Zvyšují IT produktivitu, nebo kradou čas? (2.)

Dokončení včerejšího článku...

Zkrocení e-mailové šelmy
E-mail je podle některých zákazníků tím nejsilnějším generátorem vyrušování. Experti s tímto tvrzením souhlasí a jako řešení doporučují vypnout funkci zvukového oznamování a kontrolovat e-maily jen v určitých časových intervalech. „Může to udělat každý a ušetří to hodiny týdně,“ radí Dave Crenshaw, učitel manažerů.

Bary Sherman, ředitel PEP Productivity Solutions, naléhá na uživatele, aby se naučili používat funkci pravidel v aplikacích Microsoft Outlook a IBM Lotus Notes, která dokáže kategorizovat příchozí poštu podle obsahu a přesouvat ji do požadované podsložky. „To vám dokáže zpola roztřídit doručenou poštu,“ dodává.

Kromě toho díky mnoha činnostem prováděných e-mailem se pro mnoho uživatelů stává doručená pošta kancelářským archivem. Zaměstnanci stráví velké množství času hledáním dokumentů, které jsou většinou uloženy ve schránkách doručené pošty.

Ke zkoumání jejího obsahu lze použít různé vyhledávací nástroje, ale Sherman je odmítá jako nepostačující, protože vytvářejí neproveditelné množství dotazů. Namísto toho by si prý uživatelé měli vytvořit rozumný systém e-mailových složek a podsložek sloužících ke klasifikaci a ukládání jejich zpráv – vhodné je například použít konvence pojmenování odpovídající myšlenkovým procesům a pracovním metodám konkrétního zaměstnance.

„Co vás napadne, pokud byste danou záležitost chtěli najít ode dneška za šest měsíců?“ ptá se Sherman. „Pojmenování by mělo odrážet způsob vašeho myšlení a čím lepší práci odvedete nyní, tím snadnější pro vás bude něco nalézt později.“

„Příliš často se setkáváme s lidmi s mnoha tisíci e-mailů v doručené poště, protože ji považují za dobré místo pro uložení nebo nevědí, jak vytvořit efektivní systém složek,“ dodává. „Myslí si, že mohou spoléhat na svůj systém třídění, ale ve skutečnosti to tak nefunguje a končí to trávením hodin týdně při hledání nějaké informace.“

„Pokud na konci pracovního dne nemáte ve složce doručené pošty zobrazen posuvník dolů, děláte to dobře. V opačném případě potřebujete podsložky,“ tvrdí Sherman. Vzpomíná si na jednu klientku, která ho informovala, že se pokoušela udělat tři věci najednou – hovor po telefonu, osobní setkání a odpověď na e-mail – a nedokončila žádnou z těchto tří činnosti v průběhu hodiny. Při řešení úloh odděleně všechny tři zvládla za 13 minut.

Více činností současně si vybírá daň nejen v nižší produktivitě, ale také ve vztazích mezi kancelářemi. „Lidé přeruší osobní rozhovor, aby odpověděli na telefon. Poškozuje to zaměstnaneckou morálku i služby zákazníkům,“ tvrdí Crenshaw.

„Setkal jsem se s mnoha zaměstnanci, kteří se cítili svými manažery zanedbáváni, protože jim šéf nevěnoval plnou pozornost, nebo když se dostanou do hovoru se šéfem, snaží se prodlužovat hovor s ním co nejvíce, protože nevědí, kdy se příště podobná příležitost zase objeví.“

Přestože Hallowell uznává, že práce na více úlohách současně je výborný způsob, jak některé nudné činnosti (jako je třeba zadávání dat) udělat snesitelnějšími, radí zaměstnancům, aby si vyhradili čas během pracovního dne na osobní komunikaci s kolegy a občas si vytvořili nerušené okénko pro koncentraci na důležité úkoly.

„Budete-li lépe využívat svou pozornost, dáte tím sami sobě dárek,“ vysvětluje. Podaří se vám dokončit svou práci včas a jako bonus podle něho získáte i „pocit více energie, osvěžení a čilosti.“

Méně nástrojů a více pravidel
Většina expertů se shoduje, že příčinou problémů s produktivitou nejsou elektronické přístroje, ale způsob, jakým je lidé používají.

„Mnoho korporací dá zaměstnancům výkonné nástroje, ale nenaučí je zároveň, jak s nimi pracovat,“ tvrdí Sherman z firmy PEP. „Vyžadují-li větší produktivitu, jsou povinni lidem ukázat, jak mají své systémy efektivněji používat,“ pokračuje. „Pracovníci se připravují o čas tím, že vlastně produkty, které jsou dostupné, vůbec nevyužívají.“

Příkladem může být opět elektronická pošta, kterou nyní většina zaměstnanců považuje za základ svého firemního života. „E-mail se změnil ze slibného nástroje v nákazu,“ tvrdí Sherman. „Je to odporný nástroj pro spolupráci, protože konverzace e-mailem zabere i desetkrát více času než v případě vyřízení telefonem.“

K opětovnému získání kontroly na poštou doporučuje, aby oddělení IT ukázalo pracovníkům v kancelářích, jak mají vypnout oznámení o nově příchozí zprávě a jak kontrolovat schránku jen v nastavených intervalech, viz kapitolu Zkrocení e-mailové šelmy.

Největší žrouti času
Kromě e-mailu jsou nejhorší zdroje vyrušení rychlé zprávy (IM, Instant Messaging), hlasové vzkazy, chytré telefony a samozřejmě samotný web.

„Nejvíce zneužívanou formou komunikace je IM,“ tvrdí Sherman. „Nikdo lidem nedal pravidla k jeho používání. Partneři vám budou posílat zprávy, jestli jste dostali jejich e-mail.“ Jako „protijed“ doporučuje Sherman nastavovat ve svých řešeních IM (jako jsou třeba Skype, ICQ či pokročilejší produkty typu Unified Communications) aktuální stav dostupnosti (přítomnosti), aby případní korespondenti viděli, zda jsou zaměstnanci v danou chvíli ochotni rychlé zprávy přijímat.

„Stejně jako u hlasové pošty je potřebné, aby uživatelé byli zcela konkrétní ohledně udávaných časů,“ připomíná Crenshaw. „Pokud uvedete do oznámení, že odpovíte tzv. co nejdříve, může to pro vás znamenat den, ale pro volajícího jen pět minut – a proto vás budou stále rušit. Měli byste zvolit konkrétní časový údaj a dodržet ho.“

Experti na efektivitu se také shodují, že použití BlackBerry či jiných zařízení typu PDA na poradách je špatné; jeden z nich dokonce doporučuje, aby byli účastníci pracovních setkání vyzváni k odložení PDA na nábytek u dveří.

Hallowell vypráví příběh jednoho právníka, který dokázal získat překvapivě dobrou smlouvu pro svého klienta během jednání se zástupci protistrany. Později, když byl dotázán, jak to zařídil, prohlásil: „Byl jsem jediný v místnosti, kdo nepracoval s BlackBerry.“

Výrazným konzumentem pracovního času je také samozřejmě web a jeho nekonečný řetěz odkazů. Crenshaw radí zaměstnancům, že k tomu, aby udrželi pozornost pro práci, měli by používat osobní seznamy tzv. povolených a zakázaných webů, stejně jako to dělají zabezpečovací systémy korporací – jsou-li totiž uživatelé upozorněni na to, že se připojují na nevhodný web během pracovní doby, mohou se tak pravděpodobně vyvarovat dalšího sklouznutí k nežádoucí řadě přechodů mezi úlohami. (Sám Crenshaw používá doplněk LeechBlock pro Firefox, aby řídil svá nutkání surfovat.)

Světlé stránky
Samozřejmě že k nevýhodám IT systémů, jež jsou spojena s nižší produktivitou, existují také odpovídající světlé stránky. Přínos osobních počítačů pro svět firem je nepopiratelný – zejména při srovnání s předchozími na papíru založenými metodami.

„Ještě nedávno jste museli za účelem získání společné dohody pracovní skupiny nechat kolovat koncept dokumentu, který každý musel zkontrolovat a podepsat,“ poukazuje Michael Liebhold, výzkumník z expertní společnosti Institute for the Future. „V současné době to můžete provést velmi rychle pomocí digitálních dokumentů.“

„Zaměstnanci v kancelářích s digitální knihovnou na dosah ruky zjišťují, že je vyhledávání pro ně snadnější,“ dodává Liebhold. „Pracovní síla je navíc mnohem pružnější díky schopnosti neustálého svému kontaktu nezávisle na lokalitě,“ poznamenává.

Díky zavádění počítačů klesaly na podnikové úrovni náklady na finanční management jakožto podíl z obratu více než 15 let, tvrdí Honorio Padron, konzultant strategické konzultační firmy The Hackett Group. „Díky IT technologiím dokáží korporace nesmírně vylepšit způsob předpovědí, jsou schopné snižovat objem zásob, maximalizovat toky hotovosti a plnit požadavky zákazníků mnohem pokročileji,“ prohlašuje Padron. „Všechna tato vylepšení jsou umožněna díky tomu, že jsou zaměstnanci vybaveni počítači.“

Při současné ekonomické recesi muselo podle Padrona mnoho podniků zrušit různá oddělení, avšak při zachování stejného požadovaného výstupu. Na oddělení IT byl často kladen požadavek vykompenzování rozdílu počtu pracovníků použitím automatizace procesů. To na ně vytváří ještě větší tlak než v minulosti – požaduje se,  aby IT divize poskytla řadovým zaměstnancům potřebné nástroje a školení pro to, aby své počítače využívali produktivně a jen tak před nimi okouzleně neseděli…

Co v průměru dělají kancelářští zaměstnanci v průběhu jednoho pracovního týdne:

Zdroj: PEP Productivity Solutions, Kalifornie, USA