám nákladů velmi zefektivněny) byla kancelářská prostředí s těmito typy zařízení zcela bez kontroly,“ připomíná Craig LeClair, analytik společnosti Forrester Research. „Je to obzvláště významné nyní, když se mnoho společností loučí s manažery kanceláří, kteří takové výdaje sledovali.“ Je však optimistický a považuje MPS za řešení bránící nárůstu tiskových nákladů.

Skutečný poskytovatel služeb MPS nabízí mnohem více než jen kontrakt na údržbu a výměnu inkoustu a toneru. „Je to kontrakt s dodavatelem, který vám většinou také poskytuje pokročilé poradenství,“ vysvětluje Angele Boydová, analytička společnosti IDC. Tyto organizace totiž poskytují nepřetržité sledování vašeho prostředí a vědí, jaký typ výstupu je produkován a kam jde nebo kolik různá oddělení spotřebují materiálu. „V současné ekonomické situaci jsou úspory zřejmě nejdůležitějším důvodem, proč podniky volí služby MPS a většina z nich ročně uspoří 25 až 29 procent tiskových nákladů,“ uvádí Boydová.

„Roste počet modelů tiskáren a spotřební materiál často končí jako nevyužitý nebo zastaralý. Mít velký počet zařízení při přepočtu na jednoho zaměstnance je v současném prostředí příliš značný přepych,“ dodává LeClair. „Pokud se vám podaří zkonsolidovat použití těchto zařízení ze stavu, kdy na každé z nich připadají jen tři zaměstnanci, na výsledný poměr 10 pracovníků na jeden přístroj, můžete v daném prostředí dosáhnout opravdu významných úspor.“

Společnost Rent-A-Center, podobně jako firma P&G, hledala způsob zlepšení tiskové efektivity pomocí spravovaných tiskových služeb, ale úspora nákladů byla výhodou navíc.

Zmíněný podnik má 3 100 poboček a tisk nájemních smluv a stvrzenek je pro ni nezbytný. „Nemůžeme-li tisknout, nemůžeme ani pronajímat,“ vysvětluje Jai P. Chanani, ředitel technických služeb. Vybral si firmu High Touch k tomu, aby jejich organizaci spravovala 3 400 tiskáren Hewlett-Packard s cílem zlepšit dobu provozuschopnosti. Po jednom roce projektu se odstávky tiskového vybavení podařilo téměř eliminovat.

„Máme stále stejný počet tiskáren, ale jsou lépe řízeny,“ tvrdí Chanani. High Touch sleduje provoz všech tiskáren firmy Rent-A-Center přímo ze své pobočky, a to pomocí nástroje HP JetAdmin. Náhradní tiskové náplně jsou do firmy Rent-A-Center zasílány ještě před tím, než začnou být potřeba. High Touch také například vysílá servisního partnera, jakmile monitoring nahlásí, že některé hlídané zařízení vyžaduje údržbu.  Není-li možné tiskárnu opravit, nebo pokud monitorovací nástroj zachytí tři a více volání servisu u stejné tiskárny během 90 dní, potom takovou tiskárnu High Touch bezplatně vymění za aktuální model.

„Hlavním důvodem bylo, že jsme na pobočkách chtěli mít možnost tisknout kdykoli, ale úspora nákladů pro nás byla dalším potěšujícím přínosem,“ dodává Chanani. Projekt šetří firmě Rent-A-Center více než milion dolarů ročně (což je přibližně třetina ročních nákladů na tisk), a to jen na výdajích za tiskové náplně.

Pozorovatelé jsou přesvědčeni, že služby MPS dokážou při správném nasazení ušetřit náklady firmám všech velikostí, dále zlepšit čas provozuschopnosti tiskových zařízení a také zvýšit jejich efektivitu v podniku.

Dokončení článku vám přineseme zítra...